估计很多人工作一段时间后,都会陷入这样的工作状态:计划好的事情一拖再拖,领导安排的任务不到最后一刻不着手准备,每天都疲于应对各种紧急事情……此时,他们的时间管理实际上已变得非常糟糕,这已直接影响了一个职场人的发展。
资深HR介绍了高效能人士时间管理的工具和实用操作技巧,从中挑选了几个易懂并马上可以操作的技巧介绍给大家。
法则:用65%-80%的时间处理重要但不紧急的工作
一天忙忙碌碌下来,许多职场人会发现,自己每天都像“救火队”一样被动地处理各种紧急的工作。一些无关紧要的工作占用了职场人太多的时间,而一些重要的但不紧急的事情却被束之高阁。
根据四象限法则,一个人的工作可以分为四种类型,一种是重要也很紧急的工作,第二种是重要但不紧急的工作,第三种是紧急但不重要工作,第四种是不重要也不紧急的工作。我们很多人往往把50%-60%的时间放在了处理紧急但不重要的工作上,而重要但不紧急的工作却用的时间很少。
下面是一个普通人和高效能人士时间安排的一个比较图。
高效能人士的时间安排是,把65%-80%的时间安排在重要但不紧急的工作,由于他们把大部分工作都提前统筹和规划好了,其余象限的工作自然而然就减少了。
第二象限重要但不紧急的工作包括问题的发掘与预防、持续学习、关于团队的建设、真正有效的授权、确定自己的个人使命、长期的职业生涯规划、个人使命等。
提高时间管理的四种技巧
要改变时间管理,马星介绍了很多实用的技巧,记者从中挑选了几个马上就可操作的方法,介绍给读者。
实用技巧1:6点优先工作制
要改变自己每天都像“救火队”一样的工作状态,首先要调整好自己的工作时间安排。把尽量多的时间用在重要但不紧急的工作上。
效率大师艾维利提出了“6点优先工作制”的方法。具体操作方法是每天早晨上班前,写下今天要做的全部事情;按事情的重要顺序,分别从“1”到“6”标出六件最重要的事情;每天一开始,全力以赴做标号为“1”的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴做标号为“2”的事情,以此类推。
艾维利认为,一般情况下,如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事,那么他一定是一位高效率人士。
实用技巧2:设定不被干扰的时间
很多职场人,往往会有这样的抱怨,每天似乎都很忙碌,一年到头作总结的时候,却发现自己一年似乎什么都没有做,一年都没啥进步。这些人每天就像陀螺似的在旋转,很少静下心来考虑考虑自己做的工作。
也有的人经常抱怨,在做一些重要工作时,因为时刻被别的事情被打断,而难以高质量的完成。
建议采用的方法是每天固定拿出一段时间来,可以是早上或晚上,为自己设定一段不被干扰的时间,一方面可以静下心来集中做一些工作;另一方面也可以静下心来自我反思并调整自己第二天的时间安排。
实用技巧3:20秒情绪控制
时间管理上,要克服拖沓症,还有很重要的一个方法就是要学会控制自己的情绪,对一些应该做的事情,应立即行动,快20秒。比如,周末是睡懒觉还是去参加论坛或讲座,这时候,就要提前20秒,快速作出积极的决定,而不是躺在那儿考虑半天就是不加行动。
而对一些需谨慎考量的事情,或情绪激动时的决定,就要三思而后行,慢20秒作出决定。
实用技巧4:设定小的TIMER
要改变拖沓的习惯,还可以尝试使用一个最简便的方法,就是在做某项工作时,为自己设定一个TIMER(时间),比如写一篇稿子或一篇汇报,为自己设定半个小时或一个小时,然后用倒计时的方式,开始工作,这样的训练,你会发现比平时做同样的工作,节省不少时间,原先写报告前的各种情绪预备工作等全部简化了,工作效率大大提高。
当然,改变时间管理的技巧还有很多,比如使用outlook里面的日历、目标分解法、下决心一次性把事情做好、利用碎片化时间、挑战“快文化”等。读者不妨先从以上几个容易着手的方法做起。
挑战自我舒适期 3个月达到养成期
据介绍,要改变一个人多年来的习惯,挑战自我的舒适期并不容易。很多人都难以坚持下来,一般而言,一个人改变习惯需要三个阶段。第一个阶段导入期,需要1-7天,人们改变习惯的行为是有意识的,但不自然;第二个阶段是适应期,一般需要7-21天,这时候人们的改变虽然还是有意识的,但已经很自然。第三个阶段是养成期,需要21-90天,这时候人们时间管理的行为已经变成是下意识的了,而且非常自然。
29楼 petrawayne
会时常叮嘱自己看看这篇文章,督促自己!
28楼 癫狂状态
学习吧
27楼 xiao薇
20秒情绪控制,我觉得我赖床的毛病好多了,睁开眼睛就决定是起还是不起,决不超过10秒,非常有用
26楼 樱桃小丸子8088
非常实用,多谢楼主
25楼 崇燕
学习了,谢谢!
24楼 letitia30
比较实用,学习了
23楼 Jmechang
非常受用!
22楼 猎手杰客
挑战自我舒适期!
21楼 蓝飞心
学习了,努力改变
20楼 Alice7758258
谢谢
19楼 易木紫
实用技巧很有用,从现在开始改变!
18楼 山东老徐
太有用了,谢谢
17楼 飘然juan
恩,有帮助,会去学习的
16楼 yueyue2012
学习了,希望能把我治好!
15楼 羽卒
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14楼 金洋娃娃
真是太有用了,我得尝试改变拖延症,时间拖延真是我的顽疾,我很烦恼。一种表现是起得早也会迟到,我把时间算得太精准,或是要求尽善尽美。另一种表现是写材料,不到最后完成不了,尤其喜欢夜间写,可时间长了影响正常休息及身体排毒。
真希望能获赠一本您签名的书籍哦。
谢谢分享!
13楼 BLUE1109311486
感谢分享
12楼 HR紫杨
感谢分享!
11楼 小丑鱼尼莫77
感谢 分享,学习了!
10楼 一月
很实用,谢谢!
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