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组织评估：组织评估的11个步骤

人力资源方法论 2024-10-25 13:30 49 阅读

作者：Andrea Boatman

来源：人力资源方法论（ID：HR-Method）

与绩效评估评估员工绩效和潜力的方式类似，组织评估可帮助领导者了解企业的运作情况。特别是考虑到20.4%的企业在开业后1年内倒闭，49.4%的企业在5年内倒闭，65.3%的企业在10年内倒闭。
了解组织成功或失败的原因需要了解业务的各个方面，这为组织如何建立弹性、适应变化和为未来做好准备提供了见解。
一、什么是组织评估？
组织评估是对组织的人员、流程和平台的全面审计。关键是要了解公司的内部运作方式，这样你就可以发现如何最好地利用进展顺利的地方并改造不顺利的地方。
组织评估包括：
评估组织的绩效、文化、能力和整体健康状况
确定其优势和劣势并发现改进机会
使其目标、资源和结构彼此保持一致
提高组织的效率、文化和员工敬业度。
二、6种类型的组织评估
公司可以进行几种常见的组织评估类型来满足其特定需求和目标，这些包括：
1、组织文化评估
组织文化评估评估公司的文化是否如其领导层所声称的那样。因此，它检查了工作文化、员工体验和实践是否与组织的目标和价值观相一致。
2、组织需求评估
组织可能会对未能实现所有目标的原因做出错误的假设，组织需求评估从整个公司的不同角度收集数据，以确定实现目标的障碍。领导者可以使用这些信息来应对挑战并规划后续步骤，以最大限度地提高公司的成功机会。
3、组织健康评估
一个健康的组织在变化和挑战中表现出韧性和强大的绩效，组织健康评估分析结构、管理实践和员工体验，以了解公司需要哪些变革和资源来加强自身。
4、组织技能评估
组织对其员工的要求通常会根据不断变化的业务需求而变化，技能差距分析揭示了员工的现有技能，使你能够确定当前能力与公司实现短期和长期目标所需的能力之间的任何差距。
5、组织领导力测评
不合格的领导者会阻碍成功，组织领导力测评衡量领导力在不同领域的效率，并发现未开发的潜力，该评估突出了现有领导者的增长领域，并确定了建立可行的领导力管道的前景。
6、组织风险评估
了解可能的危险可以让你有时间为它们做好准备并限制或防止其负面后果，组织风险评估可识别对业务的潜在危险，并分析其可能性和频率。有了这些信息，你可以决定如何最好地减轻甚至消除风险。
人力资源提示
根据经过验证的组织功能模型（例如Burke-Litwin模型、Weisbord的Six-Box模型或McKinsey7-S框架）进行组织评估，使用经过验证的模型可以帮助你了解要检查哪些因素以及如何收集正确的数据。
三、何时进行组织评估？
组织评估是了解组织现状运作的有用方法，当你想讨论定位改进、进行战略变革或为合并和收购等大型事件做准备时，这非常有用。你应该进行组织评估的场景包括：
1、重大变革前
在重大组织变革之前，组织评估可以帮助领导者决定如何为即将到来的情况准备他们的员工和运营，例如：
企业重组
合并或出售
减少或扩大规模
启动新计划或产品
拓展新市场
改进核心流程
实施新设备、工具或软件。
2、重大活动后
在任何重大事件（计划内或其他）之后，组织评估可以帮助你处理以下事件：
关键领导层变动
合并或收购后的微调
就业市场竞争激烈，人才有限
经济衰退
股东利益和诉求发生变化
灾难性事件（自然灾害、战争、流行病）。
3、周期性的评估
每年或每半年进行一次组织评估有助于不断进行战略调整和改进，从而最大限度地减少业务复杂性和中断。定期组织评估可以用于以下目的：
在危险信号成为问题之前检测到它们
发现系统和结构中的差距和盲点
发现创新和持续改进的机会
预测人员配备需求。
4、出现问题时
任何组织都无法避免挑战或危机，因此有一个系统的流程来解决这些问题非常重要。组织评估不是简单地通过在发生小火时扑灭小火来做出反应，而是可以帮助你制定更全面、更长期的解决方案，从一开始就防止此类火灾的发生。
组织评估是发现和处理以下情况的可靠技术：
不断变化的客户期望
内部冲突和员工士气低落
人员流动率增加
绩效或生产力急剧下降
生产成本升高或要求增加预算。
四、进行组织评估的11个步骤
当组织评估缺乏明确的目标时，它们就会失败，你最终会收集大量无用的数据。总是先问自己，'我想解决什么问题？这应该决定评估的范围和重点领域。在计划进行组织评估时，请遵循以下11个步骤：
第1步：定义你的目标
首先明确定义组织评估的目标。你必须确切地了解贵公司为什么需要这项评估，否则它将是一个笼统的、没有重点的工作，确定其目的和预期结果可确保其有针对性并提供可操作的见解。
使目标与组织的使命和战略目标保持一致。例如，如果组织正在进行重组，可能的目标可能是识别技能差距、确定变革的准备情况或评估组织文化。
第2步：设置评估范围
确定组织评估的意图后，为其设置参数以确保你不会偏离目标。组织评估的范围应包括：
重点领域（即文化、组织结构、流程等）
参与部门或地理位置
时间线
成本和资源分配。
虽然设定界限很重要，但你还应该允许合理的灵活性，因为你的组织评估的范围可能需要在此过程中进行调整。
第3步：确定相关利益相关者
确定组织评估中将涉及哪些参与方。让合适的利益相关者参与进来可以提出不同的观点，从而确保更彻底和高效的流程。
利益相关者可能包括：
领导团队或个人
经理/部门主管
员工代表
技术和主题专家
外部合作伙伴。
由于他们的角色和资历，一些利益相关者是显而易见的选择，但你也可以包括其他利益相关者，具体取决于他们的可用性、可信度和客观性。
人力资源提示
始终确定一组不同的利益相关者，他们可以为你提供不同的观点，领导的观点通常与从事工作的员工的观点大相径庭。为了使评估有意义，你需要整合和呈现不同的观点，并寻找共同的主题进行验证。
第4步：选择正确的评估类型
你需要进行的评估类型将取决于你设置的目标和范围。例如，假设你正在进行一项评估以准备新的产品线。你可以进行领导技能评估，以确定公司是否有足够的合格、有效的领导者来负责这项新业务。
第5步：通过最合适的方法收集数据
下一步是收集推动评估所需的信息，收集定性和定量数据将提供更全面的视角。组织评估的常见数据收集源包括：
HRIS（人力资源信息系统）
调查和问卷
焦点小组和访谈
财务记录
过程观察
内部沟通和协作平台
行业基准
政策和程序审查
战略规划文件。
第6步：分析收集的数据
编译完所有相关数据后，就可以对其进行分析，以便你理解它。这涉及以下过程：
检查数据是否存在不一致和不准确之处
使用图表、表格和图形格式化和可视化数据
比较跨部门、地理位置、员工组等的数据。
检测数据中揭示组织优势和劣势的模式、关系、趋势和主题
请求主题专家提供意见以证实你的发现。
根据你可以访问的数据源数量，此阶段可能非常复杂。如果可能，请让具有数据分析专业知识的利益干系人参与进来，以协助完成组织评估的这一部分。
第7步：提出建议并制定行动计划
通过数据分析，你可以提出基于证据的建议来实现组织评估的目标。确定什么是最紧迫的、什么是最可行的以及什么将产生最大的影响，以便你可以确定后续步骤的优先级。
然后，你可以制定一个计划来执行你的建议。以下是制定有效行动计划的一些提示：
解释变革及其必要性
提供支持此建议的数据
演示该操作如何支持组织的优先事项
指定时间表以及如何衡量进度和成功
描述如何克服潜在障碍
概述所需的预算和资源。
第8步：将你的发现传达给相关方
准备一份报告，传达组织评估结果和行动计划，使用你组装的图表、图形和表格以易于理解的可视化格式显示数据。
将报告提交给相关利益相关者。要针对不同的受众定制信息，你可能需要单独的版本，例如执行摘要和更详细的报表，邀请反馈并留出讨论时间，以确保有效的沟通和支持。
组织评估有时会在员工中引起怀疑，他们可能想知道你为什么想知道某些事情，或者他们的工作是否处于危险之中，请务必解释你为什么要进行此评估并提供有关结果的反馈。当然，你不能共享所有这些。请确保你确实分享了你所能分享的内容，以提高流程的可信度并在利益相关者之间建立信任。
第9步：实施和监控必要的变革
设置执行行动计划的顺序和阶段，你可以依靠以下注意事项来确保高效的实施：
传达变革的愿景和预期结果
分配责任并促进参与
预测可能的情况并为最坏的情况做准备
观察进度并在必要时进行修改
与利益相关者保持密切联系
启动反馈循环以确定变革的影响。
第10步：记录最佳实践
组织评估应该告诉你哪些有效，哪些不适合你的公司。例如，在考虑如何评估组织文化时，你可能已经了解到，与时间较长的文化调查相比，几次问卷调查会吸引更高的员工参与度。
在下一次组织评估之前，请记下和记录继续做什么和要变革什么，这将有助于确保你能够参考最有效的措施，从而节省时间和资源，并生成更高质量的组织评估。
第11步：跟进
持续审查行动计划及其结果，以确定其影响，这延伸到解决员工面临的障碍并做出必要的调整以帮助他们克服这些障碍。
认可并支持有利的变化和新行为，以确保行动计划的长期可持续性。此外，向利益相关者更新你的观察结果并征求他们的意见，所有这些行动都有助于保持势头，并确保你不断了解公司正在发生的事情和需要发生的事情。
当领导者对他们的组织状况和能力有深入的把握时，他们能够更好地制定计划、设定目标和分配资源，以推动业务成功并使员工受益，你可以通过规划和执行组织评估来启用此功能。
组织评估可能是一个要求很高的过程，但它提供的可见性可能会导致变化，从而对公司的绩效、弹性和寿命产生重大影响。

(本文来源人力资源方法论（公众号ID：HR-Method），如有侵权请联系删除)

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一、什么是组织评估？
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组织评估包括：
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确定其优势和劣势并发现改进机会
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二、6种类型的组织评估
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1、组织文化评估
组织文化评估评估公司的文化是否如其领导层所声称的那样。因此，它检查了工作文化、员工体验和实践是否与组织的目标和价值观相一致。
2、组织需求评估
组织可能会对未能实现所有目标的原因做出错误的假设，组织需求评估从整个公司的不同角度收集数据，以确定实现目标的障碍。领导者可以使用这些信息来应对挑战并规划后续步骤，以最大限度地提高公司的成功机会。
3、组织健康评估
一个健康的组织在变化和挑战中表现出韧性和强大的绩效，组织健康评估分析结构、管理实践和员工体验，以了解公司需要哪些变革和资源来加强自身。
4、组织技能评估
组织对其员工的要求通常会根据不断变化的业务需求而变化，技能差距分析揭示了员工的现有技能，使你能够确定当前能力与公司实现短期和长期目标所需的能力之间的任何差距。
5、组织领导力测评
不合格的领导者会阻碍成功，组织领导力测评衡量领导力在不同领域的效率，并发现未开发的潜力，该评估突出了现有领导者的增长领域，并确定了建立可行的领导力管道的前景。
6、组织风险评估
了解可能的危险可以让你有时间为它们做好准备并限制或防止其负面后果，组织风险评估可识别对业务的潜在危险，并分析其可能性和频率。有了这些信息，你可以决定如何最好地减轻甚至消除风险。
人力资源提示
根据经过验证的组织功能模型（例如Burke-Litwin模型、Weisbord的Six-Box模型或McKinsey7-S框架）进行组织评估，使用经过验证的模型可以帮助你了解要检查哪些因素以及如何收集正确的数据。
三、何时进行组织评估？
组织评估是了解组织现状运作的有用方法，当你想讨论定位改进、进行战略变革或为合并和收购等大型事件做准备时，这非常有用。你应该进行组织评估的场景包括：
1、重大变革前
在重大组织变革之前，组织评估可以帮助领导者决定如何为即将到来的情况准备他们的员工和运营，例如：
企业重组
合并或出售
减少或扩大规模
启动新计划或产品
拓展新市场
改进核心流程
实施新设备、工具或软件。
2、重大活动后
在任何重大事件（计划内或其他）之后，组织评估可以帮助你处理以下事件：
关键领导层变动
合并或收购后的微调
就业市场竞争激烈，人才有限
经济衰退
股东利益和诉求发生变化
灾难性事件（自然灾害、战争、流行病）。
3、周期性的评估
每年或每半年进行一次组织评估有助于不断进行战略调整和改进，从而最大限度地减少业务复杂性和中断。定期组织评估可以用于以下目的：
在危险信号成为问题之前检测到它们
发现系统和结构中的差距和盲点
发现创新和持续改进的机会
预测人员配备需求。
4、出现问题时
任何组织都无法避免挑战或危机，因此有一个系统的流程来解决这些问题非常重要。组织评估不是简单地通过在发生小火时扑灭小火来做出反应，而是可以帮助你制定更全面、更长期的解决方案，从一开始就防止此类火灾的发生。
组织评估是发现和处理以下情况的可靠技术：
不断变化的客户期望
内部冲突和员工士气低落
人员流动率增加
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生产成本升高或要求增加预算。
四、进行组织评估的11个步骤
当组织评估缺乏明确的目标时，它们就会失败，你最终会收集大量无用的数据。总是先问自己，'我想解决什么问题？这应该决定评估的范围和重点领域。在计划进行组织评估时，请遵循以下11个步骤：
第1步：定义你的目标
首先明确定义组织评估的目标。你必须确切地了解贵公司为什么需要这项评估，否则它将是一个笼统的、没有重点的工作，确定其目的和预期结果可确保其有针对性并提供可操作的见解。
使目标与组织的使命和战略目标保持一致。例如，如果组织正在进行重组，可能的目标可能是识别技能差距、确定变革的准备情况或评估组织文化。
第2步：设置评估范围
确定组织评估的意图后，为其设置参数以确保你不会偏离目标。组织评估的范围应包括：
重点领域（即文化、组织结构、流程等）
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虽然设定界限很重要，但你还应该允许合理的灵活性，因为你的组织评估的范围可能需要在此过程中进行调整。
第3步：确定相关利益相关者
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始终确定一组不同的利益相关者，他们可以为你提供不同的观点，领导的观点通常与从事工作的员工的观点大相径庭。为了使评估有意义，你需要整合和呈现不同的观点，并寻找共同的主题进行验证。
第4步：选择正确的评估类型
你需要进行的评估类型将取决于你设置的目标和范围。例如，假设你正在进行一项评估以准备新的产品线。你可以进行领导技能评估，以确定公司是否有足够的合格、有效的领导者来负责这项新业务。
第5步：通过最合适的方法收集数据
下一步是收集推动评估所需的信息，收集定性和定量数据将提供更全面的视角。组织评估的常见数据收集源包括：
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调查和问卷
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第6步：分析收集的数据
编译完所有相关数据后，就可以对其进行分析，以便你理解它。这涉及以下过程：
检查数据是否存在不一致和不准确之处
使用图表、表格和图形格式化和可视化数据
比较跨部门、地理位置、员工组等的数据。
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请求主题专家提供意见以证实你的发现。
根据你可以访问的数据源数量，此阶段可能非常复杂。如果可能，请让具有数据分析专业知识的利益干系人参与进来，以协助完成组织评估的这一部分。
第7步：提出建议并制定行动计划
通过数据分析，你可以提出基于证据的建议来实现组织评估的目标。确定什么是最紧迫的、什么是最可行的以及什么将产生最大的影响，以便你可以确定后续步骤的优先级。
然后，你可以制定一个计划来执行你的建议。以下是制定有效行动计划的一些提示：
解释变革及其必要性
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指定时间表以及如何衡量进度和成功
描述如何克服潜在障碍
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第8步：将你的发现传达给相关方
准备一份报告，传达组织评估结果和行动计划，使用你组装的图表、图形和表格以易于理解的可视化格式显示数据。
将报告提交给相关利益相关者。要针对不同的受众定制信息，你可能需要单独的版本，例如执行摘要和更详细的报表，邀请反馈并留出讨论时间，以确保有效的沟通和支持。
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组织评估可能是一个要求很高的过程，但它提供的可见性可能会导致变化，从而对公司的绩效、弹性和寿命产生重大影响。

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