离职面谈,顾名思义,就是员工在离职,也就是离开公司前,我们与之进行的面谈。那么员工离职又分为员工非自愿离职和员工自愿离职两种,对于非自愿离职的员工而言,面谈就变成了“辞退面谈”;对于自愿离职的员工而言,离职面谈的主要目的就是探寻员工离职的具体原因,也就是我们狭义上理解的离职面谈。
中小企业,尤其是中国的民营制造行业,本身人员流动大,人力资源管理落后,离职面谈也只是走个过场。主管了解一下为什么想要离职啊,离职员工违心地说个“官方”理由,然后就到人事部或者行政部办手续,人事部或行政部也象征性地问下原因,也不知道到底有没有在听,然后办完手续,让人走就好了!在企业眼中就是“公司离了谁都能转”,但是人家员工也是“此处不留爷,自有留爷处”啊!这样只能是“双输”的局面。人员离开先不管离开后是否继续找工作产生成本,你在这家企业积累的人脉、事业基础都会受到影响;企业需要重新招人顶替位置,需要付出一系列的成本不说,如果不能深入了解员工离职原因加以改善,后续只能造成更大的影响,甚至危害企业自身声誉。而面对员工自愿离职,做好离职面谈,就能或多或少地避免一些问题的发生。
离职面谈,主要目的就是探寻员工离职的具体原因,帮助企业后续改善企业管理流程等;其次,还有两个小的目的。有些员工,他们是真的想要离开,甚至已经找好了下家,但是也有些员工,他们说离职只是想要得到些什么,或者还没有想好离开之后要做什么,那么我们就可以通过离职面谈留下他们。尤其是对于一些中高层管理、技术人员,他们在本企业是“宝”,出去了同样是“宝”,这样的人才就该通过离职面谈留下来! 当今的社会是开放的社会,越来越多的人才在离职一段时间后重新被企业返聘回去,那么我们离职面谈还有第三个目的,就是和人才们之间搞好关系,一方面是为了有可能的将来的合作,另一方面也能够帮助企业维护企业荣誉。
说了这么多,我们怎么做好离职面谈呢?
首先,准备环节。
1、人。面谈者,一般是主管领导和人力资源经理,可以分开面谈,也可以一起面谈。一起面谈容易让员工有压迫感;分开面谈容易让员工不耐烦,但是足见公司对自己的重视。面谈前,要对主管领导进行一定的培训或指导,至少使其明白离职面谈要达到的目的。
2、资料。主要包括离职员工的基本资料信息、考勤绩效记录、业绩成果、离职申请等。另外,必要时需要提前向其周围人了解情况,有时候有些事同事之间比上下级之间更清楚。
3、问题。主要是指面谈中需要了解的主要问题,作为面谈的基本框架向离职员工提问。一般主要包括这么三个问题:离职的真正原因;未来的发展规划;对公司或者部门或者主管领导的建议。这三个问题只是一个基本框架,具体问题都可以通过这三个基本问题延伸出来,比如,未来的发展规划,可以问有新工作了么?做什么呀?再比如,最后一个问题,可以针对对方回答的离职原因来问,如果对方是因为公司的某些规章制度不合理离职,那么可以问他对这方面的建议等等。
4、时间。一般正式员工申请离职,都必须要提前一个月申请,通常需要在对方提出申请之后尽快安排离职面谈,这样能够挽回的几率比较大。“有研究发现,下午3—6点是最适合人们会面谈心的时间。”所以,一般离职面谈安排在这个时间更容易让对方说出真正离职原因,具体时间也可以根据企业实际情况安排。
5、地点。一般选择安静的会议室,但是需要提前做点手脚使人感觉相对放松,比如可以故意将椅子放乱一些,提前开窗透风等。入座后,一般提倡拐角落座或者斜对面落座,可以让人感觉不那么严肃。
其次,实际操作。
1、会面,落座。微笑很重要!礼貌很重要!点头示意很重要!握手也很重要!这些都是使对方放松警惕的妙招。
2、自我介绍。先自我介绍,并且说明今天的谈话话题和目的。“您好!(微笑)我是人力资源中心的***,今天约您过来主要是想和您谈一下关于您离职的一些情况,以便于我们做好以后的工作,鉴于此,今天的谈话内容我会记录下来,同时会为您保密,不会对您造成任何不良影响。”用语可以简单通俗一些。
3、提出问题、深入交谈。要准确、全面、让对方接受地叙述问题。要多使用开放式问题,引导对方说。要会倾听、能倾听,不能随意打断对方,也不能受对方某些话影响。要控制谈话内容不跑偏。要做好记录,要深入分析。要及时反馈对方的问题或意见。过程中要注意多从对方的角度考虑问题,注意说话分寸。要适度地不断追问,不断加深问题的深度。尊重对方的隐私。…
4、面谈结束。向对方的配合表示感谢,握手送离。如果有未解决的问题或者疑惑,给对方一个确定的时间再约见。
最后,面谈总结。
1、整理面谈记录。面谈前需要征得对方的同意。提炼出员工离职的原因,以及对公司有用的建议和意见等。
2、检查面谈记录信息的真实性。结合面谈前拿到的一系列资料,以及该离职人员的主管上级和相应同事的意见,检验面谈记录信息的真实性,确保后续所用资源有效。
3、数据分析。以年度、季度、月度为单位,将该段时间内人员离职原因汇总、分析,全面反映员工离职原因、近期人员变动情况以及员工对公司的建议和意见。
4、制定改进措施。离职面谈的根本在于减少人员变动和降低人员离职成本。得出了一系列的数据之后,就要相应地制定一系列的解决措施,改善员工离职现象,同时结合员工对公司的建议和意见对公司的制度、人事等作出改进,促进企业的进一步发展。
鉴于我们部门正在计划做离职面谈的内训,所以今天做了点功课,顺便发到三茅上,请各位大神大仙给个意见。感谢各位批评指正!
4楼 香草紫苏冯鑫
思路清晰,文笔流畅,给作者点个赞~
BET张杰
@香草紫苏:感谢点赞~~
3楼 丹丹520云
面谈还需准备面谈记录表
BET张杰
@丹丹520云:恩恩 谢谢
2楼 Alice王老师
分析全面 有实际效果更好
BET张杰
@胖胖鸡与嘟嘟猪:谢谢评论,暂时还不知道能不能有效果,以后实际操作之后再补充~~~
Alice王老师
@同同55:期待下文
1楼 肖虎
抢沙发,分析的很系统,很全面,操作步骤和思路都很清晰,有很强的指导性,离职面谈是最后一次的查漏补缺,有很强的参考性......
BET张杰
@肖虎:谢谢谢谢~第一次写这么专业的东西,以后会继续学习,继续加油的~