更新岗位说明书的“四个必要”

作者王泽强 2024-06-19 11:14 13958

内容来自 2024-06-20 打卡话题

最近公司在重新梳理岗位说明书，模版发给各部门，但提交上来的说明书质量参差不齐，很多部门，排版都是乱七八糟的，看了让人烦闷。
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企业业务和岗位职责经常发生变化，岗位说明书还有必要吗？就算有岗位说明书，书上也列举了岗位说明书的种种好处，但又有什么用呢？除了HR，没有人会认真看吧。
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我认为岗位说明书就是形式主义，你是怎么认为的呢？

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摘要：一般来说，岗位说明书有固定的模板，随着时间推移和人员调整，旧版岗位说明书已不能反映各部门、各岗位的实际情况，有必要做岗位说明书的更新工作。

岗位说明书在企业人员管理中有重要的作用，当岗位工作内容出现调整情况时，就需要及时更新岗位说明书。岗位说明书不只是HR要看，岗位上的人员也要看，培训人员也要看，部门负责人也要看，所以，岗位说明书不是形式主义，更新岗位说明书有“四个必要”：

一、为人员招聘提供必要参考。

当岗位出现空缺的时候，就需要对外进行人员招聘，而对外发布的招聘信息，最重要的信息来源就是岗位说明书。因此，如果岗位职责发生变化，对外招聘发布信息也要做调整。求职者面试，除了关心薪资和福利之外，还有最重要的是这个岗位具体做什么工作，而岗位说明书中岗位职责能给出最权威的回答，如果岗位职责发生变化，而岗位说明书没有及时更新，那么求职者可以质问HR，更新后的岗位职责没有在岗位说明书中体现，可以按照原来的岗位说明书岗位职责工作，这是HR工作的漏洞。在对外招聘工作中，任职条件是决定是否录用面试候选人的重要依据，不同岗位有不同的任职条件，包括学历要求、经验要求、知识技能要求等，岗位说明书中任职条件可以作为企业举证试用期人员不符合录用条件的重要证据。如果岗位说明书没有随着企业业务和岗位职责变化而及时更新，如何举证试用期人员不符合录用条件。

二、为人员考核提供必要依据。

岗位说明书中的岗位职责，分很多具体的岗位职责范围和内容，可以为人员考核提供必要依据。在人员试用期阶段，会有试用期考核，可以对试用期人员在完成岗位职责情况进行考核，以此作为试用期员工是否能转正的重要因素。在转正员工中，每月的绩效考核有具体的考核目标和要求，也是依据岗位说明书来制定的，因此，如果岗位职责发生变化，岗位说明书也要及时更新，绩效考核内容也要随之更新，否则，原来的绩效考核内容跟变化后的岗位职责已经发生实质性变化，考核的内容不是该岗位要做的工作，自然考核就没有可操作性和客观性。除了绩效考核，还有就是给员工下达工作目标的时候，也是要依据岗位说明书，因为岗位说明书明确了岗位具体做什么工作，那么下达工作目标也是根据其负责的具体工作来制定的。

三、为人员晋升提供必要路径。

岗位说明书中有一项内容是岗位的职业发展路径，也就是岗位所晋升通道。不同的部门不同岗位，晋升的职业发展路径是不同的。当岗位发生重大变化，如并入到其他部门，那么其晋升的职业发展路径也就需要做调整。人员晋升往往需要考核其过去的工作表现如何，其有哪些发展潜力，是否具备所晋升岗位的能力要求，这就需要调阅岗位说明书。岗位说明书有员工晋升路径图，每一个岗位的人都很清楚，要想晋升就需要先把现有工作做出成绩，达到所晋升岗位的能力要求和任职条件，岗位说明书可以给出答案。企业要想留住员工，就需要给员工提供广阔的晋升空间，当员工看不到晋升空间和发展机会，就会选择通过跳槽来达到岗位晋升的目的，所以，岗位说明书晋升的职业发展路径越清晰，员工也能看到自己的差距和不足，也就知道往哪方面去努力，以缩小其中的差距。

四、为人员定薪提供必要标准。

员工岗位薪酬是根据岗位分析，分不同的职位等级，根据职位等级确定每个岗位的工资标准。而岗位说明书是岗位分析的基础性文件，没有岗位说明书，无法进行岗位分析。而企业业务和岗位职责发生变化，岗位说明书也要做相应更新，否则，其变化后的岗位跟原来的岗位责任大小、工作难易程度、创造的价值量大小发生了很大改变，如今的薪酬已经不能真实反映其岗位价值。因此，从这个角度分析，岗位说明书为人员定薪提供了必要的标准，没有岗位说明书，岗位分析、岗位评价也就没有了原始资料。所以，岗位说明书要保持是最新版，这样才能真实反映不同岗位的薪酬等级，岗随薪变，同岗同薪、以岗定薪也就有了原始资料参考和标准，人员定薪不是随便定的，有一定的科学依据和规范标准。

岗位说明书囊括了岗位的很多信息，包括岗位名称、所在部门、岗位定员、直接上级、直接下级、同级岗位、岗位职责、岗位职权、任职资格等岗位信息，其重要性不言而喻，是企业人力资源管理基础性文件，是做岗位分析和评价的原始资料，当岗位内容和职责发生改变时，岗位说明书有必要做及时更新。

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