公司的人事档案管理包含
A、建立保管:编号具有唯一性、方便查找的特征,每个员工有且只有一个档案号,离职员工的档案号将作为历史记录,不再重复使用;新进员工延续上一个编号以此类推;
B、借阅:凡借用人事档案,必须填写《人事档案借阅登记表》,由人力资源部门的负责人核实理由,经分管人力资源的公司领导签批后,方可借出,借出的档案必须在3天或在约定的时间内归还,如确因工作需要,可办续借手续。
查阅、借用档案的部门或个人,不得擅自摘抄、拍摄、复制档案内容。如因工作需要从档案中取证的,应事先征得主管人事部门同意,经批准后方可摘抄、复制拍摄。借阅档案的人员,对档案应妥善保管,不得遗失、泄密和污损,不准抽换、折卷和转换。
C、电子档案的建立和录入
D、电子档案阅读授权管理:
E、销毁:档案管理人员不得擅自处理或销毁档案材料,应严格执行集团档案管理制度进行档案保管和档案销毁。员工离职档案每月3号之前清查,另外归档于离职人员档案处。离职档案保存两年后方可销毁(高管及核心技术人员保留至该员工离岗五年止)档案销毁须经人力资源部负责人批准后方可销毁F、档案保存的注意事项:
方便查找:档案的存放一定要便于查找,按编号、部门、工作区域、日期等分门别类的存放;电子档案要录入关键词和主题词,方便快速查找。
防水防虫防潮:现在大多数公司开始推行无纸化办公,对纸质档案的保管就忽视了,纸质档案记录是规避劳资纠纷的最大证据,一定要保管好,档案存放地要注意保持通风、干燥、防虫,尤其要注意防虫。
保密:人事档案是员工的个人隐私,人力资源部或档案部门应该实行严格的借阅手续和保密制度,防止个人资料及隐私外泄。
我们员工档案含员工应聘表、试工单、入、离职物品单、三金调查问卷、身份证复印件、转正考核表、培训考核表、劳动合同等=、绩效考核等内容,每份档案装定于一个档案袋中,存于档案柜,便于之后的查阅。同时建立电子档案,上面详细等级运功的个人情况及家庭的******况。