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六、上手5:流程规范
怎样才能做好工作,尽快胜任岗位?会出怎样的状况、差错,导致工作频繁延误?
从知识、技能、态度来看,知识不在于全面,而在于能转化为实务操作技巧。对于HR 新手来说,光看职位说明书是没有用的,而是要通过具体的工作事项办理,提炼出“工作流程”。有的公司,在ISO 体系、有作业指导书,这就是对工作步骤的细分,明确了员工什么时间、做什么事情、投入什么、如何加工、产出什么。
人力资源专员,也要有这种“投入—加工—产出”的概念。每做一件事情之前,都要想一想:依据(法规政策,公司内部规章制度)是什么,需要准备哪些材料、是否齐全,相关领导、岗位人员是否签字确认(投入);是根据明确的书面规定操作的,还是自己的主观设想(加工);这项工作要提交给谁,在什么时间提交(产出)。
七、上手6:常犯差错
我们在培养新手的过程中发现,新手常会犯差错,或导致延误。分析原因,有多种可能:
①对自我检验环节投入不够,没有完全掌握相关的法规政策、公司规章制度条款;
②被动或主动的信息不对称,对公司最新的通知制度、人事报表等没有关注;
③统计、计算不熟练,缺乏检查、复核意识;
④对定期的时限或不定期的专项时间节点,没有紧迫感,没有在笔记本上作记录,并刻在脑中、印在心里;
⑤不知道下道工序也有时限要求,本道工序提交延迟,会影响下道工序和整个工作流程的贯穿;
⑥不知道工作差错和延误,会被客户投诉、责骂,会造成经济损失;
⑦不知道姓名、职务,写错了会引起领导、经理、员工的不满。
八、上手7:如何提高
上述技能,实际上还是最基础的操作技能,只要用心做、用心学,经过几个月的接触,是可以掌握的,关键还是意识和态度。
新手理解、领会上级的意图的能力是欠缺的。如果新手在这方面做得好,一般上级、同事会评价:悟性高,灵活。
所以,直接主管在布置任务时,要把意图讲解、交代清楚,并向其确认:我刚才提到的事情、任务,你再重复下,有没有问题?新手也要在领任务时,多问一句:领导(主管),您刚才交代的任务,我理解是这样的,对吗?这就可以在源头上避免方向上的偏差。
上级也应尽可能地把相关依据打包给新手,包括如何检查的技巧,多提醒他,告诉他,提交时先自己检查一遍。
任务提交时,直接主管要有心理准备:新手刚开始做的表单、名单统计等,多少都是有差错的,这时候,要把发现的差错圈出来,并加以批注,要把新手找来,面对面地指导他:有哪些差错,怎么修正。还要问他当时怎么没想到,今后如何避免。虚心的新手,会把主管的这些工作指导意见记在笔记本上,回去细细琢磨。一般2~3次后,对于这些低级错误,新手就会牢记在心并尽量避免。
有些工作如筛选简历、做表、录数据、打电话等,主管可以亲自示范。这就是手把手的培训或叫在职指导。对新手来说,如果能碰到这样的上级,是职业生涯中的幸事。
关于延误,有些是自身性格拖沓导致的,有些是操作技巧差、工作量大、工作处理效率低导致的,也有的是别的同事、部门员工刁难、不配合导致的。这时候,上级就要在工作开展的过程中提前发现、纠正、控制。不要等到事情已经超时间了,再粗暴地责问。上级有责任去协调新手不能控制的事情,这就是资源支持。
为了使新手更有计划性和目标感,直接主管可通过工作周报的方式予以锻炼、强化:本周完成了哪些,还有哪些没有完成(原因是什么),下周计划要做哪些。当然也有计划外的任务临时出现,需考虑周全。
对于每日的工作,可指导新手,在上班后的半小时内,把今天要做的事情写在纸上,做完一件划掉一件,下班前半小时对照下。当然,新手自己要努力的话,可以提早半小时来公司上班,晚半小时下班。尤其在试用期三个月,这样做有好处:可给上级、同事留下努力、不计较、勤奋好学的印象;自己也可以成长得更快。
甚至,在晚上或周末时,也可以做些额外的工作。现在的工作节奏快,新手没有在额外时间投入准备,在8小时内把事情做完,有时是不现实的;而经过阶段性的工作历练,在工作中学习,熟手是可以在8小时内把工作基本做完的。
九、人力资源专员的目标
人力资源专员的入门,实际是写给HR 新手看的,目标是让新手成为熟手。及时性、准确性、效率、态度,就是评价衡量从新手到熟手的指标。
接下来,我们假定HR 新手是细分的人事专员。那么,我们就应明确:他的岗位职责是什么?对应的工作任务有哪些?怎么处理这些任务?常犯的错误是什么?如何提高?
职业发展是分阶段的,刚参加工作的专员、主管、副经理、经理、总监等,每个阶段都有不同的困惑。然而,有些人可以顺利通过困境,而有些人却遇到了天花板,这是为什么呢?请看不同阶段HR 的职场困惑访谈。
[未完待续]
——选自张明辉新书《人力资源管理从入门到精通》,清华大学出版社,2015年2月版。
作者简介:
张明辉,绩效管理专家,毕业于浙江大学,现任杭州考典信息科技有限公司总经理。2002年起,在大中型企业、上市公司等担任过:薪酬与绩效主管、人力资源部经理、人力资源总监等职务。出版著作:经管畅销书《人力资源总监绩效管理笔记》(第4次印刷)、《从零开始学绩效指标设计》(第2次印刷)、《资深人力资源总监教你做薪酬-操作实务与设计技巧》(第4次印刷)。新书《人力资源管理从入门到精通》(清华大学出版社2015年2月版)已经出版上架,各大实体店、网店均有销售。
7楼 weimofeiyan
看了人力资源专员怎样上手(上)、(下),作为一名工作1年多的HR,反观这段时间在职业上的成长,正如老师文中所描绘的那样,遇到了给我在职指导的前辈,很幸运。
6楼 jinjingbaxia
不错哦,油
5楼 紫色忧伤
学习
4楼 xuzhifei
谢谢您的讲解,对想走人资这条路的学生我非常有指导性,期待您的“人事专员由新手到熟手”连载继续更新。
作家张明辉
@xuzhifei:每周更新1次,请继续关注
3楼 lizi荔子
老师的文章真是醍醐灌顶啊,总觉得自己干的久了就应该得到职位的提升,但是看了老师的文章发现自己专员的工作内容还需要提升,真是惭愧啊!
作家张明辉
@lizi荔子:对你有帮助,就好!
2楼 123456789乐
真好,老师你这个对于我的启发是在太大了,持续关注和学习当中,谢谢
1楼 懒小羊1609
老师的文章好赞,学生一定好好学习,赞一个,果断收藏,O(∩_∩)O~