一般来讲,部门之间经常吵架,推诿责任,根源有三个方面:一是缺乏沟通机制。在企业中,是分级分部门的,当部门之间缺乏沟通的时候,往往会相互推诿,在沟通上容易情绪化。二是目标不一致。正常来讲,公司有总的战略目标,然后细分到每个部门、每个岗位。但因为部门容易站在自身的职责角度去考虑问题,忽视了企业的整体战略目标,以及与其他部门配合的有效衔接,从而导致部门间协调出现问题。三是权责不清晰。当部门都不知道自己的权责是什么的时候,或者公司层面没有规定各部门的具体权责的时候,往往会相互推诿。当找到问题的根源所在之后,就可以针对问题根源寻找合理的解决方法。为此,针对部门经常吵架、相互推诿责任的问题,可以采取以下措施加以解决:
一是从制度上明确各部门的职责和权限范围。
为什么企业会分各部门,就是为了进行合理分工,因为人不是万能的,专业的人做专业的事,所以分工是企业正常运行的需要。在这种情况下,作为刚入职的人力资源经理,首先就要从制度层面明确好各部门的职责和权限范围,在你部门工作职责范围的必须做好,并且公司会给予部门应有的权限,既然有权限就要有担当,出了问题,直接找部门负责人和具体负责这项工作的责任人。还有一个不可忽视的,就是除了明确各部门的职责和权限范围之外,还有就是明确部门间的协作范围,业务部门需要后勤部门配合的,后勤部门必须全力予以配合,后勤部门的工作流程,业务部门必须遵守执行。这样做的目的,就是强调各部门通力合作的重要性,而不是各司其职后各干各的,导致的结果就是一盘散沙,企业内部缺乏凝聚力。
二是建立企业内部有效沟通的机制。
各部门之间是由人来组成的,因此人与人之间沟通尤为重要。而提升企业内部沟通的顺畅性,可以从沟通意识、沟通机制、沟通技巧三个方面着手提高。沟通意识的培养,需要从员工入职就开始强调,不同岗位都有不同的工作范围和权限,因此,在企业中做任何事情,都需要进行必要和有效的沟通,包括与上级的沟通、跨部门同级沟通等。沟通的目的就是把事情讲明白,说清楚,达成一致,在沟通中增进不同部门间的相互了解、相互体谅。在沟通机制上,可以通过会议的形式建立起企业内部沟通与交流的平台,通过类似周会、月会、例会、销售会、管理会等形式搭建起跨部门沟通的桥梁。很多企业都会有类似开周会(每周一开一次)、月会(每月几号开一次月会),这种会议是必要的,通过会议的形式,可以把问题摆在桌面上去提出来,公司领导层从中进行协调,有问题大家畅所欲言,会上公司领导层进行协调解决,会后大家进行落实。沟通是一门艺术,因此沟通是有技巧的。沟通其实就是倾听和表达的两个过程,在表达上,需要避免言语的刺激,不进行人身攻击,以最简洁的语言让对方听明白,把关键信息传递给对方,适当婉转表达。在倾听上,要专注聆听,适时复述,复述的目的就是确认所聆听信息的一致性,避免误解和误读。
三是设立跨部门协调人机制。
跨部门协调人是部门间沟通的重要角色,是各部门沟通的中间人和协调人。在企业中,总经办、人力资源部、行政部都是跨部门协调人的重要部门,而秘书、助理则是跨部门日常沟通的联络人。在设立跨部门协调人机制上,需要设立一个总的跨部门协调机构,可以由总经办、人力资源部、行政部来担任,也可以专门设立一个协调组。总的跨部门协调机构设立好后,就需要设立各部门常驻协调人,部门负责人可以担任,部门负责人的助理和秘书也可以担任。总的跨部门协调机构职责是统筹和组织各部门协调人开会,传达公司的重要通知,解决各部门间难以解决的问题,上报各部门遇到的难以解决问题。各部门常驻协调人职责是传达公司的相关通知,与其他部门的日常工作协调,上报部门的遇到问题和困难。
四是规范企业统一的管理流程和操作流程。
在企业管理中,最忌讳就是没有一个统一的管理流程和操作流程,不同人经手有不同的流程,这样容易造成公司内部管理混乱。不同部门工作流程也应统一,否则就是今天这个部门这样做,明天又要求那样做,后天又是另一种要求。所以在制度上,就要从公司层面予以规范,公司有统一的管理流程和操作流程,各部门有统一的工作流程,各部门要修改本部门的工作流程,需要报请公司审批同意后才能执行。当有统一的管理流程和操作流程后,各部门就要按这个流程执行,按制度办事,有负责人和追踪人,权责明确,责任清晰,公司领导层不干涉各部门的具体工作。
五是统一各部门的思想和目标。
在企业中,凝聚力很重要,虽然企业内部有分工,各部门各司其职,但分工不分家,不分你我。一个企业内部没有凝聚力,何谈发展,何谈团队建设,那是空中楼阁,天方夜谭。当划分部门后,容易造成小团体利益,甚至部门间尔虞我诈,互相内斗,受伤害的还是企业,也包括部门中的每一个人。因此,需要从战略层面,统一各部门的思想和目标,无论是培训也好,还是开会也罢,或是日常的工作沟通和协作,都要以公司的目标为重,避免各自为政,保障公司大方向的目标得以实现,在绩效考核上有所侧重,在部门协调和沟通上有机制的保障。思想是最难统一的,但也不是比登天还难,最重要还是从企业文化上入手,入职就明确下来,必须服从公司的统一管理和统一制度文化,在会议、制度、绩效考核、培训、日常管理和沟通等都灌输统一的思想认识,这样大家的目标才能一致,思想也才能统一,行动也才能统一。
六是建立不同部门轮岗制度。
轮岗的目的就是为了提高换位思考的觉悟,因为不同部门的职责是不一样的,所以不在其中不知道其中的原因。轮岗制度的建立,可以让业务部门的人去了解后勤部门的工作流程和职责范围,以及日常的具体工作内容。后勤部门也可以通过去业务部门去轮岗,了解业务部门在前面冲锋陷阵的不容易和辛酸。为什么很多时候,业务部门和后勤部门会互不理解,很重要的原因就是没有相互了解和相互体谅,业务部门自认为自己在前面冲锋陷阵,为公司直接创造利润,养活了后勤部门一帮人,后勤部门没有为公司直接创造利润,却在后方“为难”业务部门。后勤部门觉得自己的工作不被业务部门理解,还被业务部门瞧不起,工作实在太难了。解决这一问题的办法就是轮岗制度,用轮岗制度的方式来去增进业务部门和后勤部门的相互了解和体谅,可以用换位思考的方式去从另一个角度看待问题,反而会达到意想不到的效果,这是提高部门沟通协作效率最有效的方法。
其实,不同部门经常吵架,推诿责任,沟通效率低下,根源在于沟通问题,起因是部门权责不明确,诱因是管理流程和操作流程不统一,长此以往,就是不同部门缺乏相互了解和相互体谅,各司其职本来是好的,却变成各自为政了。所以现代企业管理,需要发挥沟通和协作的重要性,用各种有效的方法提升企业内部的沟通和协作效率,才能推动企业不断发展的重要力量源泉。
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轮岗的目的就是为了提高换位思考的觉悟,因为不同部门的职责是不一样的,所以不在其中不知道其中的原因。
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29楼 墨筱熙
一个企业内部没有凝聚力,何谈发展,何谈团队建设,那是空中楼阁,天方夜谭。
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