1、你们公司的人事档案管理包含以下哪些工作项目?(可多选)
A、 保管 B、借阅 C、电子档案的建立和录入 D、电子档案阅读授权管理 E、销毁 F、其它(请补充说明)
我公司人事档案管理包含A、B、C、D、E、F几项,具体如下:
2、管理档案的操作规范和具体措施是怎样的?
A、档案保管:我们对每个员工的档案进行分类,按部门、入职日期、工号、工作区域进行分类,方便查找,我们的档案由
薪酬专员来保管,在办理好员工入职手续后,统一由薪酬专员保管,存放在专门的文件柜,因为档涉及到薪资保密。
B、借阅:我公司规定了严格的人事档案借阅制度,员工本人只可借阅自己的档案,部门最高领导可借阅、查看本部门人员
档案,人力资源部最高领导可借阅全公司人员档案外,人力资源部其他成员只能根据工作涉及的内容借阅员工一部分档
案,保护员工的个人隐私。
C、电子档案的建立和录入:新员工入职后收集齐公司规定的相关资料,由招聘专员负责录入公司ERP系统,所录入资料必
须确保完整性和正确性,录入的资料包括:员工基本资料、工作经历、培训经历、职位异动(调岗、升职、降职、调
薪)、绩效考核、性格测试等。
D、电子档案阅读权管理:和档案借阅类似,我们详细规定了查阅员工档案的权利,因有ERP系统,这方面操作起来比较方
便,对于薪资方面的权限,只有直接部门领导、人力资源部领导、薪酬专员及财务相关工作人员能查阅,修改权限仅限
薪酬专员属有。
E、销毁:员工离职后,纸存员工基本资料、劳动合同、竞业禁止协议等最少保留三年,对于一些重要的档案会存放得更久
些,电子资料我们是一直保留的,以方便资料统计及查询。
F、档案保存的注意事项:
方便查找:档案的存放一定要便于查找,按编号、部门、工作区域、日期等分门别类的存放;电子档案要录入关键词和主
题词,方便快速查找。
防水防虫防潮:现在大多数公司开始推行无纸化办公,对纸质档案的保管就忽视了,纸质档案记录是规避劳资纠纷的最大
证据,一定要保管好,档案存放地要注意保持通风、干燥、防虫,尤其要注意防虫,书中自有黄金屋,书中也自有蛀虫
呀,万一重要文件被虫子蛀掉,那就太得不偿失了。
保密:人事档案是员工的个人隐私,人力资源部或档案部门应该实行严格的借阅手续和保密制度,防止个人资料及隐私外
泄。
1、你们公司的人事档案管理包含以下哪些工作项目?(可多选) A、 保管 B、借阅 C、电子档案的建立和录入 D、电子档案阅读授权管理 E、销毁 F、其它(请补充说明)
2、管理档案的操作规范和具体措施是怎样的?
档案管理基本要求
人力资源管理部门必须按照员工花名册中的员工编号(即:工号)进行编号,各个部门人员按档案编号顺序排放并做明显标记,且每10个档案做一个小标记、50个档案做一个大标记,方便查找。
1. 档案编号原则:档案号是在整理和管理档案的过程中,以字符形式赋予档案的一组代码。档案号是存取档案的标记,并具有统计监督作用。具有唯一性、方便查找的特征,每个员工有且只有一个档案号,离职员工的档案号将作为历史记录,不再重复使用;新进员工延续上一个编号以此类推;如:集团人员档案号编号原则:集团编码+部门代码+员工编号(三位数),如:JTCW003(JT:集团编码-“集团”首两个字母拼音缩写);CW:部门代码—“财务”部部门名称首字母拼音缩写);003:员工编号-按本部门具体入职时间顺序确定)档案借阅
凡借用人事档案,必须填写《人事档案借阅登记表》,由人力资源部门的负责人核实理由,经分管人力资源的公司领导签批后,方可借出,借出的档案必须在3天或在约定的时间内归还,如确因工作需要,可办续借手续。
查阅、借用档案的部门或个人,不得擅自摘抄、拍摄、复制档案内容。如因工作需要从档案中取证的,应事先征得主管人事部门同意,经批准后方可摘抄、复制拍摄。借阅档案的人员,对档案应妥善保管,不得遗失、泄密和污损,不准抽换、折卷和转换。
人事档案销毁要求
档案管理人员不得擅自处理或销毁档案材料,应严格执行集团档案管理制度进行档案保管和档案销毁。员工离职档案每月3号之前清查,另外归档于离职人员档案处。离职档案保存两年后方可销毁(高管及核心技术人员保留至该员工离岗五年止)档案销毁须经人力资源部负责人批准后方可销毁