序言:在三茅潜水已经四五年了,今天看到有关年会的这个话题,似乎提起了我的兴趣。我从事人力资源10余年,一直仅仅是参加公司的,但不是主导,到了现在这家公司后,年会的事情突然落在了我的头上。从2013年开始到现在,组织了2013年年会、2014年年会,公司乔迁安排及仪式,还有上周六刚刚结束的公司十周年庆典,明确了很多环节和细节,在这里与大家进行一个分享,也算是对几次年会工作的总结。
公司的大型会议有很多种,比如年会、庆典、奠基仪式、乔迁仪式、运动会等等,年会算是其中的一项。
要想成功举办一次年会,我们得建立一套完整的系统,明确各个环节的内容。
首先得明确几个问题:
第一,公司举办此次年会的目的和主题是什么,很多人会说,年会的目的肯定就是回顾上一年的工作,明确下一年的安排。其实不然,这里面需要明确是各个部门上台总结呢,还是只有高管总结发言呢,疑惑是总经理一个人上台总结计划呢?是纯粹的总结计划会议呢,还是需要进行节目汇演呢?
第三,参加会议的人员,是全体员工呢还是部分员工,因为很多企业有分子公司或者其他分支机构;
第四,会议地点是在城区内还是需要到外地,如果到外地是选择包车还是自驾?
第五,会议结束后是否需要聚餐,若要聚餐,是安排中餐还是自助,是否需要安排舞会,是否有娱乐环节?
第六,是否需要住宿,如果住宿,第二天如何安排?
第七,会议环节是否涉及到员工表彰,是否涉及到抽奖,费用标准是怎么样的?
我想,明确了这几个问题之后,头脑中就对此次年会有了一个比较清晰的思路了。我以需要完整的各个环节为例进行方案阐述,即是说,我们现在接到一个指令:公司将于2016年1月份开展年度会议,会议环节主要高管进行总结计划并表彰优秀员工,晚上安排晚宴,穿插抽奖活动,晚宴结束后安排娱乐活动,第二天上午自由活动,午饭后退房返回。
年会策划方案
一、目的
二、主题思想:
三、年会时间:
四、会议地点:
五、参会人员:
六、年会筹备机构
成立2015年年会筹备工作组,下设策划组、物资组、节目组、医疗安保组,**任组长,***任小组长。
(一)策划组
小组长:
职责:
1.负责整个庆典的活动策划;
2.与节目组对接,策划完善各个环节和思路,负责庆典现场所需各项图片视频资料的素材收集与制作;
3.确定参会人员最终名单;
4.负责车辆租赁、乘车安排及上下车秩序维护;
5.负责酒店选择及各细节确认,住宿安排、会场座位、用餐座位安排;
6.负责背景音乐选择,员工抽奖名单制作;
7.负责会议主持人与节目主持人的选拔,负责主持词的审核;
8.负责摄影师摄像师的选定及工作安排,收集并管理图片、视频资料;
9.负责选择设计公司、舞美公司并协调布置现场;
10.负责撰写年会新闻稿。
(二)物资组
小组长:
职责:1.负责庆典活动所需的各种物资采购制作,包括但不限于奖品、奖金、奖杯、纪念品、证书、工作证、桌牌、鲜花等;
2.负责奖金准备与安全管理;
3.负责房卡的发放与回收管理;
4.负责讲台鲜花及领导胸花安排;
5.负责所有费用的审核与准确及时支付。
6.负责维护签到进场、退场、观看焰火及其他活动的秩序,保证全体员工人身及财产安全;
7.负责我公司各项物资的搬运及回收管理;
8.负责公共财物的现场管理,包括奖品、纪念品、酒水等。
(三)节目组
小组长:
职责:
1.负责庆典节目的申报、审查和日常排练工作的监督;
2.负责节目的选定、排序、服装道具管理、彩排管理、汇演管理、评优、颁奖等工作;
3.负责入住、会议、餐饮、娱乐指引,负责颁奖环节礼仪;
4.负责规范所有工作人员现场的妆容、着装及用语。
(四)医疗安保组
小组长:
职责:
1.负责对生病或受伤的员工进行及时救治护理,情况严重的,负责及时联系医疗单位,并跟踪护理;
2.准备日常救护用药品和医疗药品;
3.负责现场秩序的维护;
4.负责礼仪人员选择、培训,现场接待与安排;
若涉及到分子公司的,还应该安排各自的负责人。
(五)工作组主要工作分工
七、年会流程
1.年会总结阶段
主持人:
PPT及音效控制:
摄影:
摄像:
具体流程
2.节目汇演环节
主持人:
音效及视频控制:
摄影:
摄像:
具体流程:
3.晚宴阶段
主持人:
音效控制:
摄影:
摄像:
晚宴流程:
4.自由活动阶段(第二天)
八、费用预算
预计总体费用为 万元。