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但是现在公司十周年司庆的时候,我还没有加入公司,所有没有赶上。公司办司庆的总体思想是“五年一小庆、十年一大庆”。后年就到了小庆的时节。每年公司成立日,会相应举办一些小活动,公司网站发布庆祝专栏,出版一期司庆专刊杂志。
今天分享一下原来在外企组织的公司成立十周年的庆典活动的经验。
一、司庆活动最重要的就是策划方案了,在方案中各种情况要综合考虑并且尽可能详细
司庆前两个月我们就着手准备策划方案了。美国总公司要求司庆一定要体现出公司特色,所以在很多的细节方面都做非常详细的计划。例如:当天招待人员的服饰和外表,为体现美国特色服装为花格衬衣和牛仔五分短裤,卷边牛仔帽,翻毛皮靴,帽子上绣有公司GOLO,门口礼仪人员全部用男生,所有接待人员不分男女一律要面色健康,体魄较为高大健壮,接待用语用统一中、英双语,并且接待人员提前十天到位 ,进行统一走位、接待、问答、礼仪等培训;
二、明确活动负责人和组织成员,分工要细致、责任明确
中国公司总助是活动组长,副总和行管部经理是副组长,财务、营销、采购经理和各部门主管是组员,负责庆典活动,在活动现场根据方案明确责任各负其责,完成任务;生产部经理和仓管部经理负责厂区开放日的接待活动;
三、活动流程要清晰明了,接待人员事前要做好演练
整个司庆活动共两天,第一天在酒店进行庆典和招待活动,第二天是公司的产区开放日,接待客人参观;整个方案中最核心的就是活动流程了,光活动流程就有A4纸五号字体正反86页。对各个负责组的活动进行详细流程安排,时间精确到分钟。所有参加人员该说的每一句话,每一个手势仪态,服装、鞋子、发型和化妆都要详细规定。司庆活动开始前十天,各负责人就带领小组成员,每天进行实地演练,到正式活动开始,所有人员都已经轻车熟路、按部就班了;司庆活动前一天,行政部和酒店方面对第二天活动的用花摆放、酒水、点心、菜式、座位、小国旗、音乐音响、麦克、横幅、彩带、车辆停放等细节再次调整确定,调整好对讲机的波段,检查礼仪人员的服装准备等;
四、提前考虑各种细节问题,做好预防工作
像这种大型活动,因为请了省市区三级领导参加还有公司客户,以及美国总公司董事长,有很多细节问题需要考虑进去。包括领导车辆行驶路线,都是提前安排人员实地行走过一次,选择最近最不容易堵车的线路,做成线路图后发给各位领导秘书或司机。然后和领导陪同人员沟通,每到达一个地点的时候 ,电话或短信告知我们,会场这边好相应做准备。当然领导迟到是个普遍问题,可是老美对时间又掐的非常准。庆典必须准时开始,未避免领导迟到造成的尴尬,发请帖时,我们将时间提前40分钟。并且对于某些公务较忙的领导,采取公司派车去楼下等候带路的方式,还好,那天总算没有发生这种事情;停车是个大问题,一般活动会安排领导车辆停在较好位置,但是一般省市领导工作都比较忙,不可能坐到最后,要是车辆停放在里面,因为到场嘉宾车辆较多,开出来会比较不方便,而且到地下车库送人也比较不便。所以我们提前和酒店沟通,将酒店大门侧面作为省市领导临时停车区,方便车辆停取和往来接送;
五、活动安排要合理,活动时间控制性要强,活动要有序进行;
公司司庆日为两天,第一天是庆典活动,早上9点在市内一家五星级酒店举行。嘉宾签到后,礼仪人员引导嘉宾就坐。主持人宣布活动正式开始后,先由美国总公司董事长致词、做公司背景和发展情况介绍,接下来是省市区三级领导发言,经销商和客户代表发言,最后中国公司总经理致感谢词和中国公司发展前景展望。表演节目开始,有专业文娱团体和公司员工进行歌舞、魔术杂技等表演。表演完成后,中午有西式自助餐招待。酒店提供客房共嘉宾中午休息。下午1点30分,开始公司产品介绍和行业研讨会及投资昆明座谈会。晚上进行中餐聚餐,招待各位嘉宾及公司员工,晚餐后是卡拉OK娱乐活动;为了防止发言时间长,占用其他活动时间,公司在请柬里都注明是否要求发言,以及发言时间要求。好在是美国公司,各位领导都清楚老美直接,没有什么意见。其他企业不建议用这样的方式。
第二天上午是公司开放日,开放公司总部和厂区供客户、经销商、关系学校、员工家属参观。9:30准时开放,参观人员统一在大门口进行登记,办理进场手续,发放参观牌、参观指南和矿泉水后,由接待员工带领进入参观区域。开放区域有公共办公区、休息区、多功能会议室、产品展示区、宿舍区、食堂、部分生产车间和成品仓库。中午安排参观人员在公司食堂进餐,参观结束后,在大门口发放小礼品。下午公司统一放假;
六、总体预算经费要经过采价测算,避免大幅超支
当时整个活动结算下来的费用为233万(总公司要求控制在50万美元内),大部分为第一天酒店庆典花费。礼物和红包的占比比较小,这个跟老美的思想有关系。也许说出来大家不相信,我们的礼物都是从批发市场和淘宝上采购的,批量采购,价格非常便宜,但是低价不等于低要求,礼品质量一定要好,且款式特别。酒水也是直接从批发商那里采购的,水果和鲜花都是我们自行采购的,把采购的同事累到不行。总经理意见礼物就是个意思,没有必要花费大价钱,以“实用不贵”为主。送省市区领导和经销商、客户的礼物都是一样,没有区别。男嘉宾一律是牛皮钱夹和咖啡具,女嘉宾是丝质围巾和咖啡具,礼品价值在1000元左右,到场嘉宾每人都有一张公司产品五折优惠卡,司机和陪同人员一律发放200红包和优惠卡;礼物包装统一用公司红、蓝、白标准颜色,印上公司GOLO;
七、活动完成后的收尾工作要做好,并对活动进行总结
活动结束后,总经理亲自开会,对活动进行总结和评价。各部门对负责的活动工作进行书面总结。对活动中整体工作完成较好的总经办、行管部、采购部和财务部进行表彰和奖励。厂区参观日当天,生产部和仓管部因为没有严格控制人员按参观路线进行,后勤部因为就餐时餐巾纸准备不足都受到批评和处罚。
总体感觉:
这种大型活动,因为参加人数众多,流程繁杂,最怕就是策划方案不详细、前期安排使用人员不合理,忙的忙死、闲的无聊死。庆典排练一定要安排进行实地演练,纸上的东西和现场实际还是有很大的差别的,实地排练能避免到现场搞不清状况而发生蒙头转向的情况。至于费用问题,要看公司的实力情况和老板的意愿,“花小钱办大事”一直是公司的指导思想,所以前期准备工作采价是很重要的,想要做到既不超标又要有点档次是需要花费很多的心思和时间的。
13楼 微笑精灵之火凤凰
感谢分享
12楼 wyb747
很不错,细节的地值提参考
核桃小耗子
@wyb747:谢谢支持!
11楼 秋天的蒲公英
谢谢分享,学习
核桃小耗子
@秋天的蒲公英:谢谢支持!
10楼 清心修己
感谢分享!
9楼 OUKT
公司LOGO 貌似写反了哦
核桃小耗子
@OUKT:嗯,是错了,本周在外出差打卡匆忙,没有仔细检查。谢谢指正!
8楼 俏罗成
感谢分享
核桃小耗子
@俏罗成:谢谢支持!
7楼 红豆之梦
很不错的分享,学习了,谢谢
核桃小耗子
@红豆之梦:谢谢支持!
6楼 zhancuisong
计划缜密,事无巨细,实地排练,学些了!
核桃小耗子
@zhancuisong:谢谢支持!
5楼 xiaoecho
很精彩,多谢分享!
核桃小耗子
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4楼 五华妹
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3楼 Remember2013
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2楼 jnqxhy
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@jnqxhy:谢谢支持!
1楼 哲译
学习了,感谢分享!
核桃小耗子
@哲译:谢谢好友支持!