一、电子劳动合同是顺应时代的产物 :
2020年3月4日人力资源社会保障部办公厅印发《人力资源社会保障部办公厅关于订立电子劳动合同有关问题的函》,文件明确:用人单位与劳动者协商一致,可以采用电子形式订立书面劳动合同。
这纸回函的法律依据之一是2019年4月23日发布的《中华人民共和国电子签名法(2019修正)》,电子签名法的制定是为了“为了规范电子签名行为,确立电子签名的法律效力,维护有关各方的合法权益。”
电子劳动合同显然在疫情这个特殊背景下加速产生的:疫情期间可能很多人采取的远程办公形式,组者正常运行就要有新员工录取新签劳动合同、老员工劳动合同到期续约,这一纸回函,无疑让此类问题迎刃而解,必须给相关部门点赞,电子劳动合同是顺应时代的产物。
二、电子劳动合同签署注意事项:
(一)电子劳动合同的递送方式:
在实践中,我们公司法务部门要求通过公司邮箱向员工发送电子劳动合同的PDF版本。这样做的法律依据是《中华人民共和国电子签名法(2019修正)》第六条对数据电文的要求:
“符合下列条件的数据电文,视为满足法律、法规规定的文件保存要求: (一)能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用; (二)数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同,或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容; (三)能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间。”
有的同学说了,新员工一定是有企业邮箱的吗?当然,我们公司规定新员工入职当日就开通公司邮箱,在实际操作中,我们是这样做的:公司人力资源部在确定员工的入职日期之后,与候选人确认邮箱命名规则,并在入职一周前,邮件通知行政部提前一周开通公司邮箱,入职当天,办理完毕入职手续,行政部在发放手提电脑、办公用品的同时会告知新员工的公司邮箱及密码。这条时间线明白了吧?供大家在实务中参考。
我们在此次疫情期间,有员工劳动合同续签情况,正是看到了这个新规定,我们通过公司邮箱向员工的公司邮箱发送劳动合同补充协议的PDF版本,在发送的时候,我们会抄送给自己邮箱一份——这样做就能满足第六条(一)的规定“能够有效地表现所载内容并可供随时调取查用”。
发送劳动合同PDF版本,这样是为了满足第六条(二)的规定“数据电文的格式与其生成、发送或者接收时的格式相同,或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容;”。
通过公司邮箱发送,当然有发送人、也有发送时间、收件人,这样能够满足第六条(三)的规定“能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间。”
(二)电子合同的签署方式:
在实践中,我们给员工发送的不是PDF版本的劳动合同补充协议吗?那好,如何电子签名呢?看如下步骤:
1)打开PDF文件;
2)点击“插入”按钮:
会看到最右面的“PDF签名按钮”。
3)点击“PDF签名”,会弹出电子签名的对话框:
创建自己的电子签名即可,创建完毕,把电子签名拖到需要添加签名的光标处,确认插入即可在PDF内创建与自己手写签名相同的签名。
4)然后点击保存。
同样重复上述步骤完成签署日期的填入,这就完成了电子合同的签署,继续点击保存。
以上,电子签名步骤完成,电子签名的认证是依据《中华人民共和国电子签名法(2019修正)》第十三条:“电子签名同时符合下列条件的,视为可靠的电子签名: (一)电子签名制作数据用于电子签名时,属于电子签名人专有; (二)签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制; (三)签署后对电子签名的任何改动能够被发现; (四)签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。 当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。”
但,这只是完成了电子劳动合同签署的一半的工作,签署完毕的合同要通过邮箱返回,然后公司内部经过用章线上审批流程,签完的合同一式两份打印出来然后用章——用完章,扫描完毕的PDF文件通过公司邮件发送给员工的公司邮箱,并要求员工回复确认邮件表示收到,这样做的依据法律法规是《中华人民共和国电子签名法(2019修正)》第九条和第十条。
第九条:“数据电文有下列情形之一的,视为发件人发送: (一)经发件人授权发送的; (二)发件人的信息系统自动发送的; (三)收件人按照发件人认可的方法对数据电文进行验证后结果相符的。 当事人对前款规定的事项另有约定的,从其约定。”
第十条:“法律、行政法规规定或者当事人约定数据电文需要确认收讫的,应当确认收讫。发件人收到收件人的收讫确认时,数据电文视为已经收到。”
Tips1:在实践中,注意把控好电子劳动合同签署的几个关键的节点 ,员工要确保使用符合电子签名法等法律法规规定的可靠的电子签名,公司应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求,确保其完整、准确、不被篡改。
Tips2:符合劳动合同法规定及《中华人民共和国电子签名法》规定的电子劳动合同一经订立即具有法律效力,公司与员工应当按照电子劳动合同的约定,全面履行各自的义务。
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43楼 努力的大玲
哇 学习了 学习了 谢谢老师
42楼 埃厄忒斯13990
打卡学习
41楼 可爱的龙眼
现在我们实施电子合同己有一年多了,走到了时代的前端
丛晓萌
@可爱的龙眼:商务合同电子签约早就已经实施,但是电子版的劳动合同是否有效还是要看主管部门的相关政策的~
40楼 毅行
紧跟新时代!
丛晓萌
@毅行:加油~
39楼 毅行
打卡
38楼 饺子妈
时代的产物,HR也需要与时俱进!
丛晓萌
@饺子妈:与时俱进~
37楼 饺子妈
时代的产物,HR也需要与时俱进!
36楼 Jeanlee
感谢老师分享,受益匪浅,只是这个PDF形成的签名,没有做过身份******,感觉还是有风险呐~
丛晓萌
@Jeanlee:风险在何处呢?
Jeanlee
@丛晓萌:PDF签名,没有进行过实名或身份******流程,怎么确保是本人签订呢?
Jeanlee
@丛晓萌:PDF签名,没有进行过实名或身份******流程,怎么确保是本人签订呢?
35楼 hfxiaoer
多谢
丛晓萌
@hfxiaoer:不客气~
34楼 Lil0
大势所趋 电子合同,顺应时代的产物~
33楼 阿尔忒弥斯94892
社会在发展,时代在前进,科技的发展步入寻常百姓家,那么发展或是逐步兴起电子劳动合同也不是什么新奇的事件。只是会有一个认识、认知、适应、接受的过程。同时,让从事HR工作的人更需要具有良好的职业道德和规范的管理能力!
丛晓萌
@阿尔忒弥斯94892:商务合同早已开始电子签署,劳动合同还要经过相关主管部门相关政策才可以实施~
32楼 longyou2343
这个分享很到位
丛晓萌
@longyou2343:多谢认可~
31楼 诺拉999
感谢,干货满满!
丛晓萌
@诺拉999:捞干的上~
丛晓萌
@诺拉999:捞干的上~
30楼 河海
分析特别棒,让我产生了很多的共鸣
丛晓萌
@河海:多谢~
29楼 kyungsun
赞,这个必须赞
丛晓萌
@kyungsun:谢赞~
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