薪酬管理是个大课题,相比之下每月的工资核算应该是个小课题。一个公司在薪酬制度和方案既定的情况下,应该如何开展月度薪酬管理工作呢?我们试着从最终的成品来进行分析——工资表。
工资表是统计表的应用,它包括表头、记录和附加信息三部分。“表头”由总标题和列标题构成,总标题例如“XXX公司2015年9月工资明细表”,反映该表所展示的主要内容;列标题通常位于工资表的前两行,包括员工基本信息和工资各个项目的具体指标,这些项目和指标涵盖了每月薪酬管理的具体事项。“记录”指列标题下面对应的各行数据,通常一条记录反映某一名员工的工资明细数据,这些数据通过录入或计算获得。“附加信息”通常在表格下方,包括诸如制表、审核、复核、审批、出纳、会计、财务等各不相同的要求相关人员签字的内容,此外可能还包括相应的备注信息。
根据工资表的内容,相对应提出几个问题:
1.月度薪酬管理有哪些内容?
2.相关部门和岗位的职责分工与权限是怎样的?
3.工资核算的全流程是怎样的?
4.如何处置工资表中签字人的工作失误?
一、月度薪酬管理的内容
假设该公司有两种不同的薪酬结构:一是以销售人员为主的“提成工资制”,由基础工资、销售提成、奖金补助和各种福利组成;二是以管理人员和其他人员为主的“绩效工资制”,由基础工资、绩效工资、奖金补助和各种福利组成。综合而言,工资表的项目包括:
1.基本信息:部门和姓名;
2.考勤情况:实际出勤、请假、旷工、迟到早退、漏打卡、出差和加班;
3.基础工资:工资档级和对应标准及本月档级工资、工龄工资、加班工资;
4.销售提成:提成比例和提成金额;
5.绩效工资:绩效工资总额、绩效得分、绩效工资;
6.奖金福利:全勤奖、交通补助、餐饮补助、话费补助、业绩/绩效排名及对应奖金金额;
7.扣款部分:养老、失业和医疗保险的扣款、考勤扣款、个税代扣。
依照上述内容,每月关于薪酬管理的内容就会变得明确:
1.在职管理:期间员工是否有岗位或工作地调动?是否有入离、转正、职人员?入职、转正、离职、调动的准确日期?
2.考勤管理:本月营业人员和其他人员的应出勤天数是多少?考勤数据是否完整准确?是否有请假、旷工、迟到早退、漏打卡、出差和加班情况?是否按照相应的规定和流程办理手续?员工的实际出勤天数是多少?
3.基础工资:本月是否有档级调整?是否有工龄届满整年?是否有加班工资?
4.销售提成:销售业绩数据是否收到?销售提成比例是否有调整?
5.绩效工资:绩效考核的业绩数据是否收到?参与打分的人员是否有变动?是否所有的人都理解打分规则和标准?
6.奖金福利:是否存在不全额发放全勤奖和各项补助的情况?例如入离职和情况?绩效和业绩排名有没有异常状况?
7.扣款部分:保险如何扣款?个税如何扣款?未全勤如何扣款?如果存在商品丢失如何分摊扣款?是否有其他扣款?
二、薪酬管理的职责界定
众所周知,薪酬管理是人力资源部的核心职责之一,但这并不代表薪酬管理仅仅由人力资源部负责,事实上这是以人力资源部为主导的各个部门都有参与的事项。在行政部和人力资源部分开的公司,常常有人问“考勤应该是行政部负责还是人力资源部负责?”在人力资源部不成熟的中小型企业,常常有人说“我们公司是财务算工资,人事部不管”,或是“我们是销售型公司,工资由业务经理算”;更多人最困惑的是“人力资源部算工资,财务会计在审核,正副领导也在审核,可还是发完工资才知道有问题?”
薪酬管理的具体职责由公司的部门设置决定。在一个常规的有行政部、人力资源部、财务部且都履行其主要职能的公司,我们按照下面两个原则进行分析:
原则一:为减少过错,除本人外,所有工作至少有一人需对其进行监督或审核。
原则二:所有的信息都是按照“产生→记录→加工→审核”的路径成为最终可用的数据。其中的“记录”是指公司的正式记录,而非某部门内的简单记录;其中的“加工”是指必要的处理步骤,而非薪酬核算中的计算;“审核”是指审查并核对数据与制度的一致性。
根据前文分析,每月薪酬核算所需的数据包括:人事、考勤、业绩、绩效、奖金、福利和扣款。第一步,制作一个二维表格,列标题为信息的处理过程,即产生、记录、加工和审核,行标题为信息分类。第二步,填充每一条具体信息在不同过程中的主导部门,例如人事信息产生在各部门,由人力资源部记录,由人力资源部加工(人事专员汇总人事变动情况并依据制度进行人员更替、档级工资、工龄工资调整),最后由人力资源部经理负责审核。第三步,有疑问的地方主要是“谁审核什么”,这应该结合具体的岗位职责,岗位级别越高,审核的高度应该更高。最后,我们得到下表的基本分工,再据此分部门和岗位整理出来即可。
三、工资核算全流程
工资核算流程应该包括三个步骤:数据汇总与处理、工资计算与审批、员工申诉与处理。事实上,工资与绩效是分不开的,在这三个步骤之前必须有一项“月度计划”,这是后面提成和绩效核算的初始依据,此处略过。
1. 数据汇总与处理
基本步骤:汇总数据→审核数据→反馈沟通直至数据符合要求→录入模板→标准化处理。
这个流程中比较关键的有两点。其一,汇总各部门数据后需要进行必要的审核,对数据的真实性、准确性、合法性和规范性进行把关,有些需要返回各部修改,有些需要与相关部门沟通;其二,根据汇总的数据进行预处理,按照标准化格式录入工资表模板中,为快速计算奠定良好基础。
2. 工资计算与审批
基本步骤:检查工资表模板的公式→计算工资→完成工资表→财务部审核工资表直至与人力资源部沟通后确认签字→副总经理审核工资表直至确认签字→总经理审批签字箭→财务按照工资表发放工资→人力资源部给员工发放工资条。
这个流程中比较关键的同样有两点。其一,事先制作好工资计算模板,工资计算不再耗费时间;其二,工资表审批的环节中需要按流程逐个通过签字,根据需要耐心解释。
3. 员工申诉与处理
基本步骤:员工书面申诉并提出证据→人力资源部决定受理→人力资源部与相关部门沟通后提出解决方案→由人力资源部和副总经理、总经理组共同商讨同意→人力资源部按方案执行→员工反馈处理结果→人力资源部善后总结存档。
这个流程不一定每次都会出现,而且薪酬管理的基本目的也是要避免核算错误。一旦出现员工申诉,就说明在某个环节出现问题,也许是政策解释不清晰,也许是工资核算失误,那么人力资源部就难免要为此承担责任。
四、工作失误的处理
工资表中的所有错误,人力资源部不但逃脱不了干系,而且必须负主要责任,可能为55-70%,除此之外还有可能在绩效得分上有所体现,这是由部门职能决定的。那么其他签字人是否需要承担责任?在中小企业,审批领导不需要负责,没有理由。作为复核工资表的副总经理,也需要分担一部分责任,比如10-20%,但他会承担更大的心理压力。作为审核的工资表的财务,同样需要承担部分连带责任,比如15%-25%。究竟谁应该为错误而负责,还要视问题所在的环节和带来的损失而定。
至关重要的是任何一个职场人士都不希望工作出现失误,更不愿意因为工作失误受到领导的责怪和批评,因此对于工作失误的最佳处理是尽量寻求一劳永逸的解决方案,避免再次出现同样的问题。
8楼 成长蜗牛
学习了 很专业指导性强
7楼 怡心小榭
可以按此操作了
诗酒年华
@怡心小榭:谢谢呢,不过不同的公司还是有所差异的。
6楼 花开彼时
很详细也实用,谢谢分享~
诗酒年华
@花开彼时:谢谢关注,谢谢支持。
5楼 水晶580
写得很好,感谢分享!
诗酒年华
@水晶580:谢谢支持,也期待你的总结分享哈。
4楼 齐涛
详细的实操,赞一个。
诗酒年华
@齐涛:谢谢齐老师的支持,让我底气大增,继续努力中。
3楼 洛姿姿
专业,实用!
诗酒年华
@洛姿姿:谢谢洛姐,你得提意见呢, 你更专业!
2楼 Suri0928
非常详细,谢谢分享
诗酒年华
@我是Suri:谢谢支持。
1楼 Coco宝贝1126
很详实的操作手册,很用心,谢谢分享了。
诗酒年华
@Coco宝贝1126:谢谢!