从电脑桌面谈办公室5S管理

作者元气鸭梨更新于：2015-10-21 14:13 5854

今天头条哥为了晒改版新功能，搞了个有奖晒桌面的活动。原谅我大概和志谦一样犯了职业病，一下子就有了为此写一篇分享的念头。

我毕业后第一份工作在国企，我在其中学到了不少东西，其中重要一项就是5S管理。单位推行5S，我从一开始是极度不理解和抵触的，因为相关文件下发后，给我们带来了巨大的工作量和不方便。比如绘制办公区定置定位图，细致到一个椅子，一个杯子都要按图中标示位置摆放。又比如下车间检查，发现闲置废弃的零件、半成品都要和工人一起搬走，放到指定区域。诸如此类。直到不久后我被部门推荐去沈阳黎明党校参加干部培训班，在培训中我又有了一次学习5S的机会，是通过一次团队游戏。游戏的规则非常简单，把我们四十多个学员分为四组，每组发了同样数量的乐高积木，然后给了我们一个用积木组装出来的样品，让我们比赛用最短时间按样品组装完所有的积木。我们通过笨拙的一次又一次尝试，不断地改进方法，终于发现了利用流水线和5S管理、精益管理，能最大化的提高生产效率。因为是自己摸索出来的，体会也就最深。再次学习5S理论的时候，我好像忽然明白了每一条之所以存在的意义，通过整理、整顿、清扫的精益过程，塑造清洁的工作环境，提高人的素养。

学习之后，作为办公室人员，我最大的改变就在电脑桌面上。因为电脑桌面就是我的作业现场，我每天一半以上的工作都是在这个现场内完成。我一改过去办公电脑文件乱塞乱放，特别是电脑桌面满屏文件的不良习惯，对办公电脑进行了全方面的改造。这些改变直到三年后我仍然保持着，现在我分享给大家：

1、对电脑各磁盘重新命名。因为系统盘比较核心，所以轻易我不往里面装软件，也不改名。然后常用软件都安装在D盘，取名程序盘。和工作有关的文件都放在一个盘，取名工作专用。我平时自己从三茅等网站下载的各种资料都放在一个盘，取名下载专用。最后一个盘是加密盘，后面我会单独介绍。

从电脑桌面谈办公室5S管理

2、对工作文件夹分类。自己工作都包含哪些范围，大家可以依照自己的岗位说明书去分类。我个人目前的岗位是人事主管，实际上是人事啥都管，自然是以人力资源六大模块为基础去建立文件夹的。为了方便自己的工作，还会增加一些别的文件夹，比如常用制度、会议纪要等。

从电脑桌面谈办公室5S管理

3、对涉密文件加密。对比上面两张图你会发现，我的电脑里有一个文件夹是有时显示，有时不显示的，这就是我的加密文件夹。作为HR，和薪资有关的一切都是涉密的，因此有必要把考勤、薪金、社保等文件放进加密文件夹，包括和财务有关的其它报表。其实有很多免费软件可以实现这个功能，为了不打广告，大家可以自行寻找合适的文件夹加密软件。当然这种东西都是防君子不防小人的，遇到黑客你也没什么法子，只不过但有时你在外面需要同事帮你上电脑查点什么资料的时候，不至于纠结。

从电脑桌面谈办公室5S管理

最后，我再分享下我自己当年为了理解5S自己编的“五整”吧，括号里是对应的5S原文。

1、整理（整理）：核心在扔掉没用的。

2、整顿（整顿）：核心在做好定位索引，节约时间。

3、整洁（清扫）：核心在把前两样工作日常化。

4、整齐（清洁）：核心在把前三样工作规范化，变成环境氛围。

5、整风（素养）：核心在提升人的素养、品质，也就是整风。

作者简介：齐赫，辽宁葫芦岛人，三茅笔名文下立刀，网名鸭梨教主，非典型HR界五年陈。2009年毕业于河南大学人力资源管理专业，曾留学韩国半年后回国，之后在机械制造、快消品、商超贸易、商业地产、物业管理等多个行业折腾。现在是77大白兔赵颖老师亲传弟子，三茅HR3000字小组成员，百度知道人力资源管理行家导师。