要合理规避人事档案的风险,我个人认为要从档案的真实性、完整性、及时性、安全性和实际操作的完备性等五个方面去着手考虑。
真实性:对对方提供的资料要确认其真实性,并且由员工签字,在职跟离职的资料除了让员工签字之外,还要有关负责人签字,特别是HR负责人
完整性:所有的员工必须在资料上签字,预防意外出现
及时性:及时性无非就是该更新的、该续签的、该补齐的都要及时提前完成,尤其是不能超过法定期限,否则就存在法律风险。
安全性主要是注意档案的防潮、防虫、防盗、防泄露,专人专室专柜(铁柜)保管很较好地做到这一点。为了进一步防范和监控,我们还在档案室内容安装了高清摄像头,整个档案室可以通过高清摄像后台一览无余,没有死角
为了震慑和惩罚档案管理的违纪行为,在规章制度中最好写明如“提供虚假信息和个人经历,操作中延误或不及时办理、外泄档案信息给公司造成重大损失或负面影响者,按严重违纪论处,给予无偿辞退”等字样的处罚规定,以此来约束员工和档案管理员的操作行为。