人事档案我们目前包括以下方面:
1、员工简历;
2、应聘登记表;
3、面试评价表;
4、offer letter;
5、劳动合同;
6、入职引导及所需材料表;
7、身份证复印件;
8、一寸照片;
9、毕业证复印件;
10、学位证复印件;
11、解除或终止劳动合同证明书;
12、完税证明或工资证明;
13、入职体检报告(1年内);
14、社保公积金个人编号;
15、职称证复印件;
16、失业证复印件;
17、员工入职登记表;
18、保密协议;
19、不当竞争协议;
20、薪酬制度确认单;
21、员工手册及阅读者确认单;
22、就业协议;
23、用工备案表;
24、入职审批表;
25、转正申请表;
26、转正审批表;
27、职位调转单;
28、调薪审批表;
29、离职申请表;
30、离职审批表;
31、工作交接审批表;
32、员工在职记录;
33、月度、季度、年底绩效考核成绩单;
34、员工背景调查单;
35、试用期考核表;
36、试用期访谈表;
37、素质测评表;
38、员工培训审批表;
39、员工奖惩单;
40、岗位说明书(需要签字);
41、劳动合同续签意向书。
以下部分摘抄彬彬来迟的内容,我觉得非常好:
外籍员工的档案包含:
1、员工个人资料登记表;
2、应聘资料;
3、背景调查表 (适用签订B类保密协议人员);
4、身份证复印件;
5、护照复印件(外国);
6、台胞证(台湾);
7、回乡证(香港);
8、无犯罪记录 (仅适用于外国人);
9、临时住宿登记表;
10、学历证书复印件;
11、学位证书复印件;
12、照片;
13、退工单/离职证明;
14、劳动合同;
15、保密协议;
16、LOA;
17、职业病危害告知书;
18、员工手册签收回执;
19、就业登记备案表;
20、就业申请表;
21、就业证注销证明。
建立人事档案的意义,摘抄yolanda19的内容,我觉得非常好:
建立人事档案的作用:
1、人事档案相当于你一生的简历,在某一个历史时期、某一阶段你的表现及行为都将留下纸质的证明文件。做为人力资源部门,我们的一切人力资源管理工作都是以人力资源基础数据为基础的,而人事档案就是这个基础。夯实基础才能高屋建瓴~ 我们的人员结构分析、人员培训需求分析、职业规划分析、法律依据都是需要这个人事档案的哦~
2、一直以来我们在工作中,尤其在劳资纠纷中非常强调证据。而这个证据多数来源于我们的基础人事工作。“签字确认”真的很重要。而“签字确认”后的纸质文件当然要好好保存。现在很多单位无档案保管权、无法接收员工以前的学生档案及工作档案,这是一项缺失。对于之前的档案,我们无力花太多精力去考证,只能从实际工作中去口味事实的可信程度。对于入司以来及离职之后,在公司工作期间的人事档案,我们完全有能力、有义务好好的建立、整理、保管。相像一下,就像你成长的一张张相片一样,历历在目,非常好的提醒和警示作用。意义很重大,需要足够重视。
3、在这里提一点想法与建议。在平时的档案管理工作中,很多人事专员以为只要把数据录入中工花名册、然后把相关入职、转正、考核、绩效考核、测评、培训记录等等东西一骨老儿的往档案袋里面一装就万事大吉。其实不然,在我们实际工作中,要学会总结方法。现在有很多公司是ERP管理,当然有软件管理的企业我们就不多说了。对于我们没有系统支撑的企业,我们要学会自己统计、分类、编号。电脑里面需要有一份时常更新的电子表格,将每一份员工档案按照一定规则来编号,制订编号索引查询表格、保存地址等等,都可以用编号来实现。在我们的纸质档案袋上面也应该有相关内容的简单提醒,一般会分列出来,打勾选择。并严格按照分列的顺序进行装订,可按年、按部门、按车间班组分别摆放。这个可以设定详细的档案管理条例来说明即可。员工有新的证件或者搬家了,都应该及时更新档案~不要需要用的时打开来一看,早就过期了,那就失去档案的作用了。