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做面试记录的7个技巧

人力资源方法论 2024-08-06 11:40 269 阅读

作者：Nadinevon Moltke

来源：人力资源方法论（ID：HR-Method）


面试记录对于招聘流程至关重要——它们可以帮助招聘人员和招聘经理准确地回忆起候选人面试的细节，面试记录还有助于减轻偏见并支持招聘过程中的公平决策。作为人力资源专业人士，你还可以使用面试记录根据成功招聘的最佳实践进行自我实践。
一、什么是面试记录？
面试记录是面试官和候选人之间互动的详细记录，它们可以帮助招聘人员和招聘经理在做出重要的招聘决定之前刷新他们的记忆，而不是依靠直觉，这可能会导致偏见。
这些笔记通常包括面试中讨论的观察、回应和关键点，确保人力资源部门对候选人的评估是全面和客观的，这些笔记记录了候选人的资格、技能、经验和对空缺职位的整体适应度，为决策过程提供了参考。
面试记录还提供正式记录，以备在招聘过程中出现任何问题或争议时参考，它们在确定招聘过程是否有条不紊地进行以及候选人是否得到公平评估方面提供了透明度和问责制。如果候选人质疑他们的面试结果，或者公司必须解决法律或合规方面的考虑。
二、要做面试记录的9个理由
帮助面试官记住有关候选人的关键细节：做笔记不仅可以帮助你保持方向并提出更详细的后续问题，而且还提供了记录，你可以在必要时稍后参考。
为评估候选人提供事实依据：减少偏见和主观印象的影响，招聘经理和招聘人员还可以比较他们的笔记，以更全面地了解公司文化中每个候选人的整体情况。
促进招聘公平性：在整个招聘过程中始终如一地记录笔记，确保你可以使用相同的标准评估所有候选人。
有助于做出明智的决策：在汇报会议期间尤为重要，因为它可以对候选人进行彻底的比较。
为讨论提供了一个共同的参考点：支持招聘团队成员之间详细、清晰的沟通，使他们能够做出更明智的招聘决策。
创建面试过程的清晰记录：表明候选人评估是否有条不紊地进行。如果面试记录没有为候选人揭示基于类似问题的有条不紊的过程，你应该开始对整个过程进行审查。
可以保护你和你的组织：参考招聘过程中捕获的详细文件可以帮助你和你的公司解决法律或合规问题。
使你能够与候选人分享建设性的面试后反馈：使你可以建立更牢固的长期关系，即使与你没有雇用但可能适合未来职位的候选人也是如此。让应聘者知道你重视他们的时间和精力，反过来又会引导他们对你的业务给予好评。
提供培训新面试官的材料：新的招聘和招聘人员可以分析你过去的笔记，以帮助他们改进面试流程。
三、何时做面试记录？
人力资源和招聘经理在整个面试过程中扮演着至关重要但不同的角色。人力资源专业人员通常处理流程的早期阶段，例如预筛选和初步筛选，而招聘经理则在更广泛的面试轮次中接管。
1、招聘专员应该在什么时候做面试记录？
①预筛选阶段
在预筛选阶段，招聘专员会根据简历审查、电话筛选、关键资格和经验以及任何潜在的危险信号做笔记，这些说明有助于过滤掉不合格的候选人，并确保只有合适的候选人才能进入下一阶段。
②筛选面试
在筛选面试过程中，人力资源部记录了候选人对标准问题的回答的详细记录，评估了他们的基本资格、文化契合度、文化补充和对空缺职位的兴趣。这些笔记将与招聘经理共享，为他们提供每个候选人的全面概述。
③初步评估测试
如果招聘过程包括任何初步评估或技能评估，人力资源部有责任记录结果和关于每个候选人绩效的任何其他观察结果，这些信息对于招聘经理了解候选人的能力和是否适合不同职位至关重要。
④背景调查
详细记录候选人以前的雇主和同事的反馈是招聘过程中最关键的步骤之一，这些笔记对于验证候选人的背景至关重要，并且可以消除可能的偏见。如果候选人以前的雇主或经理对他们表达了截然不同的意见，则需要在采取下一步行动之前进行进一步的研究。
⑤入职讨论
在招聘过程的最后阶段，人力资源部门可能会讨论每个候选人的薪资期望、适配性和入职后续，这些讨论的笔记对于确保新员工的平稳过渡并将他们的期望与公司的期望保持一致至关重要。
2、招聘经理什么时候做面试记录？
①技术面试
招聘经理在技术面试轮次中记录候选人的技能、解决问题的能力和技术知识，这些对于评估候选人是否适合某个职位的技术方面以及比较不同候选人的硬技能和经验至关重要。此外，在技术面试后查看笔记可以发现最初并不明显的差距，因为候选人看起来比他们更有知识。
②行为访谈
在行为面试中，招聘经理会记录候选人对情境问题的回答，评估他们过去的行为和与公司文化的潜在契合度，这显示了候选人在实际场景中的表现。
③小组访谈
当涉及多个面试官时，招聘经理通常会领导小组并记录集体反馈和观察结果，这确保了对所有观点的考虑和对每个候选人的平衡看法。
④案例研究评估
招聘经理可能会针对解决问题和战略思维的角色进行案例研究面试。在这些面试中，他们会详细记录每个候选人的方法、思维过程和提出的解决方案，以评估他们的分析和战略能力。
⑤最终面试
在最后一轮面试中，通常与高级领导或招聘经理一起进行全面记录，以捕捉最终印象以及提出的任何其他问题或疑虑，这些说明在最终决策过程和报价谈判中发挥着关键作用。
HR小贴士
安排定期的面试后调整会议，与你的人力资源团队讨论评估标准和候选人评估并使其保持一致，目标是解决团队成员之间的任何差异，并充分利用你的个人面试记录。
四、做面试记录的7个技巧
1、面试前做好充分准备
准备工作是在面试中有效记笔记的关键。招聘人员应与招聘经理会面，了解每个空缺职位的职责，并明确任何重点或关注的领域。
你还应该提前准备结构化问题，以确保面试系统地涵盖所有必要的主题。在面试前查看每位候选人的简历和申请文件，以帮助你相应地调整你的问题。
2、创建结构化面试模板
这样的模板不仅可以帮助你成为人力资源专业人士，还可以帮助招聘经理。结构化的面试模板对于有效地组织笔记至关重要——它应该包括涵盖个人信息、关键资格、优势和劣势以及行为反应的部分。一致的格式可以更轻松地比较候选人，并确保不会忽略任何关键领域。
HR小贴士
与招聘经理和其他面试官共享此模板，以确保所有相关人员之间的一致性，你可以使用它来指导面试并确保你涵盖所有重要领域。
3、练习积极的倾听和参与
你的目标是做准确、全面的笔记，这只有在你积极倾听每个候选人的话时才有可能。你可以通过眼神交流、对他们的反应表现出兴趣以及使用非语言暗示（如点头）来做到这一点。这使你能够做详细的笔记，并给候选人留下积极的印象。
4、使用缩写和符号
使用缩写和符号可以帮助加快记笔记的速度，并确保你在不失去与候选人的对话流程的情况下捕捉到所有重要信息。为常用术语（例如，“JY”代表经验，“ZG”代表资格）创建标准缩写和符号列表，并熟悉它们，你还应该与其他面试官分享此列表，以便他们在每次面试后都能理解你的笔记。
5、突出关键点和引语
你面试的候选人越多，你在面试过程后的笔记就越多,强调候选人的关键点和直接引用可以帮助你专注于关键信息。你可以通过使用不同的颜色来突出重要的观点和引述，并记下每个候选人的特别强或弱的反应，以便以后与你的团队讨论。
6、面试后审阅和编辑笔记
每次面试后立即查看和编辑你的笔记可以帮助你填补空白、澄清歧义并更好地组织它们。你可以在面试还记忆犹新时添加其他笔记，并使用结构化模板来组织你的笔记以便于参考。
7、与你的招聘团队合作
与你的招聘团队分享面试记录可以促进协作，并确保对每位候选人进行全面的系统评估。使用集中式系统来存储和共享文件，以确保团队中的每个人都可以访问所有相关的面试记录并添加自己的面试记录。每次面试后，你还可以安排一次汇报，讨论每个人的反馈和印象。
五、面试笔记：最佳实践
第1步：在面试评估表中输入你的笔记
每次面试后，立即将你的笔记输入到标准化的面试评估表中。此表格应与你在面试期间使用的结构化面试模板保持一致，并且可以包括面试各个方面的部分（例如，技术技能和文化契合度）。这样可以使所有信息集中起来，以便以后更容易查看和比较，你还应该确保所有面试官都遵循相同的格式以保持一致性。
第2步：根据特定条件整理笔记
下一步是根据特定标准组织笔记，例如技术技能、文化契合度、行为特征和整体印象，这将帮助你的团队根据工作要求系统地评估每个候选人。
为了便于协作和交叉引用，请在评估表单中创建类别或标签，以便于排序和过滤，将相似的观察结果组合在一起以识别模式，并确保明确定义每个标准以避免歧义。
第3步：突出关键能力和技能
识别并突出每个候选人的关键能力和技能，以快速确定哪些候选人符合职位的主要要求。在笔记中总结他们的主要优势和劣势，并将这些能力与职位描述进行交叉引用，以确定他们是否适合该职位。
第4步：使用评分量表
在评估表中加入评分量表，以量化每个候选人在不同领域的表现。评分量表可以帮助你比较候选人，并使评估过程更加透明和客观。对所有标准使用一致的量表（例如，1-5或1-10），并为每个评分提供明确的指导方针，以确保所有面试官之间的一致性，你还可以包含一个评论空间来解释给出的每个评级。
第5步：对候选人进行比较分析
一旦你面试了某个职位的所有候选人并整理了你的笔记，就要对面试者进行比较分析，这包括审查和比较评估表，以确定最强的候选人。
创建一个比较矩阵来可视化每个候选人的优势和劣势，使用加权标准确定最关键技能和属性的优先级。所有面试官都必须参与此分析，以收集不同的观点。
第6步：与招聘经理举行汇报会
安排与招聘经理和其他面试官的汇报会，讨论每个人在面试中的发现，这种协作方法允许各方在做出最终决定之前考虑所有见解。
提前与招聘团队分享有条理的笔记和比较分析，并组织汇报以系统地评估每个候选人。鼓励公开讨论和辩论，以解决评估中的任何差异。
第7步：帮助招聘经理保持客观性和公平性
作为一名人力资源专业人士，你在确保招聘过程保持客观和公平方面发挥着至关重要的作用。这包括提醒招聘经理根据书面证据和既定标准而不是个人偏见做出决定。
使用结构化的评估表和评分量表可以最大限度地减少主观性，但招聘经理还必须记住在招聘时机会均等和非歧视的重要性。如有必要，你还可以提供有关无意识偏见和客观评估技巧的培训。
第8步：记录最终决策和反馈
最后，记录招聘决定和提供给候选人的任何面试反馈，这对于保持透明度和供将来参考非常重要。记录最终决策过程，包括选择或拒绝每个候选人的原因。确保反馈是建设性的，并基于每次访谈的具体观察结果，然后将所有笔记和评估表存储在一个安全、可访问的位置，以备将来的审计或审查。
实施面试记录的最佳实践可以帮助你记录以后可能会忘记或记错的细微信息。如果正确且始终如一地完成，这种做法可以确保透明度和公平性，并可以使你的整个人力资源团队和招聘经理保持一致，以做出明智、客观的招聘决策，它还允许你向候选人提供有用的反馈，并在更严重的情况下保护你和你的组织免受潜在的索赔。
在求职面试中做笔记还需要你关注面试者，获取有关他们的详细信息，并为他们提供建设性的反馈。这对改善求职者体验大有帮助，因此可以提升贵公司在求职者中的公众形象。

                         


(本文来源人力资源方法论（公众号ID：HR-Method），如有侵权请联系删除)

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面试记录还提供正式记录，以备在招聘过程中出现任何问题或争议时参考，它们在确定招聘过程是否有条不紊地进行以及候选人是否得到公平评估方面提供了透明度和问责制。如果候选人质疑他们的面试结果，或者公司必须解决法律或合规方面的考虑。
二、要做面试记录的9个理由
帮助面试官记住有关候选人的关键细节：做笔记不仅可以帮助你保持方向并提出更详细的后续问题，而且还提供了记录，你可以在必要时稍后参考。
为评估候选人提供事实依据：减少偏见和主观印象的影响，招聘经理和招聘人员还可以比较他们的笔记，以更全面地了解公司文化中每个候选人的整体情况。
促进招聘公平性：在整个招聘过程中始终如一地记录笔记，确保你可以使用相同的标准评估所有候选人。
有助于做出明智的决策：在汇报会议期间尤为重要，因为它可以对候选人进行彻底的比较。
为讨论提供了一个共同的参考点：支持招聘团队成员之间详细、清晰的沟通，使他们能够做出更明智的招聘决策。
创建面试过程的清晰记录：表明候选人评估是否有条不紊地进行。如果面试记录没有为候选人揭示基于类似问题的有条不紊的过程，你应该开始对整个过程进行审查。
可以保护你和你的组织：参考招聘过程中捕获的详细文件可以帮助你和你的公司解决法律或合规问题。
使你能够与候选人分享建设性的面试后反馈：使你可以建立更牢固的长期关系，即使与你没有雇用但可能适合未来职位的候选人也是如此。让应聘者知道你重视他们的时间和精力，反过来又会引导他们对你的业务给予好评。
提供培训新面试官的材料：新的招聘和招聘人员可以分析你过去的笔记，以帮助他们改进面试流程。
三、何时做面试记录？
人力资源和招聘经理在整个面试过程中扮演着至关重要但不同的角色。人力资源专业人员通常处理流程的早期阶段，例如预筛选和初步筛选，而招聘经理则在更广泛的面试轮次中接管。
1、招聘专员应该在什么时候做面试记录？
①预筛选阶段
在预筛选阶段，招聘专员会根据简历审查、电话筛选、关键资格和经验以及任何潜在的危险信号做笔记，这些说明有助于过滤掉不合格的候选人，并确保只有合适的候选人才能进入下一阶段。
②筛选面试
在筛选面试过程中，人力资源部记录了候选人对标准问题的回答的详细记录，评估了他们的基本资格、文化契合度、文化补充和对空缺职位的兴趣。这些笔记将与招聘经理共享，为他们提供每个候选人的全面概述。
③初步评估测试
如果招聘过程包括任何初步评估或技能评估，人力资源部有责任记录结果和关于每个候选人绩效的任何其他观察结果，这些信息对于招聘经理了解候选人的能力和是否适合不同职位至关重要。
④背景调查
详细记录候选人以前的雇主和同事的反馈是招聘过程中最关键的步骤之一，这些笔记对于验证候选人的背景至关重要，并且可以消除可能的偏见。如果候选人以前的雇主或经理对他们表达了截然不同的意见，则需要在采取下一步行动之前进行进一步的研究。
⑤入职讨论
在招聘过程的最后阶段，人力资源部门可能会讨论每个候选人的薪资期望、适配性和入职后续，这些讨论的笔记对于确保新员工的平稳过渡并将他们的期望与公司的期望保持一致至关重要。
2、招聘经理什么时候做面试记录？
①技术面试
招聘经理在技术面试轮次中记录候选人的技能、解决问题的能力和技术知识，这些对于评估候选人是否适合某个职位的技术方面以及比较不同候选人的硬技能和经验至关重要。此外，在技术面试后查看笔记可以发现最初并不明显的差距，因为候选人看起来比他们更有知识。
②行为访谈
在行为面试中，招聘经理会记录候选人对情境问题的回答，评估他们过去的行为和与公司文化的潜在契合度，这显示了候选人在实际场景中的表现。
③小组访谈
当涉及多个面试官时，招聘经理通常会领导小组并记录集体反馈和观察结果，这确保了对所有观点的考虑和对每个候选人的平衡看法。
④案例研究评估
招聘经理可能会针对解决问题和战略思维的角色进行案例研究面试。在这些面试中，他们会详细记录每个候选人的方法、思维过程和提出的解决方案，以评估他们的分析和战略能力。
⑤最终面试
在最后一轮面试中，通常与高级领导或招聘经理一起进行全面记录，以捕捉最终印象以及提出的任何其他问题或疑虑，这些说明在最终决策过程和报价谈判中发挥着关键作用。
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安排定期的面试后调整会议，与你的人力资源团队讨论评估标准和候选人评估并使其保持一致，目标是解决团队成员之间的任何差异，并充分利用你的个人面试记录。
四、做面试记录的7个技巧
1、面试前做好充分准备
准备工作是在面试中有效记笔记的关键。招聘人员应与招聘经理会面，了解每个空缺职位的职责，并明确任何重点或关注的领域。
你还应该提前准备结构化问题，以确保面试系统地涵盖所有必要的主题。在面试前查看每位候选人的简历和申请文件，以帮助你相应地调整你的问题。
2、创建结构化面试模板
这样的模板不仅可以帮助你成为人力资源专业人士，还可以帮助招聘经理。结构化的面试模板对于有效地组织笔记至关重要——它应该包括涵盖个人信息、关键资格、优势和劣势以及行为反应的部分。一致的格式可以更轻松地比较候选人，并确保不会忽略任何关键领域。
HR小贴士
与招聘经理和其他面试官共享此模板，以确保所有相关人员之间的一致性，你可以使用它来指导面试并确保你涵盖所有重要领域。
3、练习积极的倾听和参与
你的目标是做准确、全面的笔记，这只有在你积极倾听每个候选人的话时才有可能。你可以通过眼神交流、对他们的反应表现出兴趣以及使用非语言暗示（如点头）来做到这一点。这使你能够做详细的笔记，并给候选人留下积极的印象。
4、使用缩写和符号
使用缩写和符号可以帮助加快记笔记的速度，并确保你在不失去与候选人的对话流程的情况下捕捉到所有重要信息。为常用术语（例如，“JY”代表经验，“ZG”代表资格）创建标准缩写和符号列表，并熟悉它们，你还应该与其他面试官分享此列表，以便他们在每次面试后都能理解你的笔记。
5、突出关键点和引语
你面试的候选人越多，你在面试过程后的笔记就越多,强调候选人的关键点和直接引用可以帮助你专注于关键信息。你可以通过使用不同的颜色来突出重要的观点和引述，并记下每个候选人的特别强或弱的反应，以便以后与你的团队讨论。
6、面试后审阅和编辑笔记
每次面试后立即查看和编辑你的笔记可以帮助你填补空白、澄清歧义并更好地组织它们。你可以在面试还记忆犹新时添加其他笔记，并使用结构化模板来组织你的笔记以便于参考。
7、与你的招聘团队合作
与你的招聘团队分享面试记录可以促进协作，并确保对每位候选人进行全面的系统评估。使用集中式系统来存储和共享文件，以确保团队中的每个人都可以访问所有相关的面试记录并添加自己的面试记录。每次面试后，你还可以安排一次汇报，讨论每个人的反馈和印象。
五、面试笔记：最佳实践
第1步：在面试评估表中输入你的笔记
每次面试后，立即将你的笔记输入到标准化的面试评估表中。此表格应与你在面试期间使用的结构化面试模板保持一致，并且可以包括面试各个方面的部分（例如，技术技能和文化契合度）。这样可以使所有信息集中起来，以便以后更容易查看和比较，你还应该确保所有面试官都遵循相同的格式以保持一致性。
第2步：根据特定条件整理笔记
下一步是根据特定标准组织笔记，例如技术技能、文化契合度、行为特征和整体印象，这将帮助你的团队根据工作要求系统地评估每个候选人。
为了便于协作和交叉引用，请在评估表单中创建类别或标签，以便于排序和过滤，将相似的观察结果组合在一起以识别模式，并确保明确定义每个标准以避免歧义。
第3步：突出关键能力和技能
识别并突出每个候选人的关键能力和技能，以快速确定哪些候选人符合职位的主要要求。在笔记中总结他们的主要优势和劣势，并将这些能力与职位描述进行交叉引用，以确定他们是否适合该职位。
第4步：使用评分量表
在评估表中加入评分量表，以量化每个候选人在不同领域的表现。评分量表可以帮助你比较候选人，并使评估过程更加透明和客观。对所有标准使用一致的量表（例如，1-5或1-10），并为每个评分提供明确的指导方针，以确保所有面试官之间的一致性，你还可以包含一个评论空间来解释给出的每个评级。
第5步：对候选人进行比较分析
一旦你面试了某个职位的所有候选人并整理了你的笔记，就要对面试者进行比较分析，这包括审查和比较评估表，以确定最强的候选人。
创建一个比较矩阵来可视化每个候选人的优势和劣势，使用加权标准确定最关键技能和属性的优先级。所有面试官都必须参与此分析，以收集不同的观点。
第6步：与招聘经理举行汇报会
安排与招聘经理和其他面试官的汇报会，讨论每个人在面试中的发现，这种协作方法允许各方在做出最终决定之前考虑所有见解。
提前与招聘团队分享有条理的笔记和比较分析，并组织汇报以系统地评估每个候选人。鼓励公开讨论和辩论，以解决评估中的任何差异。
第7步：帮助招聘经理保持客观性和公平性
作为一名人力资源专业人士，你在确保招聘过程保持客观和公平方面发挥着至关重要的作用。这包括提醒招聘经理根据书面证据和既定标准而不是个人偏见做出决定。
使用结构化的评估表和评分量表可以最大限度地减少主观性，但招聘经理还必须记住在招聘时机会均等和非歧视的重要性。如有必要，你还可以提供有关无意识偏见和客观评估技巧的培训。
第8步：记录最终决策和反馈
最后，记录招聘决定和提供给候选人的任何面试反馈，这对于保持透明度和供将来参考非常重要。记录最终决策过程，包括选择或拒绝每个候选人的原因。确保反馈是建设性的，并基于每次访谈的具体观察结果，然后将所有笔记和评估表存储在一个安全、可访问的位置，以备将来的审计或审查。
实施面试记录的最佳实践可以帮助你记录以后可能会忘记或记错的细微信息。如果正确且始终如一地完成，这种做法可以确保透明度和公平性，并可以使你的整个人力资源团队和招聘经理保持一致，以做出明智、客观的招聘决策，它还允许你向候选人提供有用的反馈，并在更严重的情况下保护你和你的组织免受潜在的索赔。
在求职面试中做笔记还需要你关注面试者，获取有关他们的详细信息，并为他们提供建设性的反馈。这对改善求职者体验大有帮助，因此可以提升贵公司在求职者中的公众形象。

                         


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