摘要:我们知道,“时间管理”对我们来说,一直是个重要的问题,而我们要想成为一个高效的时间管理者和职业化的人,减少时间浪费的现象,的确也应该是很重要的一个事情,既然我们要提升时间利用效率,那我们就要对时间的利用有所改善。
【接上期,即2023年9月28日的《时间管理之十九》】
在上一期中,我和大家分享了持续改进,时间管理的好习惯的第一个好习惯:随手记,避免遗忘。在这一期当中,我将继续和大家分享,持续改进,时间管理的其它好习惯。
那么第二个习惯,叫做统筹安排,充分利用时间。
统筹安排这个事情,谁做得特别的好呢?所有做饭的人可能都能做得特别的好。这一点我爱人就会差一些,因为做饭做的比较少,看来,充分的做饭会对我们整个时间管理是有帮助的。像我呢,这块就做得比较好一些。要是她做饭,她可能需要两个小时的时间,才能把这饭给做好,她会一步一步依次去做,土豆切了,切成丝,放在一个盘里边,把葱切了,切成葱花,放在一个盘里边,把辣椒切了,切成丝,放在一个盘里边,把什么什么切了,放到一个盘里,全都切完以后,再依次去炒,那时间就会慢一些。那么会做饭的人呢,会统筹安排的人则不然,那边米饭蒸着的时候,他呢去切菜,把这个菜放在锅里炖的时候呢,再去切另外一个菜,那么整个时间就能得以充分的利用。
其实工作中也是一样,您有那么多工作,有很重要的,但是不够紧急的,也有紧急的,但是不重要的,事情有很多,哪些事情能够放在一起,还能把这个事情给做好呢?可能是您在下载某一个客户发给您的数据的时候,在下载的过程当中,您可能会打几个电话,都可以啊,这是一个统筹安排的过程。所以我说,计划为什么叫做:凡事预则立,不预则废,就是这样的。当你把各种事情都给罗列出来以后,进行计划安排的时候,这就是一个统筹的过程,就让时间在您这里成为您的可驾驭的一个东西,而您也将成为时间的主人,而不是奴隶。这是第二个习惯,统筹安排,充分利用时间。
那么第三个呢,叫整理整顿,避免杂乱。
我相信这个很多人都会很有感触,打开您的电脑以后,您看一看您的桌面内容多不多?如果说桌面内容很多的话,就会显得杂乱一些。看一看您的家里边,整体是客厅,还是卧室,乱不乱,两者是不同的,对时间的掌控感是不一样的。有一次,我们家的孩子找一份考试卷的时候总是找也找不到,结果找了大半个小时,终于把这个考试卷给找到了,但是时间呢?这大半个小时的时间就浪费过去了。那如果说,您做不同的文件夹,这个文件夹呢,放的是我的语文试卷,那个文件夹,放的是我的数学试卷,那个文件夹,放的是我的英语试卷,那个文件夹,放的是我的某一个学习用品,那我需要的时候,只要到那里一找,我就能把它找到,您发现,同样的时间,您做的事情将会更多一些。
如果说,您在工作当中,您需要某一个资料的时候,您这翻一翻,您那找一找,翻个乱七八糟,结果找的时候,还是找不到,好不容易找到以后呢,再去收拾被你翻的乱七八糟的这些东西,时间匆匆就过去了,所以时间都去哪儿了呢?时间就在不断的找,在弄得很乱,在收拾当中,它就过去了。所以第三个习惯,整理整顿,避免杂乱,这个可以参考我讲的第二部分的内容,就是自我的时间管理,整理整顿,该是哪儿,放在不同的位置上面,去给其分门别类,该是蔬菜就归蔬菜,该是水果就归水果,该是项目验收资料,就归项目验收资料,该是招投标资料,就归招投标资料,这样就会好一些。这是我们说的第三个习惯。
第四个习惯,叫做利用合适的工具。
工具是非常关键的,自古以来有一句话是这么说的:工欲善其事,必先利其器。有好的工具、合适的手段,就能容易实现这个结果、实现这个目标。很多人喜欢吃蛋挞,我们家也是一样的,就打算自己做蛋挞,但是家里只有微波炉,结果调好了调料之后放进去,怎么也做不出来那种酥酥脆脆的效果,要么是焦了,要么是熟的不一致,怎么办呢?于是就买了一个烤箱,买了一个烤箱之后,结果就做得很好。这就是一个好的工具,非常的重要。
那么我们很多人在工作的时候,到底这个事情你是用Word来做,还是用Excel来做,还是用什么来做?怎么去把它给呈现出来呢?你用Excel来做,只是用简单的表格把数据堆砌出来呢,还是用切片和透视把它给做成看板呢?这个结果是有所不同的。我培训和辅导过上千家公司,见过很多的企业到现在连基础的人事档案的管理和分析、市场数据的统计和分析、项目进展的管理和分析,等等,都没有一个基础的工具来应用,就算用那个Excel表格,也都只是靠人工一点一点的去扒的,连基础的函数和函数组都不会用,连散点图和气泡图都做不出来,那就更不要说用切片和透视了,所以,不管是做质量管理,还是做回归分析,还是数据统计,还是薪酬看板,或者市场分析,这些工作的效率都非常的低。所以,工具在有的时候对我们提高工作效率是非常重要的。
也有很多公司在展示自我项目的成果的时候,或者给客户做演示的时候,需要做上一份PPT,那么当然,有一些好的模板、一些好的文字、素材、好的图表、表格、工具,那可想而知,您的整个PPT呢,做得将会非常好,做得将非常的漂亮,不是有人说过这么一句话么:干得好不如一份PPT展示得好。虽然说的有点夸张,但是事实确实是一样的,一个比较合适的工具会让您在做事情时的效果当中事半功倍,这是工具的一个重要性。这个是我们说的第四个习惯。
【未完待续】
6楼 肯尼
学习。
5楼 田天一
感谢分享。
4楼 大霞
点赞!
3楼 nanas
这次一下子学了3个方法,谢谢老师。
2楼 暖xin小偎
打卡学习。
1楼 大卡
本篇文章来自 LHYX胡许国老师的分享。胡老师擅长的领域很多,但并不“杂”,因为有深入且独到的思考,所以胡老师总能把各领域的知识点巧妙的串联起来。关注胡老师,相信你在HR领域的系统性知识储备将更加丰厚~