推荐人力资源专员怎样上手（上）—新手到熟手的过程及注意事项

作者作家张明辉更新于：2015-04-07 10:12 18129

把一个基本不懂业务的新手培养为熟手的过程，包括：熟悉情况、交代简单工作任务、对照职位说明书、工作方式、流程规范、常犯差错、提高方法、专员的目标。

一、什么叫上手？

当人力资源部出现职位空缺，比如需要人力资源专员，可通过内外部招聘进行补员，使人员尽早到位。

我们把实习生、应届生、相关工作经验少于一年的新员工，统称为HR 新手；考勤员、人事助理、招聘专员等，统称为人力资源专员。

人力资源部现有的副经理、主管、专员(熟手)，都有自己的职责，能够得心应手地处理业务，独当一面。现在，来了个新手，作为人力资源部经理(有时由直接主管考虑) 应该如何安排新手的工作呢？把一个基本不懂业务的新手培养成熟手的过程，叫上手。

二、上手1：熟悉情况

新员工报到入职当天，先由人力资源部按照正常流程办理入职手续。可能包括：提交核对身份证、相关证件，签订劳动合同，领取门禁卡(饭卡)、员工牌，开通公司邮箱、办公系统OA 账号，办理工资卡，发放员工手册、电脑、必要的办公用品等。可通过邮箱发放通讯录，请新员工去OA 下载并自学公司规章制度、财务报销流程等，还可以直接把职位说明书发给他。

然后，人力资源部经理(或直接主管)找新员工谈话。除了表示欢迎，还要交代他尽快熟悉情况，包括公司、本部门、本岗位的情况。

熟悉情况包含以下几种意思。

第一种意思，熟悉办公环境。包括吃饭的地方(自办食堂，外包的餐厅，周边的小餐馆，外卖等)在哪里，洗手间在哪里，打印机在哪里，开水房(饮水机)在哪里，自己的工位在哪里，其他办公室的布局等。

第二种意思，熟悉人头。一是了解组织架构，二是看通讯录，三是对照通讯录上的人名，通过电话、邮件、QQ 等在工作接触中与其熟悉起来，能尽快将名字与他的信息(部门，职务，工作范围)、长相等对应起来。

第三种意思，熟悉公司规章制度。包括上下班时间，迟到早退的扣罚，打卡考勤的规定，请假规定等。第四种意思，熟悉工作情况。一是前任移交的工作，包括资料、流程的熟悉；二是本岗位的职责，汇报关系；三是工作周报、月报的交代。

规范的离职移交，应该有待办事项；或者直接主管从现有工作中剥离、罗列的事项。这些事项，一般都是具体的任务，对熟手来说不难，但对新手来说，这些待办事项、罗列事项，正是入门的开篇，也是试用期、实习期的基本考验。

一般来说，谈话结束后，在一周内，HR 新手就应去OA 下载各种制度文件，在短时间内，对公司、部门的情况有个大致的了解。

三、上手2：简单工作任务

这时，新手会在直接主管的指导、监督下，开始对照遗留的待办事项，或新罗列的工作事项，逐条去尝试完成。

直接主管最有可能先向新手下达简单的工作任务。这些任务会是什么呢？可能包括：社保办理、公积金办理、考勤统计、人才网站招聘职位日刷新、电话邮件通知面试、面试接待(收发应聘登记表，引导，倒茶水，发公司宣传资料等)、档案整理、通讯录更新、劳动合同签订、培训课程组织电话邮件通知、培训现场协助(准备茶水、白板、水笔、音控设备、投影仪、开门钥匙，组织签到，发餐券等)、招聘现场协助(拿易拉宝，在展位摆摊收简历，旁听)、维护人员信息库。

面对这些任务，积极、上进、肯干的新手，会忙得不亦乐乎，并在与同事接触的过程中相互熟悉起来；而消极、不上进、混日子的新手，会忙得晕头转向、没有方寸，并心生抱怨。

四、上手3：对照职位说明书

这时候，我们如果把新手的职位说明书拿出来对照，会发现：这些琐碎具体的事项，在职位说明书里，被归纳得很简单。而实际展开后，对新手来说，一个职责，却对应着不少具体的需花时间、耗精力的工作任务。

职位说明书由不少信息模块组成。其中，一个信息模块叫职能设置，一般只有一句话：通过……做……用以达到……(目的)。另有一个模块叫工作职责，一般列出5～8 条。每一个职责都是由“动词+宾语”组成的。如：①办理保险、公积金；②协助招聘；③协助、参与培训实施；④办理劳动合同签订；⑤统计考勤数据；⑥维护人员信息库；⑦完成领导交办的其他临时任务。

同时，在每个提炼出来的动宾结构后面，有具体的事项，如：办理社保、公积金：根据人事月报的人员进出情况，及时、准确地办理员工的社保及公积金缴纳、停缴、调整，确保员工的合法权益。

这时，动词“办理”“协助”“参与”“维护”等，就体现了人力资源专员(助理) 的职位层级和工作含金量。因为，在人力资源主管的职位说明书中，描述其工作职责的动词，更多是：编制、拟定、审核、分析等；而人力资源部经理(副经理)的职位说明书中，描述其工作职责的动词，更多是：审核、协调、监督、指导、规划等。

五、上手4：工作方式

这时，人力资源专员的工作，更多是现场处理。这里所说的“现场”，可能是人力资源与社会保障局的办事窗口；可能是社保中心、公积金中心的办事大厅(现在网上也可以申报，拿着材料去盖章)；可能是人才市场摊位，高校的招聘会、宣讲会，公司内部的会议室、接待室；可能是公司内部的培训教室，外租的酒店会议室；还可能是前台(导出门禁打卡数据，记录迟到、早退情况)。

人力资源专员的工作，还包括通过电话、邮件、QQ 等，完成各类通知、联系(联系制作横幅等)。

在工作中，主要涉及的办公软件、硬件有：Word ，因为要写名单、发通知、填签到表；打印机、复印机，应能熟练使用；Excel ，用于简单的计算，主要是简单统计；PPT ，使用较少，用于与培训、招聘相关的简单的字、图的制作与展示。

总之，HR 新手的工作，可以概括为：办事，跑腿，打电话，录数据，做表单。

[未完待续]

——选自张明辉新书《人力资源管理从入门到精通》，清华大学出版社，2015年2月版。

作者简介：

张明辉，绩效管理专家，毕业于浙江大学，现任杭州考典信息科技有限公司总经理。2002年起，在大中型企业、上市公司等担任过：薪酬与绩效主管、人力资源部经理、人力资源总监等职务。出版著作：经管畅销书《人力资源总监绩效管理笔记》（第4次印刷）、《从零开始学绩效指标设计》(第2次印刷)、《资深人力资源总监教你做薪酬-操作实务与设计技巧》（第4次印刷）。新书《人力资源管理从入门到精通》（清华大学出版社2015年2月版）已经出版上架，各大实体店、网店均有销售。

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