年终绩效面谈是每个企业的必备环节。年终绩效考核面谈与平日绩效面谈,是管理者和员工进行沟通、面谈,从而明确工作目标,改善工作结果、提高工作能力的有效的管理方式。然而,年终绩效面谈与平日绩效面谈也存在一定区别,主要表现在:
1、目的和意义不同。在平日,绩效考核面谈是发现员工自身问题、改正问题的工具,主要目的是监督、纠正员工工作的方向,面谈官扮演的是“调节者”的角色。而在年终,绩效考核面谈不仅关系到员工的绩效工资和年终奖,还跟员工来年的工作与岗位变动、薪资调整与职业发展等密切相关,面谈主要目的是考核、评价一年来员工的工作成果与工作能力的提升,面谈官扮演的是“评价者”的角色。
2、考核面谈对象不同。 在平日,被考核面谈人员仅限于普通员工与基层管理人员。而在年终,面谈对象则扩大到了全体人员的考核,包括公司中高层的领导。
3、考核周期不同。从字面上来看,二者最明显的区别就在于考核周期的不同,平日绩效面谈一般可分为月度、季度,还可以包括培训结果、试用期绩效面谈等,而年终绩效考核面谈则是每年一次(一般以财务年度为准)。
4、考核时间不同。年终绩效考核面谈一般都会考核结果出来之前就进行,而不是考核结果出来后再面谈,这与平日绩效面谈是有区别的,其主要原因就是因为面谈的出发点不同,年终面谈重点说明考核结果合理性、工作优劣、调岗调薪、心理疏导、努力方向等,而平日绩效面谈的重点是制定绩效改善计划。如果不在考核公布之前面谈,一旦公布考核结果,员工们就会私下相互比照,形成固有的心理思维定势,或对考核过程存在某些不理性的看法,这时进行面谈将难起到效果。
5、内容和方法不同。平日绩效考核面谈是阶段性的面谈,而年终绩效面谈是针对全年度的工作结果进行面谈,在更长时间跨度和更多考评数据的基础上,对员工工作表现会有更全面、系统的评价。在平日,考核面谈指标多注重短期成果、工作态度等细节问题。而在年终,考核面谈则多注重工作是否与公司发展相适应、员工能力提升是否符合公司要求、整体的协作情况等长期、宏观的问题。 因而,在方法上更须注重细节和技巧。
年终绩效考核面谈中应注意的问题
通常一个员工的绩效表现有正反两个方面,有表现优秀值得鼓励的地方,也有表现不足需要加以改进之处,所以,绩效面谈也应该从正反两个方面着手,既要鼓励员工发扬优点,也要鞭策员工改进不足。
一)对于正面的绩效面谈,有三点要特别注意:
1、真诚
真诚是面谈的心理基础,管理者在面对员工的时候,既不可过于谦逊,更不能夸大其词。通过绩效面谈,管理者要让员工真实地感受你确实是满意他的表现,你的表扬确实是你的真情流露,而不是“套近乎”,扯关系,同时,通过面谈也要让员工感受到你确实是在帮助他们进步,而不是走形式,应付了事。只有这样,员工才会把你的表扬和建议当成激励,在以后的工作中更加卖力,通俗地说,你的表扬和溢美之词一定要“值钱”,不是什么都表扬,也不是随时随处都表扬,而是在恰当之处表扬,表扬要真诚,发自肺腑。
2、具体
我们知道,笼统地说一个人表现很好,没有任何价值,这样的话谁都会说,员工不会从中获得任何有价值的信息。因此,在表扬和激励员工的时候,一定要具体,要对员工所做的某件事有针对性地提出你的表扬。比如,员工为了赶一份计划书而加了一夜的班,这时你不能仅仅说员工加班很辛苦,表现很好之类的话,而是要把员工做的具体事特别点出,比如:“小王,你加了一夜的班赶计划书,领导对你的敬业精神很赞赏,对计划书的编写很满意,结构很清晰,逻辑很严谨,体现了你的文字水平和理解能力。”这样,小王就会感受到不仅加班受到了表扬,而且计划书也获得了通过,得到了赏识,相比较,后面的话可能对小王更有激励作用。
3、建设性
管理者对员工的绩效表现提出自己的意见和建议的时候,不能仅仅指出了问题就停止了,那样对员工没有任何帮助。所以,管理者在指出员工绩效表现存在改善空间的时候,也一定要给出自己的改进建议。比如:“小王,我发现你的时间管理技能需要提升,在过去的一个绩效周期内,你有5次不能按时完成工作计划,导致工作被动,因为你的计划延期,使得工作流程多次中断,其他部门对你的工作也有一些抱怨,我想你在时间管理方面的技能需要提升。我这里刚好有一个时间管理的课件,我回头发给你,你可以自己学习一下,如有疑问可以直接找我交流。另外,我也请你列一个时间管理技能提升计划,我们可以一起来做好这个工作,我的任务就是帮助你获得提升,所以不要有什么顾虑,需要帮助尽管和我说,我发现了问题也会直接给你指出来。希望在很短的时间里,你可以学会时间管理的技巧,学会合理安排时间,把时间用在关键的地方。”
二)对于负面的绩效面谈,要注意以下几点:
1、描述而不判断
具体描述员工存在的不足,对事而不对人,描述而不作判断。你不能因为员工的某一点不足,就做出员工如何不行之类的感性判断。其实,人们都不喜欢别人评价自己,尤其不好的评价,更会引起员工的反感。而恰恰很多管理者喜欢对员工做出判断,他们经常无意识地甩出一大段毫无顾忌的言论,完全不管员工的感受如何。这是很伤害员工感情的行为。
所谓描述而不判断,这里有一个小例子,比如某单位的小王下午来的时候喝了很多酒,上班的时候,被上级主管刘经理发现了,刘经理就斥责他说,“小王,你喝醉了还来上班,还酗酒滋事,成何体统?”实际上,这就是一个判断,而不是描述。也许小王只是多喝了几杯,并不一定是喝醉了,走路有点打晃,站立不稳,也没有故意滋事,所以,刘经理应该说:“小王喝了很多酒,来上班的时候,站立不稳,还碰到了几个桌子,文件都撒到地上了”。这样就是一个描述,这样的描述既不会伤害员工的感情,也不会引发员工的争论,因为刘经理客观地描述了小王喝酒上班,并因此给办公场所造成混乱的事实。这样的描述性话语既能让小王接受,也能提醒他以后要注意了,上班不要喝酒,喝了酒更不能在工作场所制造混乱,因为办公室不喜欢这样的行为。
2、不指责
绩效面谈的目的是帮助员工改善绩效,因此,管理者要避免指责员工,指责只能引起员工的反抗,制造矛盾。所以,管理者要客观、准确、不指责地描述员工行为所带来的后果。你只要客观准确地描述了员工的行为所带来的后果,员工自然就会意识到问题的所在。比如:“小王,这个月你所提报的数据,有几处错误,我在办公会上汇报的时候,被财务部经理指了出来,这显得我们部门的工作不仔细,给人不好的印象,希望在下次提报数据的时候,多检查几次,避免出现类似的错误。”
3、聆听
很多管理者在面对员工不好的表现的时候喜欢教导,喜欢告诉员工该怎么做,这种做法是很不可取的。绩效面谈过程中,管理者的职责是主动而不是演讲,也就是说,管理者要做的是更多地聆听员工的想法,听员工怎么说,听员工怎么想,听员工想怎么做,而不是一味地告诉员工该怎么想,该怎么做。多听少说,有利于管理者从员工那里获得真实详细的信息,从而帮助员工分析问题,提出建设性的改进意见。这才是管理者最需要做好的工作。
4、制订改进措施
针对员工不好的绩效表现,并不是谈完了就过去了,面谈只是改善的基础,最重要的还是后期的改善计划,因此管理者要与员工探讨下一步的改进措施,与员工共同商定未来工作中如何加以改进,并形成书面内容,双方签字确认。
二、年终绩效面谈的两个重要技巧
绩效面谈是一项管理技能,有可以遵循的技巧,掌握得好,可以帮助管理者控制面谈的局面,推动面谈朝积极的方向发展。这里介绍两个技巧供参考。
1、 BEST法则
所谓BEST反馈,是指在进行绩效面谈的时候按照以下步骤进行:
① Beh******ior description (描述行为)
② Express consequence(表达后果)
③ Solicit input(征求意见)
④ Talk about positive outcomes (着眼未来)
例如,某公司市场部的小周经常在制作标书时候犯了一个错误,这时候,主管就可以用BEST法则对他的绩效进行反馈:
B:小周,8月6日,你制作的标书,报价又出现了错误,单价和总价不对应,这已经是你第二次在这个方面出错了。
E:你的工作失误,使销售员的工作非常被动,给客户留下了很不好的印象,这可能会影响到我们的中标及后面的客户关系。
S:小周,你怎么看待这个问题?准备采取什么措施改进?
小周:我准备……
T:很好,我同意你的改进意见,希望在以后的时间里,你能做到你说的那些措施。
BEST法则又叫“刹车”原理,是指在管理者指出问题所在,并描述了问题所带来的后果之后,在征询员工的想法的时候,管理者就不要打断员工了,适时地“刹车”,然后,以聆听者的姿态,听取员工的想法,让员工充分发表自己的见解,发挥员工的积极性,鼓励员工自己寻求解决办法。最后,管理者再做点评总结即可。
2、汉堡原理(Hamburger Approach)
所谓汉堡原理(Hamburger Approach),是指在进行绩效面谈的时候按照以下步骤进行:
①先表扬特定的成就,给予真心的鼓励;
②然后提出需要改进的“特定”的行为表现;
③最后以肯定和支持结束。
如:“小王,上一绩效周期内,你在培训计划编制、培训工作组织、培训档案管理……做得不错,不但按照考核标准完成了工作,而且还做了不少创新,比如在XX工作中提出了XX建议,这些建议对我们公司的培训管理起到了很大的帮助作用,值得提倡……。前面我们谈的是你工作中表现好的方面,这些成绩要继续发扬,另外,我在你的考核中也发现了一些需要改进的地方,比如培训效果评估,这个工作一直是我们公司的难点,以前做得不好,在你的工作也存在这个问题,比如很多培训没有做效果评估,有的培训做了评估,但都停留在表面,这样就容易使培训流于形式,不利于员工素质的提升,我想听听你对这个问题的看法”。“我是这么想的,培训效果评估…。”“嗯,不错,我同意你对这个问题的想法,那么我们把它列入你的改进计划,好吗?”…
汉堡原理的作用在于提醒管理者,绩效面谈的作用在于帮助员工改善绩效,而不是抓住员工的错误和不足不放,因此,表扬优点,指出不足,然后肯定和鼓励,才是最佳的面谈路线,值得学习。