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请先看这篇：《HR为什么要熟练操作EXCEL》
我们接受一项工作后，一般都要先对工作进行分析，这个工作要达到什么效果、采用何种方式实现、借助什么资源等，待分析完成，才着手工作的正式实施。设计EXCEL表格如做工作，我们要设计一个表格，同样需要先分析表格需要达到的效果、采用什么样的结构等，对于一些无用的信息或重复的信息也要剔除出去，这个说起来容易，但真正要做的时候，是需要我们来进行深入的分析。
例如，我们要设计“人员信息表”的结构，除了人员的基本信息外，还要体现出员工入职时间、每次签订劳动合同的期限和起始时间等。
一般情况下，我们得到这个信息，会很自然的想到将“入职时间、第一次劳动合同签订时间、第一次劳动合同到期时间、第一次劳动合同期限、第二次劳动合同签订时间、第二次劳动合同到期时间、第二次劳动合同期限……”，如下图。
我们再仔细分析一下。在HR日常操作中，员工入职日期即为公司和员工建立劳动关系的日期，也就是劳动合同生效时间。多次签劳动合同的，劳动合同到期后下一份劳动合同随即生效，而且自2008年1月1日《中华人民共和国劳动合同法》正式实施以后，其中明确规定“……劳动者提出或者同意续订、订立劳动合同的，除劳动者提出订立固定期限劳动合同外，应当订立无固定期限劳动合同：……”，所以2008年以后，一般情况下除非劳动者提出，否则公司与员工的劳动合同签订三次即可。
基于上述情况，我们可以将“入职时间”的作用当成两个，一个是入职时间，另一个是第1次劳动合同签订时间。而前一次劳动合同到期时间的第2天为后一次劳动合同的开始时间，并且员工到公司后一般签订三次劳动合同，第1次和第2次为有固定期限劳动合同，第3次为无固定期限劳动合同，除非他本人不同意第3次签订无固定期限劳动合同。劳动合同期限完全可以用签订时间与到期时间相比较就可以得出。
所以我们用“入职时间”、“第一次劳动合同到期时间”、“第二次劳动合同到期时间”三个项目就可以将员工的入职时间、第一次劳动合同起止时间、第二次劳动合同起止时间、第三次劳动合同生效时间及各个劳动合同期限表示出来。调整完后如下图。
用8列甚至更多列来记录数据，经过简化后，用4列就可以达到预期的效果，大大减少了标题数量。如果需要相关的数据，我们可以将几项数据进行处理后得到，从时间成本中考虑，简化后的表格也是合算的。
设计表格也如做工作，是需要进行深入分析的，并不是拿来数据便直接设计。简单的工作不简单，不要小看表格设计，它并不是一项简单的事情，就如它是高楼大厦的地基，地基打不好，高楼大厦也建不成。
（以后还将陆续推出HR运用Excel的文章，我建了一个“EXCEL在HR的应用”交流群，大家可以到群里交流Excel的那些事儿，群号： 499266407，进群写明三茅ID。）
【作者简介】
齐涛，三茅人力资源网专栏作家，高级人力资源师，有大型国有企业、民营企业从业经历，对人力资源各模块有丰富的管理实践经验，擅长HR工作系统性把控，善于从数据中分析问题并解决问题。对EXCEL在HR中的应用有丰富的经验。
电子书《资深HR教你如何用好Excel》已由三茅出版，并众筹印刷为纸质版发给HR。本书地址：https://zl.hrloo.com/file/381250?tuishu=0716。
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5楼 xiaojuanxt
涛哥就是聪明哦，我怎么就没想到呢。点赞
4楼 annnnie
满啦，怎么办啊？
3楼 WW同学
学习中！！！
齐涛
@上善若水W：谢谢支持。
2楼 大白兔77赵颖
我板凳，设计表格能力绝对是高级的思维能力
@大白兔77赵颖：凡事也怕琢磨不是。
1楼 香草紫苏冯鑫
齐涛老师的沙发~~~对EXCEL大神都好葱白~~~
@香草紫苏：谢谢支持哦。
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5楼 xiaojuanxt
涛哥就是聪明哦，我怎么就没想到呢。点赞
4楼 annnnie
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3楼 WW同学
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齐涛
@上善若水W：谢谢支持。
2楼 大白兔77赵颖
我板凳，设计表格能力绝对是高级的思维能力
齐涛
@大白兔77赵颖：凡事也怕琢磨不是。
1楼 香草紫苏冯鑫
齐涛老师的沙发~~~对EXCEL大神都好葱白~~~
齐涛
@香草紫苏：谢谢支持哦。