【09月13日打卡总结】对于公司规范管理和风

作者董婷 2013-09-13 10:02 131

内容来自 2013-09-13 打卡话题

经过近两周的各类讨论学习，相信大家对企业制度（员工手册）的规范与风险防范有了更清晰的认识和理解，对照自身所在企业的制度（员工手册）执行现状，结合大家的成功经验，你是否有所收获呢，一起来诊断和改进吧，请问：
1、目前你公司的制度（员工手册）存在哪些问题？
2、具体你会怎么来改善和优化？请分享你的思路和想法。

展开

对于公司规范管理和风险防范，无疑应当是制度先行，没有规矩不成方圆，如果管理靠经验和感觉的话，将容易出现管理空白和与法律相背的情况，就容易产生法律风险。一般公司，《员工手册》包括了公司行政、人事、财务、综合管理等基本制度，但各部门制度、不少操作性很强的SOP或保密性强的技术营销规定或众多表格单据更不会涉及，面对这些，我们也存在一些问题，现简要分享如下： 1、《员工手册》需要规范。员工手册是全体员工及时、随时了解公司基本管理规定的很好途径，但其存在着不可能随时印刷最新版本，而公司新制度和新规定可能每周每月都有颁布的情况，二者相互补充就是公司和各部门及时将新规定新制度教育培训给员工，就我们目前的员工手册来看，存在着以下几个需要完善的方面。（1）内容不全面：公司经营理念、价值观、口号、中长期目标等未形成清晰文案，在员工手册中目前是一大段文字阐述，未进行提炼；未有总经理或高管的倡议书；无客户明确要求写进员工手册的EICC相关内容、财务报销规定等。（2）版面可缩小：目前《员工手册》为A4纸一半大，领导认为版面过大，可以再小一半。（3）奖励不具体：在95至97条是规定的奖励条款，写得有些模糊、不具体，操作性不强，没罗列具体奖励事例，无设置具体奖励额度，需要细化。（4）惩罚扣工资：根据EICC要求，公司规章制度中不能有克扣员工工资的条款，目前有“打卡违规扣50元、就餐第2次违规扣100元等条款”，应全面修改相关内容。（5）部分较随意：有部分条款，是按照公司领导的意愿或经验进行制定的，如：员工一年当中有2次违纪现象就会被解除劳动合同。这样的规定是不是太过于严厉？还有“员工偷盗是犯罪行为”的规定是不是太刺激员工的神经了？（6）发放未签名：员工手册发放时需要员工本人及时签收，但我们目前是公司发给部门，部门再发给员工，而部门就没有让每个员工签名，容易出现关键时刻员工不认帐的风险。（7）也有亮点处：我们在印刷员工手册前，都会让员工代表进行审稿，指出需要讨论的地方并提出意见，将意见送公司领导审核，经过反复审稿，最终形成印刷稿，并将所有员工代表签名同意的原件扫描，作为员工手册最后一页附后。我们的员工手册目前是118条38页，相当内容是抄录《劳动合同法》相关条款，但存在一些需要完善的地方，我们目前正在修改《员工手册》，准备出台第二版。 2、公司制度未成系统。《员工手册》只是公司制度的一部分或基本管理规定，如果要形成系统，应当公司级、各部门级、各班组级管理制度需要自上而下形成体系并相互衔接，这几个方面我们都需要完善，具体情况是这样的：（1）公司级制度有缺失：我认为，公司级制度是指能够适用于所有员工的规定，一般包括员工手册、ISO管理文件、劳动合同（保密协议等）、人力资源管理制度、行政总务管理制度、财务报销管理规定、6S管理等，目前ISO文件中各部门三阶文件比较少、HR的招聘、薪资、考核、员工关系管理等制度需要修改、行政的车辆管理/食堂管理/安全管理等制度不完善。（2）部门级制度待完善：目前而言，公司各部门根据自己的工作需要制定了一些管理规定，并未按照ISO中《文件与资料管理程序》进行严格管控，也未由某部门统一来规划各部门制度的制定和完善，在实际工作中，存在着一些事情无章可循、无据可依的情况，只能请示领导来裁决，但裁决或开会后形成的决议又未及时回头去修改或完善相关制度。我认为，还是应当由公司各部门领导每年底对本部门的规章制度进行梳理，并要求到文控中心进行规范。（3）班组级规定需建立：公司各部门下属班组的内部管理，目前有一些自定的管理办法或规则，但未进行全面清理，存在着按经验办事的情况，也存在着班组内部成员对某一件事情看法不统一而没有一致规定的时候。我认为，班组带头人就应当每个季度清理内部管理规定，以规范班组管理，对于带头人能力不足的，部门或公司要进行培训或换岗等措施。 3、制度编制流程。由于制度编制涉及的内容和部门比较多，我认为应当按照项目制的管理来进行，否则极容易出现半途而废或不了了之的情况，制度编制规划如果不周详，就可能带来制订的制度不完善、没有可操作性等，我认为，每年底可以进行如下步骤来完善公司制度。（1）总经办牵头：如此重大项目，应由总经理开会决定，陈述目前公司制度存在的问题，讲明制度完善的重要性，以及对公司规范管理和长远发展的重大意义。（2）收集制度目录：由行政部和人力资源部牵头，总经办负责公司级制度目录、各部门各班组负责各自的制度目录，汇总后进行讨论和取舍，送公司领导审核，以决定哪些制度需要重新制定、哪些需要修改、哪些保持等。（3）制定完善计划：由总经办召集部门负责人进行相关制度制定或修改完善的工作计划，包括制度名称、规范编号、完成内容、责任人、协助人、审稿人、完成时间、检查人等，计划由总经理批准，分发给各部门实施。（4）实施检查提高：按照计划表，总经办随时跟催相关人员，如果不能按时完成且没有正当原因或没有承诺何时完成的，将按照公司有关规定进行处理，必要时上报相关领导进行处理。 4、制度完善注意事项。公司要发展、政策在变化、对手在提升、员工在变换、市场在改变……，这一切都会导致公司相关管理制度不得不重新制定、修改和完善，我认为，在这过程中，需要注意以下几点。（1）及时性：能够根据公司实际情况出台相应管理制度，以规范公司经营或管理行为，以及时适应市场、客户或公司实际，这是及时减少浪费和争取最大赢利的必要手段，如果 “错过这个村儿”，就会失去争取客户和较好管理员工这个“店儿”。所以，如果发现某些规定需要完善或不适合了，就要按照制度制订和修改流程及时完善。（2）实用性：制度不在多么先进、多么细致、多么完善，对具体的单位和具体情况而言，关键是制度能否有操作性、实用性，能否指导工作、规范管理。所以，在制订过程中，就要充分听取相关方的意见，必要时还需由员工代表审核和签名，充分吸取原有规定在实施过程中遇到的问题，以及公司希望达到的目标等。（3）点面结合：制度完善需要“平时及时发现及时完善”这些“点”与“年底定期计划梳理完善”这个“面”相结合，这样才能保证在“点上”做到星罗棋布、凡事可依，在“面上”做到防漏补缺、全盘考虑，既做到部门班组制度的细致性，又做到公司制度的统领性和全局性。（4）培训到位：不管任何制度的出台，都需要对相关人员进行教育、培训，或对公司外的其他机构或客户等进行有据可查的告之，只有这样，才是符合国家相关要求和规定的，否则，如果出现劳动或其他纠纷，容易无据可查，也容易在仲裁或诉讼中处于不利位置。

本文仅代表作者个人观点，不代表三茅网立场。如因内容、版权等产生的一切纠纷，将由作者本人承担。