【10.14案例学习】企业如何建立员工人事档案，规范人事档案管理？

经典案例学习：

案例一：企业如何建立员工人事档案，规范人事档案管理？

张经理2008年入职深圳某生产型企业，任人事部经理。由于公司管理滞后，人事工作主要以事务性工作为主。在做员工信息表时，张经理查阅了公司的人事档案，发现人事档案没有专人管理，有的员工就没有档案，有的档案不全，还有的档案没有更新。请结合本案例分析，企业如何建立员工档案，规范人事档案管理？

案例解析：

知识点：人事档案管理，是指企业在员工招聘、调配、培训、考核、奖惩等工作中的有关职工个人经历、专业技术能力、工作表现以及工作变动等情况的文档性材料。在档案管理中，应严格执行保密制度，保证档案安全。
案例解析：员工档案管理是指对在职员工的入职信息，员工简历，劳动合同，薪酬调整，异动等资料管理的统称。人事档案管理的内容，包括：1、劳动合同。主要是劳动合同，竞业禁止协议，保密协议等。2、履历材料。是指个人经历和基本情况，包括：个人简历表、履历表、员工登记表等。3、培训材料。内部培训、外部培训、专项研讨会等。4、岗位技能和学历材料。包括：评定专业技能的考绩，学历、学位、培训结业成绩。5、异动资料。包括，员工入职，员工离职，员工晋升，薪酬变更等资料。另外，由于员工档案记录员工个人在职信息，应该进行保密管理，信息变动更新。

 案例二：实操应用：劳资纠纷处理检讨与改善？

通过前几天的讨论学习，相信大家对劳资纠纷的处理有了更清晰的认识和理解。常见的劳资纠纷风险往往发生在员工医疗期和女职工三期内，以及对员工调岗调薪、员工不能胜任工作处理、辞退违纪员工等方面。该如何合理合法操作，减少和规避不必要的法律风险，对照公司自身劳资纠纷处理的现状，结合大家的成功经验，你是否有所收获呢，一起来诊断和改进吧，请问：

1、目前你公司的劳资纠纷处理存在哪些问题？

2、具体你会怎么来改善或优化？请分享你的思路和想法。

案例解析：

通过前几天对劳资纠纷可能发生在医疗期和女工三期、不能胜任工作、违纪处理、调岗调薪等方面的分享和总结，都快形成思维定势了，认为妥善处理和减少法律风险的方法似乎都是围绕“依法完善制度、严格执行规定、事实证据充分、协商让步处理、避免仲裁诉讼”几个方面来进行和展开。

         劳资纠纷是公司HR工作者永恒的话题，而且会随着企业的发展、国家法律法规的不断修订、劳动者法制意识提升等不断变化或翻新，目前来看，我们公司存在着加班费未严格兑现、某些管理人员管理粗暴、五险一金未及时购买、三期女工权利未得到保证等方面的潜在风险，目前虽然还未有员工来投诉，更未引起劳资纠纷，但这些都应当给予高度重视。

         面对能够或无法预期的这些潜在法律风险或给予我们HR者的不断挑战，在处理或预防、改善方面，我认为可以采取以上整体的、系统的方法：

1、  依法完善制度。

          我们要发散思维开去，公司制度不但包括行政人事制度，还包括财务、采购、生产、设计、质量等所有管理制度，必须要依照《劳动法》、《劳动合同法》、《保险法》等国家法律法规进行制订，与之不一致的要及时修订，及时跟踪或更新保存最新的法规，并保证公司任何管理行为都处在守法、合法的范围之内。

2、  严格执行规定。

         这是最为重要的，如果依据领导个人偏见或爱好进行管理，对人不对事，就容易让制度失去应有的威严，成为一种摆设，进而让公司管理容易混乱，容易产生一些劳资纠纷。这在不少中小民营企业是经常出现的，平时的管理经常朝令夕改，既不理会国家和地方的有关规定，也不管合情合理，就知道员工拿了我钱财、就应该由我驱使，殊不知，我们的法制环境在改变，如此操作潜存着较多的法律风险。

3、  事实证据充分。

          任何劳动管理行为都应当以事实为依据、以规定为准绳，如果只是道听途说或个人想象或推断，而不倾听当事员工的解释而一意孤行，就容易出现处理员工的事实或证据不充分，对内失去员工的信任，对处则得不到法律的支持。

         这比较容易出现在不能耐心处理纠纷的领导中，他们往往凭主观臆断，认为员工本来就怎么样怎么样，而不愿意或抽不时间来认真倾听员工对事件过程的陈述，这难免会出现以偏概全的现象。这样的做事习惯，容易让员工认为领导不重视自己的事，从而出现不愿意配合或生气时做出意想不到的极端事情。

         而要获得真实而充分的事实，必须要改变守在办公室、只听汇报、不愿到现场去调查研究的工作作风，必须要亲自沉下心去，走到员工中，从多个角度、不同层面的员工当中才能了解到事实的真相，而且必须与员工心灵相通，员工才会给你讲实话、说真情，否则，也只能是瞎子摸象、只知其一、难见泰山真面目。

4、  提升基层能力。

         在我们公司显得比较突出，一些本应当容易处理的小纠纷，由于基层管理人员性格直来直去、讲话大声大气、语言粗来脏去、沟通交流技巧缺乏、对法规一知半解等因素，让小纠纷变成了大纠纷、无纠纷生成了小纠纷，有的还上升了打人、仲裁或法院的程度，实在是不应该啊。

         我认为，一是加强培训，对法规、处理技巧、心态平衡等方面的提升；二是进行胜任能力的考查，对确实无法胜任的某些管理人员进行转岗，只有全面提升基层管理人员的处理矛盾或纠纷的能力，才可能“大事化小、小事化了”，因为他们是最先最快介入相关劳动问题的人员，如果不能提升他们处理这些问题的能力，劳资纠纷减少就失去了基本解决手段。

5、  协商互让处理。

        任何劳动问题如果只站在自身角度、自身利益出发，而不考虑对方的想法和利益，是难以达成一致意见的，任何问题的出现或多或少的都是因为双方的不同责任，如果非要分清谁的责任更多或更少，只能是费时费力也难以弄清的都不讨好的方法，而较为有效的办法就是相互社让三分，替对方的难处适当考虑，就容易达成双方都能够接受的条件。

         俗话说，低头不见抬头见，今天因为某些原因有意见、分歧或者无法共事，也是正常的事，只要坐下来好好商量，相互体谅，好说好散，也没有什么不可以解决的问题，毕竟相互之间哪来历史怨恨，完全没有必要拼出过胜负或你死我活，说不过暂时的分开会意味着今后更好的合作（一些辞职的员工后来又入职就是最好的佐证）。

          总之，和谐社会是国家提倡的，和谐劳资关系同样是我们HR者要努力支维持的，我们不断在劳资双方中平衡着、协调着，都为了他们的利益最大化、损失最小化，偶尔还不会被他们理解而受一些郁闷气，我认为，只要自己无私心、站得直、有理由，就让那些郁闷快些从身边消失吧，毕竟：我们尽心尽力了，谋事在人，成事在天，何必跟自己过不去呀？身体要紧，只有心情好身体才会好嘛。

          国庆来临，大家赶紧携家饱览自然美好风光去吧，忘记工作、忘记纠纷，好好放松身心吧，不会休息就不会工作，对吧！ 

案例三：工伤保险待遇纠纷案1

2009年3月至2012年7月，罗某某在重庆市某某煤业有限公司从事采煤工作，某某煤业公司为罗某某参加了工伤保险。2012年10月24日，重庆市疾病预防控制中心诊断罗某某为煤工尘肺壹期。2013年3月14日，重庆市北碚区人力资源和社会保障局认定罗某某为工伤。2013年5月16日，重庆市北碚区劳动能力鉴定委员会鉴定罗某某伤残等级为柒级。后重庆市北碚区工伤保险管理所将罗某某的一次性伤残补助金、一次性工伤医疗补助金通过转账方式支付给某某煤业公司，但某某煤业公司未向罗某某支付。罗某某遂提起本案诉讼，请求某某煤业公司予以返还。

案例解析：

罗某某受伤系工伤，依法应享受各项工伤保险待遇。某某煤业公司依法为罗某某参加了工伤保险，故应由工伤保险基金支付罗某某一次性伤残补助金和一次性工伤医疗补助金。某某煤业公司从重庆市北碚区工伤保险管理所领取上述费用后应当向罗某某支付，但其未支付，现罗某某请求某某煤业公司予以返还，符合法律规定，对罗某某的诉讼请求应当予以支持。

裁判要旨：用人单位依法为劳动者参加了工伤保险，劳动者发生工伤后，用人单位为劳动者办理工伤保险待遇申领手续并代劳动者领取工伤保险待遇后，应当及时支付给劳动者。用人单位拒不支付的，劳动者可以要求用人单位予以返还。

案例四：工伤保险待遇纠纷案2

2012年2月1日，王某某在重庆市南川区某某机械厂车间修砂轮机时因铁渣飞入眼中而受伤。2012年3月30日，重庆市南川区人力资源和社会保障局认定王某某构成工伤。2013年1月14日，重庆市南川区劳动鉴定委员会鉴定王某某伤残等级为捌级。2013年1月19日，王某某与某某机械厂签订了《工伤待遇赔付协议》，内容为：“一、王某某在某某机械厂因工受伤评定为八级伤残，鉴于王某某有违规行为，某某机械厂一次性支付王某某各项工伤保险待遇（包括一次性伤残补助金、一次性工伤医疗补助金）。按重庆市南川区工伤保险中心审定的应支付给王某某的工伤保险待遇金额，王某某只领取保险中心赔付部分，其余部分自愿放弃。二、王某某今后不得以任何理由向某某机械厂索取该工伤待遇和费用。……”同日，双方签订《解除劳动合同协议书》，解除劳动合同关系。2013年3月13日，王某某出具收条一张，载明“今收到某某机械厂2012年2月1日工伤事故伤残补助金17039元”。后王某某提起仲裁、诉讼，请求撤销双方签订的《工伤待遇赔付协议》，并据实支付工伤保险待遇。

案例解析：

《工伤待遇赔付协议》系在王某某已被认定为工伤且已进行工伤等级鉴定的情况下签订，王某某在签订该协议时应当知道其工伤性质以及其可以享受的工伤保险待遇，故王某某认为该协议显失公平，理由难以成立。该协议系双方当事人的真实意思表示，内容不违反法律、行政法规的强制性规定，应认定为有效。现王某某请求撤销双方签订的《工伤待遇赔付协议》，并据实支付工伤保险待遇，不予支持。

　　裁判要旨：劳动者发生工伤后，在已经进行工伤认定和工伤等级鉴定的情况下，就工伤保险待遇与用人单位达成的赔付协议，应当认定为有效。劳动者以欺诈、胁迫或者显失公平为由要求认定赔付协议无效，或者要求撤销赔付协议，未能举示充分证据予以证明的，不予支持。

案例五：养老保险待遇纠纷案?

案情摘要：2007年2月，冯某某开始在重庆市江津区某某机械有限责任公司上班。2007年11月9日至2012年8月15日，某某机械公司先后三次与冯某某签订了书面劳动合同，但未为冯某某缴纳养老保险费。2012年7月5日，冯某某以某某机械公司未给其参加社会保险为由，向某某机械公司发出《解除劳动合同通知书》，要求解除双方之间的劳动关系，某某机械公司于次日收到该通知书。此后，冯某某提起仲裁、诉讼，要求某某机械公司赔偿养老保险待遇损失。

案例解析：

《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（三）》第一条规定，“劳动者以用人单位未为其办理社会保险手续，且社会保险经办机构不能补办导致其无法享受社会保险待遇为由，要求用人单位赔偿损失而发生争议的，人民法院应予受理。”冯某某在某某机械公司工作期间，某某机械公司未依法为其缴纳养老保险费，故某某机械公司应承担冯某某在其单位工作时间年限相应的损害赔偿责任。赔偿数额应当以上年度统筹区域社会平均养老金为标准，按照劳动者在用人单位的工作年限与以统筹区域人口平均预期寿命计算的享受养老保险待遇的年限的比例进行计算。重庆市江津区2011年度社会平均养老金标准为1515.33元/月，重庆地区人口平均预期寿命75.7岁，冯某某在某某机械公司的工作时间为5.33年，故某某机械公司应当支付冯某某养老保险待遇损失101442.51元（1515.33元/月×12月/年×15.7年×5.33/15年）。

 　　裁判要旨：劳动者以用人单位未为其缴纳养老保险费致使其不能依法享受养老保险待遇为由，请求用人单位赔偿养老保险待遇损失的，人民法院应当予以支持。养老保险待遇损失应当以上年度统筹区域社会平均养老金为标准，按照劳动者在用人单位的工作年限与以统筹区域人口平均预期寿命计算的享受养老保险待遇的年限的比例进行计算。

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