调档函是指由一个单位发给另一个单位,要求对方将某个离职人员的档案进行转移的正式文件。对于离职人员来说,调档函是证明其原有档案存储的证明材料之一,其具体内容是明确规定着要转至哪里及要求怎样的处理过程。
第一步要写申请书。离职人员本人或者由单位工作人员负责起草一份申请书,详细说明调档原因、目的以及档案的去向等信息。这一步非常重要,因为它是调档过程的起点。
调档函通常包括标题、和结尾三个部分。标题要明确指出“调档函”,部分应包括:发函单位的基本信息(如单位名称、地址、联系方式等)、收函单位的基本信息(包括收函人姓名、联系方式等)、调档的具体内容(如调档原因、档案的去向、具体的操作方式等),以及发文单位或人事部门公章。
需要向上级部门或者人力资源部门提出申请,请求批准对离职人员进行档案的转移工作,在取得明确的答复或审批意见之后方可进入下一个环节。
有了正式的审批同意,按照以上步骤将详细的信息整理之后,即可拟定并开出调档函。一般来说,调档函由人事部门或者行政管理部门发出,发往离职人员新的工作单位或户籍所在地的档案管理部门。
调档函开出后,应通过邮寄或直接送达的方式传递给接收档案的单位。如果是邮寄方式,应确保邮寄过程中档案的安全性和保密性;如果是直接送达,应确保接收人亲自签收。
调档过程中应当对转交的档案进行及时跟踪,并要求接收档案的单位提供签收确认文件或报告等。确认调档过程中未发生异常问题后,方可结束此项工作。
在开具离职人员调档函的过程中,需要注意以下几点:
综上所述,开具离职人员调档函是一项重要的工作,它关系到离职人员的权益和企业的正常运营。在实际操作过程中,我们应该认真仔细地执行每一个步骤,遵守相关的规章制度,保证档案信息的完整性和保密性。
请注意,具体操作可能会因实际情况和不同公司/机构的规定而有所不同。在具体操作时请务必遵循当地政策和公司规定。