推荐请示汇报，不是件简单的事儿

作者曹敬莉更新于：2014-12-12 10:24 11493

文/黄杰婷

总编的话：本文刊登于《人力资源》2014年12月刊活法栏目，欢迎大家点评！也希望各位HR朋友为本刊投稿。投稿邮箱：hrmo@chinahrmo.com

在实际工作中，下属对上司请示汇报往往无所适从。在快消品牌任职销售经理的Lily，对如何跟顶头上司汇报工作苦恼不已。市场多变，需要跟上司商议的事情颇多，可是上司是大区经理，经常出差巡区，即使在办公室也有不同区域经理前来沟通工作，很难约见；即使见到面，沟通时间短，情况还没充分反映，上司就责难：“这么重要的情况，为何现在才汇报？”“这个问题，你应该先请示再处理的。”

在保险公司做行政主管的Susan每天也是过得提心吊胆，老板是一个完美主义者，交待下来的事情，Susan认为自己已经主动、高效地完成了，可老板却觉得不合心意：“你就不能让我省心一点吗？你没理解我的想法，这不是我想要的结果。”逐渐Susan变得谨小慎微，老板不叫，宁可不做，老板不说，不肯多做。可老板却越发不满，觉得Susan工作不主动，让人操心。

下对上的沟通从来就是职场人每天都要面对的工作节点。职场菜鸟战战兢兢，不知从何入手；年资稍长的人面对不同的上司、不同的状况，也需要多加斟酌，未必都能得心应手。

我们最好要先去理解上司需要怎样的下属，学会怎么去适应他们，做好沟通。上司希望得到下属的尊重，保持沟通，使上司不是最后一个知道情况的；上司希望下属理解他，能听懂他的语言，特别是话中话；上司希望下属应主动工作，积极配合，有独立的工作能力，也愿意帮助团队成员；上司欣赏有责任感，敢于承担的下属。上下级通过不断的磨合，双方能逐步缔结信任的关系；通过艰苦的项目协同作战，双方能不断积累“战友”的情感。在信任关系的基础上，双方的沟通机制才会逐渐变得顺畅，达成默契。

请示汇报，首先要恰当把握时机。如果问题复杂，需要做出谨慎选择的事情，最好选取上司较为空闲、情绪冷静、心情轻松的时候。如果反映问题或意见，最好是一对一，不要在公开场合张口就说。新发现、市场变动、竞争对手情况、重大事项，应在事前汇报，第一时间请示；老板交待的事情，一定不能忘了及时反馈，哪怕没完成；执行中的项目，也需要定期做过程汇报；工作整体完成后，要及时做结项汇报，上司往往最想知道的是工作成果和经验分享，而下属往往最想倾诉的是工作努力和付出的过程，因此下属汇报工作时，不妨先说结果，然后简述工作要点和心得，如上司追问细节，再把过程娓娓道来。千万不要流水账般自顾自说，结果还没说完，上司已经无兴趣听下去。

【员工晒经验】

广告公司的项目主管Betty正在忙一个大客户项目，上司刚好有空，问她项目进展的情况，Betty可算逮到机会了，一股脑地跟上司吐苦水，说客户如何刁难、供应商如何难以配合，搞得自己每天都加班到很晚。上司听得皱眉头了，Betty还继续抱怨项目时间如何紧。上司终于忍不住了，一句话挡回去：“大家都很忙，做这行加班是家常便饭，我还有电话会议，就这样吧。”Betty只顾着说过程，却忘了最重要的事情——向上司要人手去配合完成项目。如果她在上司皱眉头的时候，及时发现，调整话题，就不会失掉了向上司争取资源的机会了。

请示汇报更要注意沟通的技巧，注意沟通场合的气氛，关注上司的情绪变化。事先做好笔记提要，有主题有中心，一事一议，语言简明扼要，切忌词不达意，把领导说急；领导提出意见，不妨虚心接受，不可一再和领导辩驳。如果反映问题和意见，最好带着解决问题的想法和方案，和上司共同探讨，最好让上司做选择题，而不是填空题。不要问“领导，你看这件事该怎么办”，而要主动说“领导，考虑了两个解决方案，您看哪个比较好”。上司统管全局，他需要从宏观的角度去考虑和协调问题，有时下属可能不会完全明白，我们应该在阐述完自己的意见之后给上司思考和决策的时间和空间。即使上司不愿采纳你的建议，也应该感谢上司倾听你的意见和建议，让上司感觉到你对工作的热诚和思考能力。上司做决策前询问下属意见的时候，要多角度分析利弊，概括了解到各方面的可行性；上司一旦做出决策，下属要明确其想法的目的，列出要点，确认和领导想法一致后，再去施行。上司要的高效，是要在保证效果的前提下，还要有效率。

Rachel是一家游戏公司的HR，最近公司流失率上升，影响到游戏开发进度，老总忧心不已，召集各部门开会汇报情况，其他部门都在抱怨新员工难以上手、老员工积极性不高，Rachel则准备了提高现有常规福利和员工自选弹性福利两套方案，建议公司做出员工保留决策，提高员工福利待遇。在汇报时，Rachel从容地分析了游戏公司年轻员工多的特点，继而对两套方案的利弊、市场同行的操作、操作成本做了简要的数据展示。老总在两者之间很快就做出了决策。在施行过程中，Rachel还注意收集员工对自选弹性福利的反响，及时反馈给管理层，持续改进，员工的流失率因此逐步下降，员工队伍保持平稳。

请示汇报还要把握沟通的方式。对项目执行详细的过程分析或结项汇报，可以采取书面报告；简要的情况变化反映或请示，可以口头或者SMS沟通；需要附带资料说明的事项，最好采取邮件汇报。一对一的沟通，口头请示或汇报效率更高；一对多的沟通，最好先口头跟上司或决策者进行沟通后，再进行书面沟通。对于比较重要的事项，书面的请示和回复会更为保险。阅读型的上司喜欢书面汇报，深思熟虑；互动型的上司则乐意面对面沟通，讲究效率。

Seven任职于金融企业的运营部门，政策变动对该企业的运作影响较大，某日一项地方性金融政策出台后，影响到日常操作流程的修改，Seven收集到信息后，和风险部门进行评估后，修改了操作流程。发布前需要领导审核，Seven通过邮件把请示，连同政策资料等发到分管老总的邮箱，却迟迟得不到回复。Seven一周后见到老总时，问到此事，老总漠然地说：“我不清楚这件事的来龙去脉，怎么可以轻易做出批示？”Seven方恍然大悟，自己遗漏了发送邮件前和老总进行面对面的沟通，进而说明政策影响和流程修改的情况。由此可见，口头沟通是实际操作中必不可少的步骤。

作为下属，敢于担当，敢于作为，敢于为上司排忧解难，才会得到信任。如果凡事被动等待，消极应对，不反馈不汇报，擅自行动，则容易给上司留下坏印象，遭弃用。人在职场，切要重视请示与汇报，因为这是和上司沟通的主要渠道。若然每次事先做足准备，把请示和汇报做到得体到位，上司对你的认同就会逐步加深，你在日后的工作中就可不断积累信任的资本，打造出职业发展的通途。

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