案例:
生产制造型企业,员工约1500人,每周二开周会,每次开会都会成为生产和其它部门的战场,基本上每次都是生产部对业务与开发部,每次开会约20人,生产部12人,其实公司各部门1-2人,因为会议都是吵架,所以每次都不能全部参加,常常有人请假,会议纪要也要按照双方的意见反复修改后才能签字确认;
分析:公司对于会议管理是否有明确的制度与流程,既然每周都必须开展周会,而且会议展开与结果都没有生产良好的结果,哪否有必须每周都必须召开周会呢?可以先同公司领导确认会议召开的必要性,同时,就会议召开制定相应的制度与流程来规范管理;
公司的周会一般都是阶段性工作汇报,建议开会前请各部门提交工作计划与总结,会议过程中按照计划与总结进行工作汇报,会议时明确一位主持人(开始阶段可以安排公司副总来支持)按照确定的会议主题安排会议进行,维持会议秩序,最后形成会议纪要后交由各部门确认签字。
本案例其实就是会议管理,通过规范的会议管理保证每次会议能够有效率的开展,把会议通过的内容实施下去,只是在实施的时候不能是简单的制定制度与流程就可以的,前期要做许多的沟通工作,比如取得老板支持,事先同各部门沟通好消除对立情绪,强调会议召开对于大家的积极作用;当然必要的惩罚也要有,必须针对会议是违反规定的行为进行公开的处罚,通过一段时间的实施,会议的氛围与行为习惯就会改变。