【11月29日打卡总结】第1课：如何建立人事

第1课：如何建立人事档案？
1、你们公司的人事档案，除了以下5项常规内容外，还包含哪些其它内容？ A、员工简历 B、面试评估表 C、入职登记表 D、劳动合同 E、员工身份证复印件/照片 2、建立这些人事档案的作用和意义是什么？

人事档案有狭义和广义之分，狭义的人事档案仅限于指员工档案，而广义的除此之外，还包含其它人事管理制度、流程、文档、表格和规范等。HR在日常工作中提及更多的往往是指以员工为单位（为中心）的相关档案，俗称员工档案。烤鱼今天问的这个话题指的也是员工档案吧！~~
我们公司管理相对比较成熟规范，除了这常规的5项之外，员工档案还包含以下内容，现从入职类、在职类和离职类三个方面去阐述档案的明细：
一、入职类的：
6、员工入职体检表或健康证明（入职前三个月内的为有效）
7、社保、公积金、银行卡、居住证及员工个人的毕业证、学位证及各类等级或职称证书等的复印件（这些员工个人基本信息的作用就不多说了）
8、员工上家单位的离职证明（规避用人及法律责任风险，如我们不会用那些“无法提供离职证明或被上家单位辞退的”员工，也不会用还“未与上家单位解约或兼职”的员工，尤其是与竞争手有签订保密协议或竞业避止协议的人）
9、入职承诺书（承诺与上家单位解除劳动关系，发生纠纷与公司无关；承诺工作履历和所提供资料真实可查；承诺已阅读员工手册或公司相关规章制度并愿意遵照执行等）
10、薪资核定表（入职时核定新员工薪资、为了保密一般是单位专人存放管理，我们公司是财务保存原件）
11、保密协议或竞业避止协议（不是所有人签，我们公司是研发人员、公司部门经理及以上人员、人资、财务等掌握公司重要经营信息的员工，并有选择性的签订）
二、在职类的：
12、员工试用期考评记录（试用期工作总结报告、转正申请表、转正评估审批表）
13、人事异动审批表单（调岗、升迁、降职、调薪等）
14、考勤记录（如请假申请审批表、考勤统计年报表、加班申请单等）
15、培训记录（培训签到表、培训总结与心得体会、培训考核试卷及结果分数、培训服务期协议等）
16、奖惩记录（荣誉证书、奖惩申请审批表、处罚通告/处罚单等）
17、考核记录（目标责任状、有员工签名的考核方案、考核统计结果等）
18、核心骨干员工/关键人才HR台帐（这是我们的特色哦，主要从态度、能力、业绩和关键事件等4个维度，一个季度评估一次）
三、离职类的：
19、员工离职申请表/员工离职申批表（先申请后审批，我们是分开的两张表）
20、员工离职交接表或交接清单
21、员工离职访谈表
22、开给员工的离职证明或解除劳动合同通知书
23、员工竞业避止期限会议纪要（明确离职员工的具体竞业避止期限）
员工档案并不是越多越好，合适就行。越多对管理的要求就越高，越仔细，管理成本也就更高，如一般的中小企业很难做到有考核记录或保密协议，甚至连离职访谈表都没有，我的建议是：只要不影响企业正常经营和运转，抓大放小、不拿来主义，也不面面俱到，结合企业实际情况有选择性的选取以上档案内容，就可以了。
建立这些人事档案的作用和意义何在？
1、首先可以防范和规避不必要的法律风险。
2、其次可以更好地盘点公司人力状况和全方位的评估人才。
3、还可以发现员工的整体素质规律，有助于更好地做好人力规划、人员配置和补充优化，实现人才使用的合理化和最大化。
4、另外，也可以从研究员工档案中的员工知识素质、工作经验和工作技能等详细信息来制定激励措施和绩效考核，规划员工职业生涯发展，实现员工晋升渠道畅通，让档案真正为人才服务。
5、可据此制定和安排员工培训计划，制定员工培训发展战略，实现员工素质与能力的提升。
6、可据此深入了解员工需求，制定员工辅导和关爱方案，为员工排忧解难，做到更好关怀员工，尤其是关键人才。
7、利用档案中员工薪酬的记录和分析，能把握住员工薪酬晋升方向，按步骤合理制定出薪酬方案，这样不仅有利于实现薪酬增长的可持续性，合理利用好薪酬，更能在每一个阶段都激发出员工的内在潜能，提高员工工作效率。
8、……
总之，建立员工档案是做好人力资源其它工作的基础，身为HR，如何选用育留，都得时不时查阅和关注一下员工的档案。当你一筹莫展之时，看完员工档案之后，说不定会“柳暗花明又一村”哦，不妨，你试试？


除了以上5项常规内容外，还包括：招聘登记表；背景调查表（管理人员）；聘用通知；入职体检表；岗位职责（需签字）；员工手册签收回执；小照片5张；学历复印件；户口复印件；身份证复印件（正反面）2份；社保缴纳证明；原单位离职证明、工作证明；员工转正评价表 ；员工工作考评表；社保缴纳登记表、拒绝缴纳社保说明；劳动合同签收单，续签意向书；离职申请/解除劳动合同通知；解除劳动合同协议；离职交接清单；请假记录；加班申请表；工伤记录；违纪和表扬记录；员工培训协议、培训纪录；工资福利发放记录；提成、奖金发放支持文件和记录；各类文档发送接受记录；员工各类培训记录；会议记录；考勤记录……


员工人事档案是人力资源等部门在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的有关材料，是历史地、全面地考察了解员工和正确选拔使用员工的重要依据，具体参照如下：
1. 纸质档案，主要由以下资料构成
1) 履历材料（个人简历资料）、员工登记表；
2) 自传材料（包括职位申请表）；
3) 身份证复印件、护照；
4) 鉴定、考核、考察材料；
5) 学历和评聘专业技术职务材料；
6) 奖励及处分材料；
7) 培训记录及外训协议等材料；
8) 劳动合同、录用、任免、聘用、离职材料；
9) 承诺书、保密协议；
10) 保险、住房公积金资料；
11) 年度、半年度绩效考核资料；
2.电子档案
1) 员工登记表电子版
2) 员工花名册
3) 图像资料、电子作品等
人力资源管理部门必须按照员工花名册中的员工编号（即：工号）进行编号，各个部门人员按档案编号顺序排放并做明显标记，且每10个档案做一个小标记、50个档案做一个大标记，方便查找。
档案号是在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档案号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。具有唯一性、方便查找的特征，每个员工有且只有一个档案号，离职员工的档案号将作为历史记录，不再重复使用；新进员工延续上一个编号以此类推
档案内资料统一按照：员工信息登记表→身份证复印件→学历证书复印件→社保资料复印件→住房公积金资料复印件→各执业资格证书→劳动合同→个人工作总结→员工异动表→绩效考核表→调薪审核表→离职表单排序，并于表单右上角处按顺序进行编号，编号原则根据：档案号-页码，如：JTCW003-01、JT01003-02，并在封面对应项显示页码。
1. 在职员工档案
1) 日常收集员工履历表、转正定级审批表、各种奖励、职务任免、异动表、劳动合同、培训、奖惩、协议等材料。
2) 每年6月1号定期一次全面更新维护全员档案
2. 新进人员的人事档案，必须于办理入职手续三日之内，将新进员工的人事档案收集、整理并进行归档。
3. 离职人员档案，离职人员应于离职三个工作内，档案另行存放于离职人员档案处。
4. 人才库人员档案，人才库人员档案由档案管理员及时跟进人才库储备人员的工作进展及工作异动，及时更新电子及纸质的档案信息。
以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。
1. 入职档案
（1）新员工入职报到当天，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面右上方书写上档案袋编号、员工姓名、职位、内容、页码等。新员工入职三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行归档：
1) 《职位申请书》（必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的薪资标准等意见签署、贴上一张一寸的彩色照片）；
2) 身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件；
3) 《薪资面谈表》。
(2) 办理完入职手续后的五个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：
1) 签署好的《岗位责任书》
2) 《试岗通知单》（必须有其直接上级对其在试岗期间表现的评价）
3) 《试用协议书》
4) 《入职培训协议》
5) 《保密协议》
2. 员工办理转正手续时
员工转正手续完成后，人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：
1) 《转正申请表》、《转正通知单》
2) 《劳动合同》
3) 《竞业禁止合同书》
3. 员工办理异动手续时
档案管理人员在完成员工异动手续的三个工作日内，将员工异动手续资料装入该员工的档案内，具体的归档资料有：
1) 《人事异动审批表》
2) 《员工异动工作移交表》、《文件档案资料移交明细表》、《资料移交明细表》、《待办工作移交明细表》
3) 《异动通知》
4. 员工办理离职手续时
在人力资源部门办理完员工离职手续的三个工作日内，档案管理员应将相关离职资料装入该员工的档案内，存档的资料有：
1) 《离职申请书》
2) 《离职申批表》
3) 《员工离职工作移交表》、《文件档案资料移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作移交明细表》《离职面谈表》
5. 在职不在岗人员档案管理
在职不在岗人员即证件挂靠人员，档案管理员应于确认挂靠当天收集全部挂靠所需的材料、资格证书复印件，按顺序标签盖章入档，挂靠人员的档案统一归类放置。
6. 员工受到奖惩等与人事相关工作时
需要归档的资料必须第一时间（三个工作日内）归档，当奖惩已落实公布之后，档案管理人员应及时跟进综合办公室的奖惩材料，将奖惩纸质材料整理入档。
7. 当在职员工的基本档案资料有变动时
当员工的基本资料有变动时如学历、住址、个人技术职称、婚姻状况等，应及时将相关资料复印交人事部归档，原件当场查验。
8. 每月三号之前整理更新一次人事档案
对新进（含新挂靠、新储备人员）、离职、转岗、晋升员工档案重新整理核对组卷，在整理过程中不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。
9. 每份入档资料必须盖上档案的档印
由资料管理员于每份新入档的资料中间位置盖上“存档”字样，同步在封面位置对应项盖上档印。
10.建立档案正本
凡是公司的员工（正式员工、试用员工、临时员工、兼职人员、离职及人才库储备人员）都必须建立档案正本，是否建立副本，根据工作需要由人力资源部自行确定。
11. 人才库档案管理
档案管理员综合整理通过现场招聘会收到的简历、人才网、建筑网等网站应聘者在线投递的应聘简历、人力资源部主动搜索合适岗位的简历及转介绍候选人的简历、材料，筛选出候选人员资质良好但集团暂没有合适岗位或集团有岗位空缺但候选人暂在其他企业尚没有跳槽意向的简历，将其整理归档组卷为储备候选人，存放入集团人才库，方便高效率的填补企业岗位空缺，