车辆管理支招

作者 Jackolwi... 2014-09-09 14:12 533

内容来自 2014-09-09 打卡话题

　　我在北京的一家机械制造业外企公司工作，企业有100人。在公司两年以来，我都想解决一个问题，但至今仍没有较好的方法。
　　事情是这样的：我们公司大部分同事都在异地，有几位员工的报销比较夸张，每月的汽油票大概在6000元左右，还有2000左右的打车票。之前我们是只需提供发票，经理签字就给报销，后来针对这几位同事，对报销制度进行了修改，需要提供里程数，及往返的明细，才能安排报销。但新制度实行以后，又出现各种新问题，比如有人报开车到机场40公里，将车放在机场的停车场两天，一天的停车费在100元左右，像这种情况特别的多。
　　像上述的事情还是占少数，总是那几个人，但是这几个人的行为无疑是带了一个非常坏的头，所以希望大家能够给我些更好的处理意见，谢谢！

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我，经历过类似的情况。

结合案例，我们不难发现，制造企业，人员少，初步判断，外地的大部分同事应该是销售部门的人员居多。针对案例中现象，建议如下：
1、制定标准：（1）公司配备的公用车辆以及私车公用情况，关于油费、过路过桥费、车辆维修保养、年检等费用，分门别类列出标准；（2）制定严格的行车里程记录规定，包括详细记录用车人、用车时间、用车事由、出发地、目的地，出发时间、返回时间、出发时里程数、返回时里程数等一一记录清楚，月底报销时对行车表进行拍照取证，一旦发现违规或弄虚作假，进行严厉处罚，费用由用车部门或个人全部自行承担，并进行额外罚款。因为私自报假账，侵吞公司财产，依据法律，根据数额不等，可以依法追究法律责任。
2、财务审核部门切实负起责任：财务部门作为公司账务、财务、资金、税务等管理部门，必须专业，否则将是不称职，如因个人专业不过关、职业操守等问题，不负责任、把关不严，出现问题，一律严惩不贷，处罚力度要大。尤其针对案例中提到的每月6000元的油票，结合油票打印时间、车辆的油耗，一算便知真假。如果不能审出问题，只能说明车辆管理部门、财务部门缺乏最基本的常识，如果处罚，首选应该拿不专业的车辆管部门开刀。另外，针对大额的打车费用，一律说明原因，在什么情况下？为什么打车？出租车司机电话是多少？车牌号是多少？一一提供，核实无误后，据实报销，否则属于弄虚作假。同时制定先关制度，什么情况下允许打车？什么情况下不允许打车？
3、加强员工福利，比如车补、交通补助等，鼓励员工私车公用，提高员工出差时的相关补助和食宿标准。
最后，制度制定后要严格执行。

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