大家一般怎么作员工关系档案管理呢？

文默老师 2024-05-01 23:36:05

每次能快速准确找到档案

小樱81096 2024-05-03 12:08 回复赞(0) 1楼

按工号
老陈聊人资 2024-06-11 08:43 回复赞(2) 9楼
员工关系档案管理是一个系统化的过程，旨在有效收集、整理、存储、保护和利用员工的个人信息及职业发展记录。以下是进行员工关系档案管理的一般步骤和最佳实践：
1. 建立档案体系：
  
  制定档案管理制度：明确档案管理的目的、范围、职责分配、操作流程、安全保密措施等。
  
  设计档案结构：包括纸质档案和电子档案的分类标准，如基本信息档案、绩效评估档案、培训与发展档案、奖惩记录等。
2. 档案收集与建立：
  
  入职初期：收集新员工的应聘资料、入职登记表、身份证复印件、学历证明、职业资格证书、健康证明、原单位离职证明等。
  
  在职期间：定期更新员工信息，如调岗、晋升、薪资调整记录、绩效评价、培训记录、奖惩通知等。
3. 归档与分类：
  
  纸质档案：按照员工编号或姓名归档，可以按部门或职位进一步分类存放，确保物理存储有序、易于查找。
  
  电子档案：利用人力资源信息系统（HRIS）或文档管理系统，实现数字化管理，便于快速检索和远程访问。
4. 安全管理：
  
  限制访问权限：确保只有授权的HR人员能访问员工档案，维护员工隐私。
  
  数据备份：定期备份电子档案，以防数据丢失。
  
  物理保护：对于纸质档案，需防火、防盗、防潮、防虫蛀，保持档案室环境适宜。
5. 合规性与法律遵守：
  
  遵守《中华人民共和国档案法》、《企业职工档案管理工作规定》等相关法律法规。
  
  对于特定情况，如员工离职或去世，按照规定处理其档案，如规定期限内保存或移交给相应机构。
6. 持续维护与更新：
  
  定期审核和清理过期或不再需要的档案，确保档案的时效性和准确性。
  
  培训档案管理人员：提升其专业技能，包括档案管理软件的使用、隐私保护意识等。
7. 利用与服务：
  
  提供档案查询服务，支持企业内部的决策需要，如人才选拔、晋升评估等。
  
  为员工个人提供必要的档案信息查阅服务，如办理社保、签证申请等。
通过以上步骤，企业能够有效地管理员工关系档案，不仅保障了员工信息安全，还提升了人力资源管理的效率和质量。
楼主

文默老师 2024-06-10 17:16 回复赞(0) 8楼

要建立电子版和纸质版2套档案，电子版方案建立方式要与纸质版保持一致

1.可以按工号部门进行分类

2.再按入转调离进行分类

3.纸质版要档案要有详细的目录封皮

4.纸质版还要有非常清晰一查找的标签名录

5.电子版和纸质版档案都需要上锁或密码进行保存
上林 2024-05-06 09:43 回复赞(0) 7楼

编号！配合电子档案快速检索!
大鹏小菜 2024-05-04 15:50 回复赞(0) 6楼

和楼下差不多，有专门的档案柜，一人一本档案册，按工号排放。
Charles46939 2024-05-04 13:59 回复赞(0) 5楼

我们每个员工有一个单独的档案袋，员工的资料都会放入档案袋，档案袋上有标签：工号、姓名、入职时间，按顺序摆放，我们目前有600多名员工，30秒内就能找到需要的档案
Charles46939 2024-05-04 13:59 回复赞(0) 4楼

我们每个员工有一个单独的档案袋，员工的资料都会放入档案袋，档案袋上有标签：工号、姓名、入职时间，按顺序摆放，我们目前有600多名员工，30秒内就能找到需要的档案
Charles46939 2024-05-04 13:59 回复赞(0) 3楼

我们每个员工有一个单独的档案袋，员工的资料都会放入档案袋，档案袋上有标签：工号、姓名、入职时间，按顺序摆放，我们目前有600多名员工，30秒内就能找到需要的档案
戴登科 2024-05-03 16:55 回复赞(1) 2楼

每个员工设置一个单独的档案袋，和这个员工有关的个人资料（如：入职登记表、转正申请、身份证复印件等）全部装入档案袋中。每个档案编一个号，档案按号码顺序存放，档案编号在员工花名册显示。