制度解决，合理配额

作者牛顿Apple2... 更新于：2014-09-09 22:42 1017

内容来自 2014-09-10 打卡话题

　　我目前就职上海一家高新技术企业，公司成立于2010年，目前大概20人。员工多为刚毕业不久的年轻人，很多缺乏最起码的职业素养，公司购买的纸巾、钉书机、计算器、剪刀、笔等等这些办公用品，隔三岔五就要失踪一些，很明显是被员工们偷偷带回家去了。
　　现在老板也为这个事情发了火，起因是由于纸巾异常消耗，所以公司规定员工使用纸巾，必须向行政签字申领。结果就陆续出现很多员工桌上的纸巾经过一晚上突然消失的情况。今天员工就在公司QQ群里讨论这种事情。老板就把我叫到办公室去，让我给出处理意见。
　　这种现象对公司也没有造成什么实质性的损失，但是影响恶劣，我该如何做呢？

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案例问题分析：

高新技术企业，成立于10年，目前约20人；
员工多位刚毕业不久的年轻人，占有欲强，没什么公私区分概念；
经常占有公司的一些日常耗用品，如纸巾，办公工具。公司耗费大，老板有意见。
没实质性损失但是影响不好，老板让其出意见解决。

个人观点：物虽小，但是毕竟属于公司财产，个人不能随意占有或恣意浪费，形成的影响非常不好，如不处理，后果恶化会日益严重，且“小物品”的定义会上升到“大物品”大的公司财产，会非常难以控制，如不妥善处理会影响到公司的企业文化。

个人建议：

先草拟公司办公用品申请和使用制度：明确规范公司日常日用办公消耗品和生活日常品的使用进行申请／申领登记制度，通过制度来规范和约束使用行为，避免资源不必要的浪费和杜绝一切“”小偷小摸”行为；
确定合理的使用配额：可根据过往的正常的人均消费数据和使用消耗频率及周期，确定人均每月的合理使用配额，定期按配额规定发放到个人，规定使用期限内消耗完，自己出钱购买或向节约的同事私下借用，下个发放期再归还。eg规定每人每月纸巾和笔合理使用额度。每月初让人配发，如每人每月两支笔、两盒纸巾，用完自行购买或自行向他人调借解决。
公司发展的很大，人数很多，可以通过建立部门做行政办公用品资源配额预算，每个部门自己做本部门的消耗品预算，公司具体的使用数量和用途进行审核，审核通过后，就配发给部门，由各部门自行进行管控，即给予积极性又可以达成管控的目的。
建立登记制度：将订书机、计算器、剪刀视为个人入职时领用的个人资产，需要登记的，离职时需要退还的，如果破坏了，需要自行赔偿的。公司人员不是特别多，约20人左右，所以登记的工作量不是特别大。
超额需特别申请。有些因项目或任务原因而需要超额资源配备的，可以提前做超额申请。