离职人员调档函怎么开
离职人员调档函是指，由新用人单位出具给原用人单位的函件，请求协助办理该离职人员的档案转移事宜。当原用人单位接收到此调档函后，会按照相关程序将该员工的档案资料转交给新用人单位。下面将详细介绍离职人员调档函的开具流程。
一、明确需求与准备
在开具调档函之前，新用人单位需明确以下事项：
- 确认员工已离职并需要转移档案。
- 了解原用人单位的档案转移规定及流程。
- 准备好相关的员工信息，如员工姓名、身份证号码、原单位名称等。
准备这些信息的目的在于确保调档函的准确性及顺利开展后续的档案转移工作。
二、撰写调档函
调档函应按照固定的格式和内容来撰写，具体内容应包括:
- 发函单位名称、地址及联系方式：即新用人单位的详细信息。
- 接收单位名称：即原用人单位的名称。
- 函件内容：简明扼要地写明需要调档的员工姓名、身份信息以及调档原因。
- 调档时间及期限：写明要求原用人单位在何时完成档案的整理与转移工作，并明确档案接收的最后期限。
- 其他必要的补充说明及注意事项。
范例如下:
<调档函存根 兹致：（原单位名称）档案馆（室）： 兹因我单位（新单位名称）需将XXX（员工姓名）的档案转入我处，特此向您处发出调档函。请您单位在收到此函后按照档案管理相关规定和要求，完成对XXX（员工姓名）相关档案资料的整理与转递工作，于（时间期限）前将其个人档案通过安全保密渠道交送至我单位。（具体接收人员信息等）此致敬礼（新单位名称） 日期：xxxx年xx月xx日>
三、发送调档函
完成调档函的撰写后，应通过邮寄或电子邮件等方式将调档函发送至原用人单位的人事或档案管理部门。在发送过程中，应确保收件人的联系方式准确无误，并保留好发送记录以备后续查询。
四、跟进与确认
在发送调档函后，新用人单位应主动与原用人单位联系，跟进档案转移的进度。同时，新用人单位应定期查看接收情况，确保档案能按时转交到本单位。如果遇到任何问题或特殊情况，应及时与原用人单位沟通解决。
五、接收与整理
当离职人员的档案到达新用人单位后，应按照本单位的档案管理规定进行整理与归档。对于新接收的档案资料，应进行仔细检查和核实，确保其完整性和准确性。同时，对于有缺失或错误的档案资料，应及时与原用人单位联系补充或更正。
六、注意事项
- 确保调档函的格式和内容符合规定。
- 调档过程中要保持耐心和细致的态度。
- 对于重要的档案资料，应采取安全保密的传递方式。
- 及时跟进和确认档案转移的进度和结果。
通过以上步骤，我们就能顺利地开具离职人员调档函并完成离职人员的档案转移工作。在这个过程中，我们要保持细心和耐心，以确保调档工作的顺利进行。同时，我们也要重视档案管理的重要性，以保障员工权益和维护公司形象。
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