工作管理——工作痕迹管理，旨在对工作重点的回溯

在工作中留下当时或者现场痕迹，其主要目的其实是便于在事后对该工作过程与事实的回溯与还原。而这对于该项工作中的权责问题，其他管理的规范问题，都有着积极的意义。可以有效的减少推诿扯皮、随意用权，并促进各项管理的规范化。

因此，做好工作的痕迹管理，其实是促进规范化工作管理和提升工作效率的一种有效手段。

但管理就是管理，是要付成本的。而当管理不适应实际需求，管理过度，或者太过苟刻，就会造成管理成本的大幅增加，却又会造成效率的低下。这与管理出效益的初衷背道而弛。显然，是要不得的。

这也是为什么说管理是一门艺术，领导是一门科学的原因。

那么，痕迹管理的度在哪里？也就是话题中说的工作“留痕”的边界在哪里？

我们可以简单的回顾一下自己在工作中所经历的，有时需要我们找出证明的经历就明白了。

◆劳资方各有什么纠葛，或者说行不一的，我们会说，这些当时要都签在协议里面就好了。

◆试用考核时我们会说，如果在入职前有明确的岗位工作内容和工作结果标准就好了。

◆工作安排或者有过工作汇报，明明接受或者同意，等事先说好了的，却因问题而推诿。这时才想当时要是明确在纸上签字确认就好了。

◆有时想要做份报告，要报告些大的亮点，成绩，这时却发现有的成功项目却没有材料留在。这时才想，当时该多照点相保存下来就好了。

◆有时发生比如经费纠扯，项目问题追责，这时发现都不知道是哪个申请，哪个审核，哪个审批的。这时才想，如果每个经手人都尽责并签字确认就好了。

◆明明自己一直努力工作，却说成天看你都在耍，啥都没有做。这时你会问，为什么我的工作老大看不到？

◆明明自己一年到头都在忙碌，到头来要总结，却不知道自己到底做了什么？这时才想起，如果自己平时都做了工作日志就好了。

… … … … … … … …

这样的有所后悔的场景，或许大家都有所经历。而这些恰恰就是我们需要的工作痕迹管理。

而上述内容，我们可以分成三块：

一是承诺制度的言行合一问题。

二是问题责任的追溯区分问题。

三是工作管理的规范提升问题。

而这些有用的，需要回溯的，才是需要我做好痕迹管理。这就是做好工作留痕的边界。而不是啥样的行为、话语、情形都是必须要留下什么材料做痕迹管理的。

也就是一般有这些事项做痕迹管理就基本可以了：

1、承诺制度的言行合一：协议、制度、岗责、薪酬、目标、指标、标准等从制订到宣贯都要做到有迹可循。

2、问题责任的追溯区分：会议纪要、任务分配、职责划分、工作计划、执行安排、同步进度、业绩归属、财务相关等。

3、工作管理的规范提升：建立工作台账、坚持工作日志、做好工作进度节点汇报、口头交流后的文字。

当然，事实上做好痕迹管理，其本质是需要我们养成一个好的工作习惯：建立工作台账，写好工作日记。

对于自己认为较为重要的事项，都要有记录，标注清楚时间、事件、人物、结果。对于重要文件要进行归档分类保存，原件没有，复印件也可以，复印件没有，记清楚也可以。

这些在关键的时候，也一样可起做用。

就如有的贪腐影片中，有的一本日记就是一份重要而有有效的证据。这就是原因。

小结：

痕迹管理是一种规范与证据链的管理。这能有效的提醒我们既要注意行为规范，同时要关注过程与环节管理。

因此，做到有效的痕迹管理，到最后往往对于工作效率的提升有着积极的作用。

因此，痕迹管理，决不是将工作经历中的点点滴滴都做记录与留存。而是要有所辨别的做管理重点的认知与优化。

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领导口头同意借款给某员工，财务该不该执行？在我们财务这里是直接拒绝的，当时出纳很不理解，老板都直接通话了，为什么还不能支付，这不是两边得罪人嘛？

实际上，这就是财务的证据链思维，也就是我们所说的工作留痕。试想，出纳直接支付现金，会计因为没有单据肯定不会做账，如果相关当事人恰好忘记此事……最后会不会出现盘盈，这个责任谁来承担？

这就是工作留痕的最大价值，能更有效地防范风险，保护自我。就像生活中朋友间的借款，先把借条打了，再通过线上支付，目的就是为了留痕。万一各种原因不还款了，起诉也有证据，不至于人财两空。

职场最大的内耗就是推诿扯皮，甚至各种栽赃陷害。为什么会推诿扯皮，全是因为利益分歧，不留痕就有了发挥的空间。

刚参加工作的时候，手机还不普及，很多人还是通过固话对外联系。当时有个经营科的，特别爱来打电话，一打就是一个多小时。他和我是老乡，他女朋友又是我校友，所以在扣话费的时候，就扣到了我的头上。当时我还不在意，扣谁不是扣啊，但主任提醒我，这不仅是扣钱的问题，还会影响到其他人对我的信任。

他打电话的时候，我喜欢去对面监理聊天，但进去就要打卡。就是通过各种痕迹的反复对比，找到了我不在场的证据，最终我避免了监守自盗的嫌疑。“处处留痕”，也处处都是证据，职场潜在的冲突和矛盾，都在各种痕迹中不攻自破了。

留痕管理会不会过度？明明口头可以说清楚的事，非要邮件发布？写好的会议记录，一定要相关人全部签字，是不是太僵化？

实际上换一种思维就好了，像外企安排工作一定通过邮件，员工上班第一件事就是查收回复邮件。当工作习惯与留痕管理完美融合，不会觉得形式化，也不会成为累赘。

对很多员工来说，多一事不如少一事，毕竟留痕也是需要付出精力的。如果能在工作中意识到留痕的价值，做起来应该会更主动。

作为领导，可以适当降低留痕的要求，然后因为无痕造成各种工作被动，甚至被迫背锅。这时候再提痕迹管理，应该是皆大欢喜的事。

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      【摘要：本文第一部分分享了工作留痕的定义及其重要性；第二部分深入探讨了工作留痕的好处及其实施过程中应把握的边界；第三部分则提供了实现适当工作留痕的具体策略，并强调了其在现代企业管理中的不可或缺性。】

一、工作留痕概述与重要性：

       在当今快节奏、高要求的职场环境中，工作留痕作为一种管理手段，日益受到企业和团队的重视。它不仅仅是简单的记录行为，更是提升工作效率、明确责任归属、保护个人权益的重要途径。

       然而，对于这一管理方式，不少员工像小美一样，心中存有不少疑惑：难道每个工作细节都需要事无巨细地留痕吗？这是否会陷入形式主义的误区？其真正的意义和价值又何在？希望通过这篇分享，有类似疑问的读者能够找到答案。

      1、工作留痕的定义

       工作留痕，简而言之，是指在工作过程中，通过多样化的形式（如文字记录、图片拍摄、实物保存、电子档案等），及时、准确地捕捉并保存与工作相关的信息，以便日后能够回溯、追溯或验证工作的过程和结果。

        这种管理方式不仅限于传统的会议记录、文件归档，还涵盖了现代办公中常用的电子邮件、项目管理软件、即时通讯记录等多种形式。它要求员工在执行任务时，具备记录意识，将关键信息以可查阅的形式保存下来，为工作的连续性和可追溯性提供有力支撑。

        2、工作留痕的作用和意义

      （1）提高可追溯性：工作留痕最直接的作用便是确保工作过程的每一步都能被清晰地记录下来，形成完整的工作链条。当出现问题或需要复盘时，可以迅速定位到问题的根源，减少查找时间，提高解决问题的效率。同时，它也为企业或团队在面临法律纠纷、审计检查时提供了强有力的证据支持。

      （2） 明确责任归属：在团队协作中，工作留痕有助于明确各成员的任务分工和完成情况，避免责任不清、相互推诿的现象。通过查看留痕记录，可以清晰地了解每位成员的工作贡献和存在的问题，为绩效评价和责任追究提供依据。

      （3）保护个人权益：对于员工而言，工作留痕也是保护自己劳动成果和权益的有效手段。在发生劳动纠纷时，留痕记录可以作为员工工作表现和工作量的有力证明，有助于维护自身合法权益。

     （4）提升工作质量和效率：通过定期回顾和分析工作留痕记录，员工可以发现自己在工作中存在的问题和不足，从而有针对性地进行改进和提升。同时，这些记录也为团队提供了宝贵的知识财富和经验积累，有助于优化工作流程、提高工作效率和质量。

       Tips1：工作留痕不仅是现代企业管理的重要组成部分，更是提升团队效能、保障个人权益的有效工具。然而，如何做到既不过度留痕、陷入形式主义的泥潭，又能充分发挥其积极作用，则需要我们在实践中不断探索和总结。在接下来的部分中，我们将进一步探讨工作留痕的边界和如何做到适当留痕的问题。

二、工作留痕的好处及边界：

        1、工作留痕的好处：

       （1）促进沟通透明

        工作留痕在促进沟通透明方面发挥着不可小觑的作用。在信息爆炸的时代，确保信息的准确传递至关重要。

        通过工作留痕，无论是会议讨论、项目进展还是日常任务分配，所有重要信息都能被及时记录下来，形成可追溯的沟通记录。这不仅减少了因口头传达导致的误解和遗漏，还使得每位团队成员都能清晰地了解项目状态和任务要求，从而避免了因信息不对称而产生的冲突和矛盾。此外，留痕记录还为后续的讨论和决策提供了有力的依据，促进了团队内部的共识和协作。

       （2）增强团队信任

       信任是团队高效运作的基石。工作留痕通过公开透明的记录方式，为团队成员之间建立了一种基于事实的信任和尊重。

       当团队成员能够看到彼此的工作成果和贡献时，他们更容易产生认同感和归属感，从而增强团队的凝聚力和向心力。同时，留痕记录也为绩效评价和责任追究提供了客观依据，减少了主观臆断和偏见，进一步巩固了团队内部的信任关系。

      （3）支持持续改进

       工作留痕不仅是记录过去的手段，更是推动组织持续改进的宝贵资源。通过定期回顾和分析留痕记录，团队可以清晰地看到自己在工作中的优点和不足，从而有针对性地制定改进措施和优化方案。

       这些记录不仅包含了具体的工作过程和结果，还蕴含了团队成员的思考和反思，是组织知识管理和学习的重要组成部分。通过不断积累和优化留痕记录，团队可以逐步构建起一套完善的知识体系和学习机制，推动组织不断向更高水平迈进。

       （4）应对合规要求

         在日益严格的行业规范和法律法规要求下，工作留痕成为了企业应对合规挑战的重要工具。许多行业都规定了特定的记录要求，以确保企业能够遵循相关规定并承担相应的责任。

       通过工作留痕，企业可以确保所有关键业务环节都有据可查、有证可依，从而避免因记录不全或信息失真而引发的合规风险。此外，留痕记录还可以为企业在面临法律纠纷或审计检查时提供有力的证据支持，保护企业的合法权益和声誉。

       2、工作留痕的边界

      尽管工作留痕带来了诸多好处，但我们也必须认识到其边界和局限性。合理把握工作留痕的边界，对于避免形式主义、提高工作效率具有重要意义。

      首先，要坚持必要性原则。这意味着我们仅对关键、重要或有风险的工作环节进行留痕记录，避免无意义的冗余记录。在决定是否需要留痕时，我们要充分考虑工作的性质、重要性和潜在风险等因素，确保留痕活动具有明确的目的和价值。同时，我们还要注重留痕的精简性和有效性，避免过度记录和重复劳动造成的资源浪费。

       其次，我们要在效率与效果之间找到平衡点。工作留痕虽然能够提高工作的可追溯性和透明度，但也会消耗一定的时间和资源。因此，我们要在确保达到管理目的的前提下，尽可能减少留痕活动对工作效率的影响。这要求我们在选择留痕方式和工具时要注重实用性和便捷性，避免使用过于复杂或繁琐的记录方式。同时，我们还要加强对留痕记录的整理和分析工作，确保这些记录能够真正为团队带来价值。

      再次，我们还要注重隐私与合规问题。在进行工作留痕时，我们要严格遵守相关法律法规和行业规范的要求，确保留痕内容的合法性和正当性。同时，我们还要尊重个人隐私权益，避免在留痕过程中泄露敏感信息或侵犯个人隐私。这要求我们在制定留痕政策时要充分考虑隐私保护问题，并采取相应的技术和管理措施来确保留痕记录的安全性和保密性。

        最后，我们还要保持灵活性和适应性。不同行业、不同团队和不同项目的工作性质和管理需求各不相同，因此我们不能一刀切地要求所有工作都按照同一套留痕标准来执行。相反，我们应该根据不同情况灵活调整留痕方式和程度，以适应不同的管理需求和工作场景。同时，我们还要保持对新技术和新方法的敏感度，不断探索和创新留痕记录的方式和手段，以提高留痕活动的效率和效果。

       Tips2：工作留痕通过促进沟通透明、增强团队信任、支持持续改进以及应对合规要求，为团队和组织的健康发展提供了有力支持。然而，在享受这些好处的同时，我们也必须警惕形式主义的陷阱，确保留痕活动的必要性和有效性。通过坚持必要性原则、平衡效率与效果、尊重隐私与合规以及保持灵活性与适应性，我们能够更好地把握工作留痕的边界，让其在实践中发挥最大的价值。

三、工作留痕实践策略

      在理解了工作留痕的诸多好处及其边界之后，如何在实际工作中做到适当留痕，便成为了我们关注的焦点。以下是一些具体的实践策略，旨在帮助团队和个人找到最适合自己的留痕之道：

       1、明确留痕标准

       与团队成员共同制定清晰、具体的留痕指导原则和标准至关重要。这些标准应当涵盖留痕的范围、内容、格式以及存储方式等方面，以确保留痕活动的一致性和规范性。通过集体讨论和协商，不仅能够增强团队成员对留痕要求的认同感和执行力，还能有效避免个人主观性和随意性的干扰。

      2、优先级排序

       面对繁忙的工作任务和海量的信息，合理确定留痕的优先级显得尤为重要。团队应根据工作的重要性和风险程度，对各项任务进行排序，优先记录那些对项目成功或组织目标实现具有关键影响的信息。通过这一方式，不仅可以确保重要信息不被遗漏，还能有效减轻留痕活动对工作效率的负面影响。

       3、工具与平台选择

       随着信息技术的发展，各种现代化的留痕工具和平台应运而生。项目管理软件、云文档、即时通讯工具等现代信息技术的运用，极大地提高了留痕的效率和便捷性。团队应根据自身需求和实际情况，选择合适的工具和平台进行留痕记录。同时，还应注重工具的易用性和兼容性，确保团队成员能够轻松上手并高效使用。

       4、定期回顾与评估

       定期回顾留痕记录是确保其有效性和必要性的重要手段。团队应定期组织会议或活动，对留痕记录进行审查和评估。通过这一过程，可以发现并记录中的问题和不足，及时调整留痕策略和改进方法。同时，定期回顾还有助于团队成员加深对留痕重要性的认识和理解，进一步提升其留痕意识和执行力。

        5、培训与沟通

        加强员工培训是提升留痕效果的关键环节。团队应定期组织留痕相关的培训课程或活动，帮助员工掌握留痕的方法和技巧，提升其留痕意识和能力。此外，加强内部沟通也是必不可少的。团队应建立畅通的沟通渠道和机制，确保留痕要求能够准确传达给每位团队成员，并得到其充分理解和认同。通过加强培训和沟通，可以形成良好的留痕氛围和文化，为团队和组织的健康发展提供有力支持。

       Tips3：综上所述，适当工作留痕的具体策略包括明确留痕标准、优先级排序、工具与平台选择、定期回顾与评估以及培训与沟通等方面，旨在帮助团队和个人找到最适合自己的留痕之道，从而推动个人成长和组织发展。

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有网友问刘不是：

小美从事文职工作，她的领导对工作留痕非常重视，每次开会都需要她做好会议记录，还要签字留痕。不仅仅是开会，在其他所有的工作方面领导都要求留痕。比如口头能说清楚的事情，一定要发邮件。

对此，小美非常不理解。难道每个工作都需要这样处处留痕吗？是不是形式主义？其意义究竟在哪里？总要有个度吧，工作“留痕”的边界究竟在哪里？

P.S 工作留痕，是指在工作过程中及时、准确地记录相关信息，以文字、图片、实物、电子档案等多种形式留下痕迹，以便有效地回溯、追溯或验证工作过程和结果。这种管理方式对于提高工作的可追溯性、明确责任归属、保护个人权益、提升工作质量和效率等方面都具有重要意义。

管理思考：工作“留痕”，边界在哪里？

职场「留痕」可是最后的救命稻草

职场「留痕」可是最后的救命稻草，这事儿得从痕迹管理学说起。小美，你是不是觉得领导这招留痕术有点像宫斗剧里的步步惊心么？其实啊，这里面学问大着哩！

「留痕」不仅是对过往工作忠实记录，更是对职场VUCA的一种积极准备，它助你构建起一道道职业安全网，即使风云变幻，也能始终从容不迫，自信前行。

第一式：「留痕」是固定证据链的最好方式

在职场江湖，「留痕」就是一份份证据链，关键时刻能帮你化险为夷。比如，老板要扣绩效，扣你钱，这个时候拿出证据，顿时让老板呆若木鸡，他敢罚款，就是违反劳动法。

「留痕」，可以打造你的职业安全网。新职人一定要相信记录的力量，不然司马迁那么屈辱，也不会写下名垂千古的传世之作，用「留痕」战胜记忆遗忘，这就是你的坚强后盾。

记录的方式方法很多，微信聊天截图、电邮、会议纪要、项目报告、工作日志、公司内部的摄像头等等，职场中难免会遇到意见不合、职责不清、故意遗忘等情况，需要「留痕」。

第二式：「留痕」不是留繁，把握好度最重要

「留痕」很重要，但话说回来，「留痕」也不能变成留繁呢？什么都要记录，员工说了什么话，上几次厕所，喝几杯水，打几个电话，掏几次手机，那就难免陷入形式主义泥潭。

这种「留痕」不仅非常琐碎，而且搞得十分没意义，还容易大动干戈，激化员工矛盾，一点也不高效，甚至十分搞笑。对于重要的、关键的信息，才有必要进行「留痕」。

这就是度没有把握好，留痕并非无脑堆积文档，而是要区分轻重缓急，日常琐碎的事情，比如考勤打卡，你非要当成宝，搞得大家脑神经错乱，每天打6次卡，那就有点没必要了。

第三式：「留痕」边界，只在价值二字

「留痕」的边界，就在于价值二字，凡是没有价值的，都不值得留痕。每一次留痕，新职人都要问问自己：这是否有价值？是否有助于工作推进？是否开卷有益？

「留痕」就是告别假把式，别浪费时间，更别浪费同事感情，「留痕」的价值在于提升工作效率和工作透明度方面，通过记录确保键决策、项目进展、任务分配等信息流畅通。

通过「留痕」，在遇到争议或需要追溯责任时，清晰的记录可以作为客观依据，能定期回顾个人工作履历，能既保护个人的职业声誉，能维护组织合法权益，三全其美。

总之，

「留痕」，要客观看待，既不能看做是对新职人的一种负担，也不能是没有底线，过犹不及都不好，根本目的是为了识别成长点，规划职业路径，实现自我提升。

「留痕」有价值，尤其要避免信息过载，导致注意力分散、团队内部互不相信。做到针对性、适度性和尊重隐私，这样的「留痕」，才是自己关键时刻的救命稻草。

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工作留痕，即在工作中保留相关记录，以证明工作活动的发生和完成情况，是现代管理和监督体系中常见的做法。它可以帮助组织追踪进度、评估绩效、提高透明度以及为后续审计或责任追溯提供依据。然而，工作留痕必须在合理的边界内进行，以避免过度留痕带来的负面影响，如形式主义、效率降低、员工负担加重等。以下是一些界定工作留痕合理边界的考虑因素：

1. 必要性原则：仅记录那些对工作流程、决策过程或成果评估真正必要的信息。不必要的留痕会变成负担，浪费时间和资源。
2. 有效性原则：留痕应有助于提高工作效率和质量，而不是成为工作的目的。过度留痕可能导致“为了留痕而留痕”，偏离了实际工作目标。
3. 效率原则：留痕方式应尽可能简洁高效，避免繁琐的程序。使用数字化工具可以减少纸张消耗，简化记录过程。
4. 隐私保护：在收集和保存工作痕迹时，必须尊重员工的隐私权，避免记录非工作相关的个人信息。
5. 成本效益分析：评估留痕的成本与收益，确保投入与产出相匹配。过度留痕可能带来高昂的行政成本，而收益却有限。
6. 衡机制：建立合理的考核和激励机制，确保留痕与实际工作绩效相挂钩，避免只重形式而轻实质。
7. 文化适应性：留痕应融入组织文化和工作风格，成为一种自然的工作习惯，而不是外加的强制性要求。
8. 法规遵从：遵守相关法律法规，确保留痕过程中的数据收集、存储和处理符合法律要求。
9. 持续改进：定期审查和调整留痕策略，确保其适应组织发展的需求和外部环境的变化。
10. 沟通与反馈：保持开放的沟通渠道，收集员工对留痕流程的反馈，及时作出调整，确保留痕实践的持续优化。总之，工作留痕的边界在于确保其服务于工作本身，促进组织目标的实现，同时避免过度留痕导致的低效和形式主义。有效的留痕管理应当是灵活的、有针对性的，并且能够随着组织的需要和环境的变化而调整。

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在当今高度信息化和规范化的商业环境中，工作“留痕”已不再是一项可选项，而是成为现代企业管理不可或缺的核心组成部分。通过在工作过程中记录和保存相关文档、数据、沟通记录等，企业不仅能够追踪工作进展、证明工作成果，还能够支持决策制定、证明集体决策、程序规范，以及防范法律风险，特别是在需要高度透明度、合规性和责任追溯的环境中。本文将深入探讨工作留痕的重要性、应用场景、以及在国有企业中的特别意义。

一、工作留痕的重要性

1、提高效率与增强协作：合理的工作留痕能够帮助管理者和员工更好地管理时间，避免重复劳动，提升整体工作效率。同时，共享的工作记录确保团队成员都了解项目状态，促进信息流通，加强协作。

2、风险管理与合规性：留痕作为工作过程和成果的证据，在出现纠纷或审计时提供支持，降低企业风险。在特定行业，留痕是符合法规要求的必要条件，确保企业的合法运营。

3、自我保护与决策支持：留痕为员工提供了工作努力和成就的证明，防止不必要的误解或指责。同时，详尽的记录有助于高层决策者评估决策效果，为未来决策提供历史数据支持。

4、需要工作留痕的企业类型与岗位

工作留痕对金融服务、医疗保健、法律服务、建筑和工程、制造业、信息技术、咨询和专业服务、教育、媒体出版等行业尤为重要。在这些行业中，无论是高级管理人员、中层干部还是重要岗位的工作人员，如人力资源、办公室主任、法务、财务、采购、科研管理等，都需要通过留痕来证明其工作合规性、透明度和责任归属。

二、国企中的工作留痕重要性超过想象

在国有企业，工作留痕不仅仅是日常操作的规范化，更是确保决策透明、责任明确和合规性的重要手段。特别是“三重一大”（重大事项决策、重要干部任免、重要项目安排、大额资金使用）等关键环节，工作留痕成为验证经营行为、评估风险管理和决策合理性不可或缺的环节。此外，人事变动、员工招聘、招标、采购、法务等也需严格留痕，确保每一步都有据可查，符合相关政策和程序要求，程序合规、资料完整都是基础要求。

1、建立全面的留痕制度：制定涵盖所有关键业务流程和决策环节的留痕政策，确保每一项重要活动都有明确的记录标准和保存期限。

2、用数字化工具：利用电子文档管理系统、云存储和自动化记录软件，提高留痕的效率和准确性，同时确保数据的安全性和可访问性。

3、定期审计与审查：根据企业性质、岗位性质、职务职级以及企业审计的要求、标准、频次，持续优化工作留痕的流程和标准，确保资料记录及保管水平符合最新要求。

结论

在职场生存中，留痕如同金缕衣，既是防护也是武装。虽然工作量大，但在审计检验中，合适的留痕程度能够为企业和个人提供最有力的保护和支持。通过持续学习和实践，每个人都能找到适合自己和所在企业的工作留痕“度”，确保在保障效率的同时，也满足合规性和透明度的要求。

在你没有掌握“度”之前，知道留痕工作量大也要做好这项工作，毕竟职场生存中，留痕是防护衣，不知道穿几层是合适的，只能根据企业性质、岗位性质、职务职级以及企业审计的要求、标准、频次做出优化改进。经验只能在本人经过审计检验中才能累积出来，别人再说，都没有办法说出一个合适的度。一句话，留痕肯定是职场生存的金镂衣。

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    工作“留痕”确实让工作有迹可循，也可以作为日常工作中完成工作的凭证，不管是开会也好，还是做某项工作也罢，都需要有一个工作记录，因为口说无凭。但不是所有工作都需要“留痕”，以下四个“误区”需要注意：

    一、所有工作都需要“留痕”。

    如果所有工作都需要“留痕”会变成什么样：在工作中做任何事情都需要“留痕”，需要其他不满协助工作，需要申请协助的部门负责人做申请，需要协助的部门负责人也要签字，公司领导还要批准，所有工作都要走流程、做申请，有相关记录，时间都浪费在走流程、做申请上。这不是提高工作效率，而是降低工作效率，让很多工作都寸步难行。因此，不是所有工作都需要“留痕”，所有工作都需要“留痕”只会让工作变得没有效率，工作人员失去耐心，各部门之间相互推诿责任，要让人工作得走流程、做申请，大家活得会很累，工作起来失去了灵活性。然后，工作中会看到这样一个情形：小张，有一个数据需要你们部门核对一下，小李说，你得走流程、做申请，我们领导和公司老总同意才能核对。小邓，我们电脑出问题了，你过来看一下，小陈说，你要做申请，写好哪个部门、哪个电脑、出什么问题、需要谁去看、什么时间去看、多少天解决等内容要写清楚，还要给我们领导签字，你们领导也要签字。所以，工作“留痕”要分出哪些需要“留痕”，哪些不需要“留痕”，处处都需要“留痕”，只会让工作变得没有效率。

    二、工作为了“留痕”而“留痕”。

    在日常工作中，为了“留痕”而“留痕”，员工就会成为“配角”，工作“留痕”变成了形式主义。工作为了“留痕”而“留痕”，我们会看到这样一个场景：现在公司要求无纸化办公，所有工作都通过手机端QA申请，手机端QA申请不仅操作繁琐，而且，填写内容更多，需要审批人设置也多，导致的结果就是工作总是耽误，所有工作要等申请人做好工作提交，然后经过各个审批人层层审批，等审批通过了，发现工作申请有问题，还得重新申请，又得重新走流程，宝贵的时间就这样浪费掉了。这种为了“留痕”而“留痕”，实际上让员工陷入一种被动之中，工作不重要，重要的是走流程，工作要先“留痕”再工作，市场总是不断变化的，如果等内部审批流程走完再工作，那很多客户都流失了。

    三、工作只“留痕”无沟通。

    当工作只强调“留痕”没有沟通的时候，我们会看到这样一个场景：小张做一个采购申请，采购员小李根据采购申请进行采购，小张跟采购员小李说，上次采购某某牌子的不错，还是采购某某牌子的，但小张在采购单上所写没有标明哪个牌，采购部门负责人要求采购员小李从即日起，要控制好采购成本，要货比三家。采购员小李按领导的要求，按最优惠的价格采购了另一个牌子的。结果采购回来后，采购员小李采购的东西回来后，让小张领用签字，小张过来领用发现所采购的牌子不对，要求采购员小李做退货重新采购，采购员小李说，领导要求控制好采购成本，你说的那个牌子，价格太贵，而且采购单上没也注明哪个牌子。这就是工作只“留痕”无沟通，导致的结果就是，工作过程中，不管是部门之间，还是员工之间，都是按工作流程和申请办事，缺乏相互沟通和交流，白纸黑字写什么就按白纸黑字内容进行。工作过程沟通和交流很重要，只强调工作“留痕”，没有沟通和交流是不可取的。

    四、工作“留痕”全方位记录。

    工作“留痕”只是要求有文字性记录，还算没有那么严苛，如果是全方位记录，则是过度“留痕”了，然后我们会看到这样的工作流程：今天开全体部门负责人会议，小张和小李负责全程会议的记录，并负责给开会人员拍图片和视频。在开会前，小张和小李提前到场做好开会记录各项准备工作，准备好笔和纸，小张负责做会议记录工作，小李负责给会议拍照和拍视频，会议开始前行政部小陈准备好水和领导发言稿。小郭负责投影仪和音响设备检查，看是否正常运行，并做设备调试工作。参会人员陆续到场参加会议，小陈拿着会议签到表，让参会人员签字。会议开始后，小张全程进行记录，小李全程进行拍照和拍视频，并选择好不同的角度进行拍照和拍视频。会议结束后，全体参会人员一起拍照合影。会后小张和小李把会议记录内容、会议视频和图片内容给到企划部小刘，小刘根据小张和小李提供的相关信息，整理一份会议简报发给企划部总监审核，企划部总监审核通过后，在公司官网发布会议简报信息。这就是会议流程，一个会议，需要各部门负责人参加，小李、小张、小陈、小刘、小郭等几个人分工，以图片、文字、视频形式记录下来，并有会议简报，这种“留痕”模式不仅耗时耗人力不说，而且工作流程也比较繁琐，不是所有企业都适用这种模式。

    其实，工作“留痕”是以文字、图片、实物、视频等形式，记录下相关工作活动，从而让工作有痕迹可查，方便绩效考核和日常工作监督。简单来说，一个员工干了多少活，通过工作“留痕”可以有据可查。如果每个员工工作做了多少，都是通过口头说，无凭无据，很多工作都很难客观去评价和考核。但所有工作都要求“留痕”，为了“留痕”而“留痕”，只“留痕”无沟通，“留痕”还要求全方位记录，是不现实的，也是没有必要的，只会降低工作效率，失去工作灵活性。因此，需要对所有工作做一个明确，哪些是关键、核心工作需要“留痕”，哪些是非关键、非核心工作不需要“留痕”，要分清楚，以什么形式“留痕”，都需要明确好，以方便更好开展工作。

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边界不在自己这里

什么是工作留痕，有啥意义/作用，在本案“P.S”中已经阐述比较具体了。它的边界在哪里，我是这样理解的：

1，正向理解：在上级和公司那里

工作留痕，采取什么形式，哪些事项或工作要留痕，在一个单位里：

首先是制度/流程以及相应的表单来规定，以至在今后的工作中不断总结完善提升。通常来讲，会议/计划/请示汇报等都需要留痕，特别是要求采取内部交流平台的单位，相关人员需要遵照执行的。如果公司管理规范，各项制度规定就比较完善，有的还有ISO方面的内容，这些都是“留痕”要求的标准和依据。

然后是上级的要求，包括直接上级和公司领导等，特别是当公司制度没有明确界定时，上级领导是可以做出“留痕”要求的，只要不与制度冲突，或者不是过分，而且能够说出几条合理要求时，下属就应当执行，而且可以作为今后遇到类似工作时留痕的依据，当然，如果新领导上任，这些方面又将重新适应。

最后是新情况出现时，如果制度/上级等都没有要求“留痕”，但是当事员工认为事情比较重要，需要在一些环节注意“留痕”，这时，就需要请示上级来决定，而自己不宜私自操作，不然，事后领导发现后追究责任就有依据了。

既然领导要求或决定要“留痕”，作为下属，完全没必要去置疑领导做法的合理性，只需要按照要求去落实就行，面对有可能给自己增加一些工作量，也需要有耐心的理解和接受，如果有想法或意见，也可以给上级提出来，甚至向上上级反映，但是，最终还是需要按照上级的要求来操作，不能私自为之或按照其他操作来执行。

2，负向理解：不应当在自己这里

只要自己有上级存在，在面对工作留痕有不确定因素时，要这样来处理：

既不能私自决定怎么做，也不能不提出自己建议，也就是需要带着建议向上级领导汇报，有时候，建议还不止一种。

这个道理很好理解，在面对“不确定”条件时，即使我们可以正确判断出利弊得失这些，但往往也无法全面清楚各方利益或想法，即使私自操作正确而没有出错或带来损失，在事后总结时，也将被公司或领导给予批评，毕竟在公司和领导看来，不会仅仅只看到“这件事”，而会呈放大或扩展化思考，也就是如果在其他工作或事情也“私自为之”，其后果将不堪设想，面对的不确定性和可能的危害更是让人后怕，如果所有员工都这样操作，领导存在的意义何在，公司在一些新事物或不确定性方面将出现“一团糟”的局面，所以，在这些面前，让“领导来决定”才是正确之选。

另外，由上级决策，如果出现这样那样不可控时，上级有更多的资源可以来掌控，出现损失，共同承担才更顺理成章，也才更促成预防措施的尽快出台。否则，独自承担甚至更大损失的可能性更严重。

3，特殊时期：原则与灵活

在网络时代，遇到紧急情况的机率将会大大降低，也就是“将在外，军令有所不受”的操作空间越来越小。即使遇到预想不到的情况要及时处理，打一个电话给上级也是非常容易的，对方也不会“无理”到连电话都不让打吧，毕竟最终的决策权不在“自己这里”。

除非是在信息或网络在相当时间内都“无法接通”，但又必要在立即处理，也就是“等不起了”，否则就要出现重大或难以挽回的损失，这时，就只好凭着自己的生活/工作经验来处理，但是，处理前和处理后，一定要将处理方式方法以及处理结果，及时通过信息发出去给公司或领导，如果处理中遇到什么问题或困难，也要将处理的方法简要陈述，如果网络畅通后，要第一时间再次联络上级，说明相关情况和自己当时的想法。

注意，在处理这样的紧急情况时，如果能够有相关的见证人是最好的，哪怕是不太熟悉的第三方人员也行，如果实在只有自己一人，也要及时处理，总不能让损失继续扩大吧。

当然，即使在处理/决定中纠结，并且有相应的操作，那么，最好就要“留痕”了，有声音/录音/视频等是最有说服力的。

4，保护自己：有时也需要的

做我们HR工作的，搞不好就要背一些“黑锅”，或者被其他别有用心的人“暗算”。当然，不止我们，其他工作甚至生活中都有可能出现这些难以预料的可能。

所以，有时候，多一个心眼，想想自己的得失，或者可能遇到的意外，对一些事情过程和结果留一些‘证据”，自己好好保存起来，不要被其他人知晓，在关键时候，也就是有人想冤枉或陷害或自己想保护自己时，就可能拿出来，起到重要的支持作用。

当然，这样做，也需要做好死鱼网破的可能，即“无法再留下”或者“寻找其他出路”的打算。

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       现实中企业经常遇到的问题其实和案例相反—工作留痕太少。以至于，经常出现扯皮的事情之后，翻箱倒柜找不到痕迹，悔之晚矣。

       笔者认为关于工作留痕，我们可以从工作留痕有何作用，哪些工作要留痕，怎么做工作留痕三个方面来予以论述。

       一、工作留痕的作用

       首先，留痕是确保工作的可追溯性。在复杂的工作流程中，留痕可以帮助我们回顾决策过程，记录流程过程中的信息和操作，以及最终的业务结果，以此确保每个环节都有据可查。

       其次，留痕有助于明确责任归属。正因为有过程和结果的数据、信息，当出现问题时，可以迅速找到责任人，避免责任推诿。

       再次，留痕还能构建正向的工作氛围和环境。有了清晰的工作留痕，员工之间就能恪守自身岗位的工作要求和标准，避免因彼此间口头交流的模糊性而产生误解或冲突，从而形成正向的工作氛围。

       最后，留痕有助于提升工作质量和效率。通过事后的复盘、回顾，我们可以发现前序的问题并及时改进。

       二、哪些工作需要留痕

       首先说，如果条件允许，最理想的状态是所有工作都留痕。因为事无巨细，只要是一个信息、数据，或多或少都有其价值，我们如果全部记录下来，后续都会有用到的可能性。也就是不怕你做多，就怕你没做的道理。

       但是，企业的任何工作都是需要花费成本的，站在管理的角度来说，我们需要衡量每一个工作的投入产出比。如果为了万分之一可能出现的情况，而去花费较大成本，那投入产出比就低得惊人，这样的工作安排也是不合理的。比如为了全面的工作留痕，每个部门，尤其是管理者可能都需要配一个专职的秘书或助理，来日常记录管理者的相关工作过程，这样的投入是巨大的，但是产出却不一定是显著的。

       那我们就要思考，哪些工作要留痕，或者说利用排除法，哪些工作不需要留痕来倒推哪些要留痕。笔者认为，简单来说，有两种情况是不需要留痕。

       第一，价值较低的，或出现不利后果的概率极小的工作可以不留痕。比如，老板或大领导让你帮忙叫了一个午饭的外卖；比如，为了发朋友圈，证明给领导看自己加班辛苦的各种摆拍；又比如，公司定期的卫生大扫除，而且记录每一次哪些人打扫了，哪些人没打扫。食堂每天谁来吃了，谁没有来吃。

       第二，已经有线上业务流程系统录入的工作细节，也不需要留痕。比如公司有CRM系统，系统里可以详细记录线索、商机、合同、客户资料、信用评级等，那员工就不需要再额外做一份手工账。

       所以，这么一看，以上两种不需要工作留痕的范围其实不大，也就意味着我们绝大部分工作其实是需要做工作留痕的，当然这是在员工的工作时间和饱和度允许的范围内。

       三、如何做好工作留痕

       1、线上系统的数据、信息要录入完备。

       公司无论大小，或多或少都有建设一些业务系统，大到ERP、EHR、IPD、CRM、ISC等，小到用企业微信、钉钉、飞书等轻量化的系统平台等。员工需要做的是在信息录入端口，尽量做到完整、准确，以便后续的业务决策和复盘等。

       2、多用邮件交流。

       中西方职场行为有一个明显的区别是，西方公司的员工习惯于用邮件交流工作，而且某一工作发起邮件时往往会抄送给对方的上级，甚至是可能涉及的更高级的高管。而且一件事情，很多人都会在邮件里回复自己的意见，最终关于此事的处理痕迹就在邮件里完整的保留下来。未来再追溯细节或者理清责任时，很容易就找到各人的意见等。而国内的职场，尤其是中小企业，民营企业等，很少养成这样的留痕习惯，往往是管理靠吼，交流靠酒，检查靠走。出现问题，再去找当时的痕迹就很困难。

       3、利用好即时通讯工具。

       随着即时通讯工具的普及，国内职场的最主要的交流方式就是即时通讯工具。但是及时通讯工具往往是碎片化沟通，且有很多非正式、非工作的沟通，不利于规范化留痕。所以，如果员工能够利用好即时通讯工具，在沟通之中注意言简意赅，书面意思传达到位，附件资料等齐备，并且定期完整保留工作群相关聊天记录，就可以很好地完成留痕的任务。

       4、线下信息，巧用工具。

       不知道大家有没有这样的经历，领导组织开了一个会议，时长2小时，每个参会人都发表了意见。会后作为会议记录员的你要花费三五个小时来整理会议记录，并形成会议既要，但你这边还没做完，下一个会议又要开始了。这时候如果有一个工具能够帮助你，那就太好了。随着技术的发展，这样的工具现在真的有了，比如某些会议记录的APP或者录音笔，已经可以做语音识别并转化为会议文字记录，如果能用好这样的工具，留痕工作做起来就事半功倍了。

       总之，在投入产出比允许的情况下，我们绝大部分工作是应该做好留痕的。在留痕时，我们需要运用好相关的工具，才能事半功倍。

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本次的话题让我想到绩效管理中，绩效目标的设定需要上下级确认，并签字，而绩效结果的认定，也需要双方签字。

而如果没有这两个留痕，那么在遇到劳动纠纷后，就无法判定员工绩效不合格的问题，给公司带来违法解除劳动合同，从而造成双倍赔偿的风险。

除此之外，还有个两个很典型的场景：

1.你遇到了问题，口头请示了领导，领导也给出了建议或者做出了决策，但是后面出问题时，领导却不记得了，而你也有口难言，最终你成了背锅的，因为你没有证据。

2.老板开会开的热火朝天，大家也拍胸脯保证立马落实，结果等下周再开会时，发现事情还在原地踏步。因为没有留痕，没有明确相关人员的责任，以及完成的时间节点，大家也没有签字，最终事情就是这样一拖再拖，开会毫无结果和成效。

是不是很熟悉？这就是留痕的重要性，也是需要留痕的场景。

所以，留痕的重要性是：

1.保护自己的重要手段

工作“留痕”对工作当下不一定能起到任何作用，但当出现问题的时候，就变成很重要的筹码。

2.严防法律纠纷

通过留下工作痕迹，如文字、图片、实物、电子档案等资料，可以有效证明工作的真实性和合法性，避免在面对法律纠纷时无法提供有效证据。

3.促进责任落实和监督管理，提升工作效率

让重要事项的相关责任人，清楚的知道自己的责任、要取得的结果和时间节点，较少扯皮、推诿、拖拉。

4.有效回顾工作成绩，便于总结经验、教训

人不是机器，也不是电脑，更不是极少的最强大脑，随着时间的推移，很多事情都会逐渐淡忘。

工作留痕会让你更清晰的回忆当时自己的不足之处，改进方向，以及当时思维、认知的局限性，无论是对自己的提升，还是经验的分享，工作留痕都是能起到积极的作用。

那么哪些情况需要留痕？

1.工作任务分配留痕

工作任务分配，建议不要通过口头方式，因为无法明确工作目标、工作结果、完成时间等要素。

建议采取会议、邮件、微信（企业微信）、钉钉等书面形式。

如使用会议形式，一定要记录会议确定的相关工作任务、负责人、完成时间等信息，并且会议纪要有相关人员签字。

如果不方便签字，也可以把会议纪要发给参与人，让大家邮件回复确认即可。

2.工作结果评价留痕

工作完成以后，可以让员工做一个简单的工作总结复盘，用邮件或会议的形式，总结经验得失。

如需要管理者评价的部分，需进行表扬激励的及时进行表扬激励，需改进的需要及时指出问题，便于后续进行工作改进。

工作结果评价是非常重要的部分，往往在岗位胜任、调薪调岗方面可作为有效证据之一。

3.绩效管理过程留痕

绩效考核目标与考核结果，一定要与被考核者确认，一般是签订纸质的绩效责任书。

如果实在不好执行，也可以使用邮件或者微信等通讯工具，将绩效责任书或考核KPI发给被考核人，要求回复进行确认。

为防止出现邮件有时得不到及时回复的情况，可加入“请于**月**日**点之前回复邮件，如未按时回复，则视同同意”等文字。

4.各类规章制度宣贯留痕

这个就不用我多说了吧。

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