如何有效地编制岗位说明书？

作者柠and檬 2014-07-24 22:37 708

岗位说明书（简称JD）：对招聘工作，对薪酬、绩效、人员任用及配置等方面都有指导意义，有利于上级了解下属的工作任务，理解自己的管理职责和权限，从而能有效地管理。有利于新的任职者尽快熟悉岗位工作；有利于发现职责交叉、空白或模糊不清的现象。

一、编制岗位说明书的依据：定岗定编

1、依据“定岗”。

岗位是组织架构中最基本的“细胞”，所有员工所做的工作也是基于所在岗位的要求而进行的。因此，岗位的工作要求和工作内容就成了制订JD的依据。

2、依据“定编”。

当岗位确定之后，岗位的编制情况就成了制订JD的次要依据。公司根据经营状况、公司规模、组织结构、人员配置等因素确定岗位的编制情况，以有效的完成工作。而每个岗位都离不开其他人员单独工作，因此，在JD中应体现编制对岗位的要求。

二、编制岗位说明书的责任者：岗位说明书是由HR或专家与对应岗位上级人员来完成，并经上级的上级批准生效。

三、岗位说明书包含内容：

岗位说明书重点有两大方面的内容，即岗位描述和任职资格，详细内容则可分为：岗位基本信息、岗位设置目的、岗位关系图、岗位职责、工作衔接关系、岗位权限、工作要求、任职资格、工作环境及所使用设备等。

要全面回答这些内容，可归结为对8个因素（6W1H1Q）的认识与理解：6W即责任人（WHO）、做什么（WHAT）、为谁做（WHOM）、何时（WHEN）、何地（WHERE）、为何做（WHY），1H即如何做（HOW），1Q即具备何种资格（QUALIFICATIONS）。

这8个因素的答案的获得，需要通过工作分析来达成，所以说岗位说明书的编制，重点工作是做好工作分析。

四、准备工作：

1、编制岗位说明书要做好宣传、培训工作：促使全员尤其是管理层认识该项工作的重要性，以便编制工作的顺利开展，也为促进岗位说明书在实际工作中的应用能够落实，而非摆设。

2、工作分析：信息收集：通过访谈法、调查问卷法、观察法三种常用方法收集信息。

3、整理汇编阶段

信息收集以后，由HR针对岗位说明书编制工具中的相关专业术语，对岗位说明书的规范性进行统一，并结合实际工作情况形成岗位说明书。

五、定期更新、完善岗位说明书

1、在招聘过程中的招聘职位说明书：主要包括岗位职责和任职条件等，这是职位说明书中的主要内容。

1）一般情况下，招聘职位说明书可以直接借用职位说明书中的内容。

2）对于初创或处在迅猛发展时期的公司，往往会根据领导的某个会议或临时想法，就可能突然冒出一些新职位需要招聘人才，这时，人力资源部就需要及时与领导或其他部门协商，该职位的职责、要求、条件和资格等，以及相关待遇、人数等，形成初步的职位说明书，进而指导招聘职位说明书的形成。

3）公司年初制定工作计划时我们会在年初制订工作计划，统一对全公司的职位说明书进行修改、完善、补充、新订等，平时就要求HR部门或其他部门负责人收集相关信息，主要包括随着公司组织结构、项目开展、职位职责变化、法规或客户要求变化等因素而应当完善相应职位说明书。这样，就能基本保证招聘职位说明书的完整性、准确性。

2、保持记录整理的习惯。

在人力资源平时的管理工作中，难免出现某些职位职责重叠或空缺的情况，或者某个会议纪要决定变更职责或资格，或者发现、听说某职位在工作中，出现低职高聘、高职低聘等情况，或者从不同渠道收集到用人部门领导或员工自己反映的职责、资格不匹配的情况。

对此，人力资源部门全体人员都有此职责，及时记录这些信息，向上级反映情况，批准后去修改和完善职位说明书，这种及时修改的方式应当常用，只有这样，才能让招聘职位说明书始终保持适用性。当然，这个习惯，各部门负责人和公司领导也应当养成，并及时提醒人力资源部完善。

3、发布前及时进行确认。

人力资源部收到用人部门经批准的招聘申请书时，及时与用人部门确认拟招聘职位的职责、资格是否有变化或增加内容等，如果有变化，是否需要领导审批，这样就保证了招聘说明书的最新颖性，同时，可以反过去修改和完善职位说明书。

4、平时多走动了解情况。

人力资源工作不应是办公室工作，而就是现场工作。我们只有经常与用人部门交流沟通，与某岗位的员工交谈，深入到他们的工作和业务流程中去，才能够了解到职位说明书中存在的细节问题，才能够了解到用人部门即将发生的某些事情或变化，才可能更客观的指导人力资源工作，这种主动性的工作方式我们是有相应要求的，而且要查看相关记录和询问相关人员，并最终从提出的修改意见情况来考核。

这样发动人力资源部每位同事的工作积极性，不但能够保证招聘职位说明书的完整性，还能够与各部门关系起到沟通和润滑的作用。

本文仅代表作者个人观点，不代表三茅网立场。如因内容、版权等产生的一切纠纷，将由作者本人承担。