推荐 HR的小资生活（十）——年度总结怎么写？

    很快到年底了，按惯例，L.F公司要进行员工述职。

    虽然是员工述职，但是R喜欢创新，Kim也在潜移默化中爱上了创新。

    怎么来完成这次年度述职呢？

    首先，在公司平台发出通知，要求全体员工在几月几号前进行个人总结，并提交个人年度总结。

    Chris首先跑过来问Kim，“Kim，我刚到培训部，年度总结要怎么写啊？”

    Kim说：“  Chris，你今年在生产部工作了几个月？在培训部工作了几个月？”

    Chris：“生产部10个月，培训部2个月。”

    Kim接着又问：“你在生产部主要做哪些工作事项？在培训部主要做了哪些工作呢？”

    Chris：“嗯，生产部啊，我想一下啊，每天早上上班进行例行检查，做好工作准备，评比5S，然后，召开小组晨会，总结昨天的工作情况，安排布置今天的工作任务，还有，如果任务量过大，大家能否完成，也要进行例行询问。然后，就是以配合组员们完成各自的工作，她们遇到问题的时候，我会给予辅导和分析，直至她们掌握并解决问题；遇到操作过程中数据库障碍，我会亲自动手帮她们重新上传资料，或者找IT部的高手来帮忙解决。然后，在巡检的过程中，我会关注每个组员的工作状态，和她的每小时录入速度。想办法提高我们全组的工作成绩。然后下班时候整理组员们的生产情况，检查她们提交的数据库完成情况及质量，然后形成QA报表和产能报表并提交生产部存档，基本上每天都是这样的啦！哦，对啦，还有晚上要陪她们谈心啊，搞活动啊，尤其是刚分配到我们组的新成员，还要带她们熟悉周围的环境，陪她们逛街啊等等的。”

    “那你在培训部的这2个月内？” Kim沉思了一下，接着又问。

    “在培训部的2个月啊？……”Chris沉思着，“好象事情挺多的，不比我在生产部少啊，我想想，编制培训计划、发布培训通知、安排布置课室、组织人员培训签到、然后，有时候是Kim姐你讲课，我学习，有时候是我自己讲课，学以至用，将你平时给我们讲的内容拼命地用于员工培训中。比如说，你上次教我们的那个切菜的手势，我在给第56班的新学员讲课的时候就运用了耶！还有，培训完后，发培训评估表，统计培训满意度，然后，提交改进计划。啊，还有，还有，我们学会了自己做教材！我参与了《沟通技巧》的教材编写。嗯，还有，我组织了6次活动，并且安排企化小组成员在公司小卖部值班。好象就这么多呀！”

    Chris亮晶晶的眼睛看着Kim，兴奋地说着。

    “你说的很好！那么现在，你拿枝笔，把你刚才说的几点详细地记录下来吧！”Kim说。

    想了想，Kim又对Chris说：“这个问题，我想不止是你有，还有Anna和Baey应该都遇到了。这样吧，我们今天下午就增加一小时的培训内容，就叫《年度总结如何写？》你看呢？你马上通知Anna和Baey，今天下午17：00-18：00，咱们部门内部培训，就讲讲如何写年度总结。”

    Chris高兴地答应了。

    每个公司到了年底，基本都要求要写年度工作总结，有些公司甚至会将它列为员工加薪、升级、考核的一部分。为什么要写年度工作总结呢？百度百科有一个词条，对“工作总结”做了很好的解释：

    工作总结——Job Summary/Work Summary：工作总结就是把一个时间段的工作进行一次全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究，并分析成绩的不足，从而得出引以为戒的经验。总结是应用写作的一种，是对已经做过的工作进行理性的思考。总结与计划是相辅相成的，要以工作计划为依据，订计划总是在总结经验的基础上进行的。其间有一条规律：计划——实践——总结——再计划——再实践——再总结。对工作进行总结，是对自己劳动成果的尊重，是对自己负责的表现。

    结合PDCA，培训部的四大美女，坐在培训室，展开了辩论与学习。虽然Kim是主讲老师，但是这个课题的目的，是想让三位年轻的新人尽快掌握和了解“年度工作总结”是什么？要怎么写？怎么写才能出彩？

    总结是应用文的一种。其实是一种比较固定格式的文书。除开标题的设置有一定的要求外，总结的正文部分也是有一些格式可以参考的。总结的正文一般分为开头、主体、结尾三个部分，而这个正文的布局有几种常用的手法：总——分；总——分——总。

    正文的开篇很重要。

    比如说这次R要求全部人员的年度工作总结要有所创新，那么，开头的引言部分，我们可以概述本年度的工作情况，也可以不一定以工作为引言，而改为引为自己喜欢的一句格言或者一段话。而且呈现格式，我们可以采用WORD，也可以采用PPT。

    Chris、Anna和Baey各自提笔开始撰写《年度工作总结》的开篇呈词。写完后，大家分享。

    Chris：XXXX年，是一个充满机遇、充满挑战的年度，在这一年里，我从生产部组长升职到培训部担任主管，对我个人而言，是我职业生涯中的重要转折点。我感觉到工作向我开放了另外一扇门！回顾XXXX年，我总结如下：……

    Anna：早起的鸟儿有虫吃。XXXX年，我就是这只早起的鸟儿，赶上了好的机会，我终于调到了我喜欢的培训岗位，在这里，我可以更好地将我在生产部的经验无私地传授给其他同事和新来的同事，XXXX年，是我的幸运年！我将以XXXX年为起点，为公司为同事也为自己更加努力，奉献更多！

    Baey：XXXX年即将过去，我来公司已有五个多月，这是我从学校毕业第一次踏上工作岗位。作为一名新员工，非常感谢公司提供给我一个非常好的成长的平台，让我在工作中不断的学习，不断的进步，慢慢的提升自身的素质和才能。回首过去的五个多月，公司陪伴我走过人生很重要的一个阶段，使我懂得了很多。在此我向公司的领导和我的老师以及同事表示最衷心的感谢，有你们的协助才能使我在工作中得心应手，也因有你们的帮助，才能令我在公司的发展上一个台阶。

    “写得很好呀！我觉得都不错！大家想想，怎样才能更有特色呢？更吸引别人一看你的工作总结就想往下读呢？”Kim是一个耐心的好老师，她引导大家继续拓展思维。然后，才把在网络上找到的参考资料分发给她们，然后，就总结常见的几种开头进行讲述：

   1、概述式开头

   2、论证式开头

   3、结论式开头

   4、提问式开头

   5、对比式开头

   6、提示式开头

     在每一种开头形式的讲述中，Kim 都会引导三位新人进行一次尝试性的写作，然后，总结：“总的来说：总结的开头部分，主要是以简洁的文字来表述，你要写的是什么时间的总结，在这个时间段里，你的工作感觉、你的工作依据、指导思想、以及和工作相关的业绩评价等。”完成对总结的开头部分的写法进行了一个总述，接下来还是按照惯例，给参加培训的她们每人布置一个作业：“今天晚上，大家回去后完成至少三种以上“年度工作总结”的开头，明天交给我，然后，选择你最喜欢的一篇，读给大家听，并说说你喜欢它的原因。”

    接下来，我们讲正文的主体内容。主体内容在写作时要注意些什么呢？

    Chris说：“我好象没什么可写的呀？”

    Anna说：“我容易写成流水帐。”

    Baey说：“我抓不住重点，啥都想写，可是好象啥都写不出来。”

    三个女孩七嘴八舌地说着。

    Kim慢条斯理地讲：“别着急。我们今天主要就是要解决这个问题，对吧！总结的主体部分，内容必须要包括和你的工作岗位匹配的要素，可以你在这一岗位上取得的成绩，也可以是你觉得优秀的值得大家学习的做法和经验，也可以是你认为自己需要改进的地方，也可以是你的教训，还有你今后的打算等。这个部分是我们这次年度工作总结想出彩的主要亮点部分，所以篇幅大、内容多，而且要特别注意层次分明、条理清楚。”

    Chris问：“那么，我们要怎样呈现这部分的内容呢？”

    Kim把她开始说的内容，投影到投影幕上，然后，一项一项地分解：

    生产部的组长职责是什么，主要负责些什么工作，这些工作事项的频次是多长？

    然后，在每一项工作中间，Chris觉得自己有哪些优点可以继续发挥、有哪些缺点需要改进？

    有哪些事项取得明显的成绩，如班组的产能提升了多少，QA品检质量呈现什么趋势？组员方面的满意度和组员的成长方面取得了哪些成绩？

    在培训部的工作，就要以数据和图表的方式来呈现了！组织了多少次培训，培训的满意度趋势分析表，培训的员工考试成长曲线分析，培训的有效性以及对生产的帮助等等。

    大家认真地听着，并快速地记录到自己的笔记本里。

    其实工作总结做什么呢？写什么呢，怎么写呢？就是两点主要的：工作回顾、经验总结。详细地叙述工作任务、完成的步骤、采取的措施、取得的结果、存在的问题。步骤方面，越细致越好，越详细具体越好，而且在描述结果的时候，尽量地生动、形象，让人如同重新回到工作场景。同理，经验和教训的提炼及总结，可以是从具体事例中提出并展开，但是有对应的论点、有论据，有血有肉，鲜明生动，确实能给人以启发和教益。

    Kim喜欢的方式，喜欢采用三段式，总结，分述，再总结。总结写多了，总觉得都写成疲劳了，而且格式化的没有一点创意。觉得要找出创新点，真的是一件很困难的事情。然后，Kim又特别欣赏《易经》上说的:“一生三,三生九,九生万物”，所以，在内容呈现中，Kim习惯性地以“一，二，三……”来展开总结，然后，“一”下面，又罗列细化出来“1，2，3，4，5……”，这样层次化、结构化的阐述，感觉更清晰。

    听完基本理论，马上就进入实操环节，明天，Chris她们三个人，会交给我们一份怎样的《年度工作总结》呢？期待中……