减少对立，加强沟通，重建有效的会议机制

作者扁担 2015-08-13 09:41 570

内容来自 2015-08-13 打卡话题

　　我在一家制造型企业任总经办助理，公司有员工1500多人。公司每个星期二晚上会开周会，由我负责记录，这让我非常头疼。
　　每次开会规定应到人员是20人，（生产12人，开发1人，业务2人，企划1人，财务、船务、人资、行政各1人）每次开会都会吵架，主要是生产对战业务、开发，虽然生产部门以一敌二，但人多嘴多，每次都会占上风，其它人员都不说话，总经理每次在大家吵的时候，都在默默的看资料，等吵得差不多了，才出现说上几句不痛不痒的话来平息。
　　这让我很是痛苦，因为每次都会吵，所以有人不愿意参会，每次都会有人请假，最多到会15人左右。另外，会议结束后，我要找所有的参会人员在会议记录上签字，拿给老板看。每次吵架的主力都把会议记录当成继续对战的工作，不愿意签，一定要让我改很多次才肯签。
　　请教一下各位牛人们，有什么妙招来化解这个问题呢？

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我，经历过类似的情况。

    看到案例以后，不知道大家是否从中感受到自己公司的影迹。在21天学习班中也有很多同僚反映这个问题，通过会议可以看出公司存在很多的问题，这个很多朋友都有叙述我不在一一举例。之所以会有会这样究其根源个人认为主要一下两点，一是文化问题，公司内部没有形成一个融洽的会议氛围、工作氛围，没有一个良好的沟通机制，在工作对接中容易产生对立的情绪，加上高层的不作为，让下面的员工都急着推脱责任以求自保；员工没有担当，不敢担当。二是管理问题，从案例中可以分析出此类公司存在很多扯皮的现象，责任不清、分工不明；在部门与部门对接中存在很大的问题。
    基于这些问题建议从以下几个方面着手解决：
    1、自上而下改变会议作风、工作作风。出现此类事情高层有不可推卸的责任，高层在推进工作中一定要做到目标明确、责任清晰。公司出现扯皮对立的事情，高层要明确禁止。重新捋顺事情始末，做好分配。该表扬表扬，该批评批评。同时从高层开始要做到对事不对人。
    2、加强公司内部责任分工，明确各方责任，做到目标明确，责任清晰。
    3、建立良好的沟通机制、部门间对接、协调机制。从案例中可以看出该公司不存在内部跨部门的沟通，在这方面要加强。很多小事不需要会议就能解决。
    4、总经办、人力资源等部门做好从中协调工作。在高层改变的同时，总经办和人力资部门做好协调工作，缓和双方管理，从中协助他们部门之间的沟通。
    5、在以上基础上加强员工素质教育，重塑良好的企业文化氛围。
    同时在会议方面做到以下几点：1、明确会议的原则，2、明确开会的目的性和必要性，3、明确会议的主体，4、准备完善的会议支持资料（作为总助在开会之前一定要收集相关问题提供给总经理，方便总经理的会中控制，案例中的总助明显没有做到这一点），5、有效的会议通知，6、开会定调，7、会中控制（案例中总经理也没有做到），8、会有的有效跟踪。

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