推荐 HRQT教你操作EXCEL（五）

作者齐涛更新于：2014-06-25 09:59 10397

十、加入批注

在用EXCEL录入存储数据的过程中，我们有时候会碰到特殊情况进行标注，有些人的习惯是插入批注，但是随着批注越来越多，看数据的时候根本没有时间和精力去一一将批注看完。所以如果有特殊情况进行备注，我们可以在数据的最后一列做为一个备注列，千万不要插入批注。

将表中的批注去掉，Ctrl+G（定位）-定位条件（批注）-编辑-清除-清除批注，操作完成。如图12、图13。

HRQT教你操作EXCEL（五）

图12

图13

这样，表1中的问题处理完毕，最终表将不再给大家贴出，和图11差不多，只不过是少了批注。大家看一下处理完后的表格和我处理的是不是一样的？

第三部分小结

总结一下这一部分中出现的各项问题，在EXCEL操作的过程中，我们要注意：不要出现表名、不要出现多标题、表中不要出现小计或合计等、尽量不要合并单元格、不要人为产生隔断、不要隐藏行或列、不要加入空格、关键数据排在前面、格式或内容一定要规范、尽量不要用批注。当然，凡事都有例外，这需要大家灵活掌握，例如最终报表、需要打印的表格等可能会出现上述情况，但是在人力资源部门存储数据或者对外发表格的过程中，一定要注意这些问题，它们对我们的工作效率造成了严重影响。

此外，在日常工作中，我们还需要注意一些问题：

1、一张工作表中不要出现多个表格。有人喜欢在一张工作表中放多个表格，为了直观、为了计算方便……总之是有各种理由，多个表格在一张工作表中，给我们的排序、筛选、增减行或列等都造成了不便，所以在日常工作中，我们尽量不要把多个表格放在一张工作表中。

2、在同一类工作簿/工作表的名称要保持一致，以方便表格更新或者汇总时批量应用公式。如工资簿/工作表名称为“1月生产工资表”，那么其他月份的名称应分别为“2月生产工资表”…… “12月生产工资表”，而不应为“2月工资表”或“13年3月工资表”等。大家可以思考一下名称保持一致能给我们带来什么便利，后面的部分我会涉及到，先给大家留个悬念。

3、要注意整体性的原则。同一事项同一类型的工作表放在同一个工作簿，同一类工作簿放置在同一文件夹。便于统计分析数据、编辑修改公式。

4、要注意数据的安全。如数据输入时可使用数据有效性校验输入数据；要分发的表格要保护工作表，仅允许其他用户修改可以修改的单元格；如果引用了其他工作簿的数据，在不需要链接时就应断开链接，以免源表格被删除或移动后，造成本表数据丢失。另外还养成定期备份数据的习惯。

我们在日常工作中，要养成良好的表格操作习惯，同时也带动和影响周围的人养成良好的操作习惯，这样才会给你的工作带来便利。不良操作习惯不仅制约着我们自己的工作效率，同时也影响着一个团队或者组织内其他人员的工作效率。

这一部分的内容总结至此结束，可能有的人会想着多学一些函数、学VBA……在学这些之前，一定要养成良好的表格操作习惯，如果你的习惯养不成，表格输入不规范，哪怕你的函数学得再好，也无多大作用。所以不要好高骛远，一定要把基础打牢。

（未完待续）

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