合理控制加班必须解决两个关键问题:加班费是否逢加班单必计算?什么情况可以无需支付加班费?
首先,根据 《劳动法》第44条规定,平时超出工作时间的加点工作和法定节日的加班工作应当按照加班时间支付加班费,但是休息日加班的,用人单位优先给予调休,不能安排调休的应当支付加班费。
其次,用人单位应当通过内部管理制度,明确 “加班”概念。加班通常可以分为两种,一种为用人单位指定加班,一种为员工自觉加班。对于用人单位指定加班,内部规章制度应对可以加班的情形和加班的审批手续进行规定,只有符合加班条件并经相应负责人批准的加班才可以认定为加班,作为计算加班工资的依据。员工因自己原因未在工作时间内完成工作,下班后主动补齐工作;或到下班时间后未离开工作岗位,做自己的事情;或未受领导安排主动多劳动等类似情况,不属于用人单位指定加班的情形,且未经负责人批准,因此不属于法律意义上的加班。
再其次,加班可以由用人单位安排,也可以由员工提出申请。实行OA(自动化办公)或其他无纸化办公系统的,可以要求员工在系统中提出加班申请,由部门负责人作出审批,并提交人力资源部备案后方可认定为加班。此类管理方法不易伪造,便于统计和记录。如果加班采用纸质申请表格,应由部门负责人审批后直接交由人力资源部备案。同时,审批与备案程序必不可少,以此为加班增加程序限制,同时避免任意加班和消极怠工的可能。
最后,经劳动行政部门批准执行不定时工作制的岗位可以不支付加班费,对特殊岗位的特殊工作者可以通过申报特殊工时制的途径降低加班成本。
除了以上几种管理与控制加班成本的方法外,还可通过加强员工的绩效考核力度,安排合理适当的工作定额与绩效目标,提高员工的工作效率,并用严密的管理制度将加班原则、加班流程、加班费计发、调休等以文本形式固定并公示,降低管理难度。