从机制手段上防范

作者我在他乡更新于：2014-08-24 16:50 1140

内容来自 2014-08-28 打卡话题

　　我在东莞一家电子研发类企业做HR，入职2年来，就遇到过3名员工自离的情况，而且3次都是经过沟通面谈，商定了离职交接的时间，但没过几天他们就突然不来了的。公司有相关的离职制度，规定了离职前需要交接完工作，不能即刻申请即刻离职。出现这样的事情，对企业的运作也有很大的影响，有时候弄得部门里的工作都没办法正常开展。
　　各位老师们，我可以做些什么，来防止员工的突然自离呢？

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　　类似的实战经验我有体会，原来我所在的公司下属有工厂也经常发生员工说不来就不来的现象，当时也是比较麻烦的，所以据此情况我们采取了一系列防范措施，从机制手段上入手，一定程度上减少了一些自离现象，但也不是完全可以避免的，比如，有的员工没干多久，感觉工厂比较累，连工资也不要了就走了，更甚的是根本不和任何人说一下，别谈什么交接工作了。下面我把我当时的做法与大家分享一下。

　　1、规范离职流程。一是有辞职报告。办理离职要求员工提前递交辞职信，没有这一程序的一律不给办理相关手续，这也是从法律风险规避的角度着手。二是有交接签字。就是交接双方要在离职交接表上签字确认，方可办理后续手续。三是有审批程序。对于工作简单的只要主管签字认可就可以了，对于复杂一些的必须经过主管、人资、领导几级审批。四是有结算余款。一些员工离职时都有一些未结款项，没有前面的程序，就不能发放未清款项，这样可以一定程度上控制一下自离问题。

　　2、协调好各部门。无论是入职，还是离职，都是要各部门配合协作完成的，所以做好这项工作必须协调好各关卡。一是协调直属部门。本部门是掌握员工的第一责任，是最了解员工动向的，必须抓好他们对离职问题的有关工作，从源头上做好才行。二是协调安保部门。员工进出一般都要经过这一部门，对于没有正式审批的人员，不得随意离开，应从门禁方面设好关卡。三是协调招人部门。一般这一部门掌握员工的档案，对于离开与否都能第一时间掌握，由他们来检查离职手续齐全，并认可情况下，才能离办完离职，可以放人。

　　3、责任追究问题。对于哪级不按照规定办事的，应该有责任惩罚措施，不然这一现象是不能引起大家的重视，会给企业带来许多隐患。哪一环节没有审批、签字，就要追查处罚，让各部门都重视起来，把单纯人资问题变为全公司各部门的事情，齐抓共管才会真正地落实。一是追究相关办事人员责任。哪个部门都有具体承办离职的人员，如果发生在哪的问题，就应该追究其办事人员责任。二是追究相关主管人员责任。办理过程是由办事人员做的，并不意味着主管领导可以不管了，应该有相关领导责任，所以领导必须管好下级承办人员，因此也应负有责任。三是追究人资督办人员责任。虽然是各部门来办理前期相关手续，但最后还是要人资部门承办把关，这一方面是有责任对上一环节的监督作用，所以如果不能及时发现问题，也要追究其责任。

　　4、搞好在职培训。不要因为员工走了才想起这类事，应该在员工入职后，就要经常进行相关离职方面的培训，让大家明白程序，从思想上认识到，并自觉按照流程办理。一是部门经常抓。对于用人部门，特别是主管领导一定要经常来抓这方面的事，只有经常讲经常做，大家的认识也就提高了，也会减少自离问题的发生。二是公司阶段讲。对于培训部门要不定期的开展相关培训，对于新入职的一定要搞好，要深入，这样工作以后才知道规矩是什么，才会按照要求去办。三是定期重复查。人资部门要定期对各部门进行相关跟踪检查，许多事只有认真抓才会见成效，所以查一查才能促提高。