录用通知不吹牛履行风险不难救

作者秉骏哥李志勇更新于：2016-02-23 09:54 36949

内容来自 2016-02-24 打卡话题

　　我们是一家医疗康复产品贸易公司，我以前是做内勤工作的，上个月人事专员离职，老板就让我接手人事工作，最近一直忙着在给营销中心招聘业务员。
　　话说前几天确定了一个录用人选，电话沟通跟他确认了薪酬福利和入职时间后，这个候选人让我给他发一个录用通知书，以前和人事专员交接工作的时候，她没有说过要给录用人员发录用通知书，我也不知道该怎么办才好，如果发了录用意向书会不会给公司带来什么隐患。
　　请教大家，确定录取意向后，是否必须给求职者发录用通知书？录用通知书该怎么写，有哪些风险需要规避？

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今天这个话题与前几天那个给面试者发不发面试邀请函有相通的逻辑，要根据具体情况（通常看职位、招聘方式及公司通常做法等）而决定，针对楼主提出的几个问题，简要分析如下：

发录用通知书不是必需的

用人单位经过面试流程后，对拟用人员会邀请他们入职，这种邀请其实就是一种要约即合同形式。为保障双方权益，最好采用书面形式，但法律不禁止采用口头形式。

即，可以电话、口头转告、当面口头答应等形式录用应聘者，而不用专门发通知书；如果要发录用通知书，也可以采取短信、EMS、邮件甚至书信的形式，这样就更具有法律效力，一方若未按约定（求职者从接收通知开始）履行，另一方将可以追究其法律责任。类似的情况，在人资管理实际工作中屡见不鲜。

确定录取意向，其实就是用人单位与劳动者之间达成了“录用”的一个协议，所以，适用于合同法的规定，至于用什，其中书面包括信函、邮件、短信等，口头也有当面通知、找人转告等，都是合法有效的，但么方式来约定这个协议，正如前面所提到的形式都可以。

录用通知书的形式与内容

顾名思义，录用通知书，是由用人单位发出通知，告知应聘者被用人单位录用的一种形式，所以，在形式和内容都应当注意，让应聘者既易理解，也容易接收。

形式上，可以采用口头或书面事先应当在面试决定或事后决定录用时征得应聘者的同意为好。

内容上，有这几个方面应当表达清楚：一是题目应当明白是“录用通知”；二是抬头称呼为“某某先生/女士”为好；三是表达清楚“经过终试，您已经被我司录用为某职位，请于某年某月某日几时带上哪些证件或材料前来报到，与某人某电话联系，若有其他事项，可电话联系”；四是落款，一定要用某公司人力资源部，最好盖相应的印章，注明通知日期等；五是其他事项，可以注明事先约定的工资福利待遇、具体职位、岗位职责和绩效考核标准等，但如果约定不清楚或可能有变化的，需要谨慎。

美观上，有的单位用红纸黑字仿宋体的A4纸进行统一印刷，只是在一定需要填写的地方留下空格，便于针对性填写，正如大学录取通知书一样，非常漂亮，这当然是非常受欢迎的，这需要根据公司操作习惯和公司领导人的风格来决定。可以用EMS或快递寄达，显得重视和专业。

一定要区分不同职位

录用通知书也不是每个职位的录用人员都要发，一般来讲，基层操作人员可以当面直接通知报到时间即可，中高层人员较适合用正式的通知书，其他人员选择性采取短信、邮件、当面通知等形式。当然，如果公司非常正规，所有职位都可以采用正式的通知书。不管怎样，最好在人资规范中进行规定，什么职位采取什么通知方式，以便后来者拿来即用。

预测可能存在的风险

录用通知书既然是一个合同形式，理当严格履行，所以，当应聘者有效收到该通知书开始，与用人单位一样，承担着履行该通知书所载内容的义务，对用人单位而言，在发出通知前，应当注意以下几个方面。

一是岗位或职位。是否与应聘者约定清楚，有没有可能存在理解上的分歧，有没有可能录用其他人员，必须与公司领导和拟录用者再次确认。

二是工资和福利。不得基本工资、绩效工资、休息休假等，一旦写入录用通知，公司就必须按照此内容履行，如果低于当初与应聘者的约定，应聘者就会误解公司而不来入职，如果高于约定，公司将承担更大的人力成本，所以，必须用数字量化或者用语言界定准确，不能含混。

三是入职时间等。必须清楚到某天几时、具体地点、前往方式、联系人及电话、携带资料和证件、加盖印章等，必须准确，以免造成入职者往返的麻烦。

四是兜底词汇使用。对于岗位，在约定不清楚时，可以使用“管理”“员工”等词汇；对于待遇，包括试用期，有的使用“与本公司同岗位相同”的表达。免去了使用具体的数量词，如果入职后经过再次协商出现变化时，不至于相互矛盾，因为“变化始终比计划快”，同时规避出现其他风险的可能。

五是人岗数量对等。一些单位，考虑到应聘者可能放鸽子的可能性，于是有意适当增加发出一定数量的录用通知书，如果所有收到录用通知书的人员都来入职，就会出现麻烦，基层岗位可能便于消化，其他岗位就尴尬了。所以，建议还是分批发录用通知书为好，人员不够时再发录用通知。这也是一些单位对某些岗位不发正式录用通知的好处之一。

六是严格履行。通知发出去后，公司想更改其中的内容，如果应聘者已经收到通知并且表示不愿意更改内容，此时公司将非常被动，按照法规来讲，公司只能按照通知内容履行，否则就是违约；如果能够说服应聘者，并且再次发出新的通知，或者新通知采用其他方式（如专人专程前往等）能够在旧通知到达前到达应聘者手上，或者联系上旧通知寄送人员终止寄送行为，那当然是最好的。相反，如果应聘者收到通知后，既不及时联系用人单位也不前去报到，就是违约行为，但多数用人单位也不会追究其违约责任，一是难于计算损失而不便追究，二是体现公司良好形象。

关键是兑现通知

录用通知的所有内容，如果用人单位因各种原因不能较好履行，都会出现一些麻烦甚至承担法律责任，对应聘者或公司其他员工都会产生不信任感，负面影响是无形而且深远的。

比如：通知某天几时报到，应聘按时前来，而联系人出差或电话联系不上；通知写明的某职位，入职时却被告知将下降为某职位，工资福利也跟着下降等；报到时被告知已经有人入职，该岗位不空缺；报到时被告知除通知上准备的资料、证件外，还要准备其他证件或材料，应聘者不得不返回取拿或办理。如此种种，都属于不能兑现录用通知的行为，会让应聘者非常心寒。

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