EXCEL培训1总结

图1

在这里先给大家讲一个注意事项，千万不要在数据表中处理数据和随意更改，除非是你将错误的数据改成正确的数据。我们要保持良好的习惯，需要处理数据或者做报表时，要另外新建一张表。如果直接在数据表中改格式做报表，可能会导致严重的后果，这种事情在日常工作中我见到了不少。大家也可以把数据表想象成数据源，数据源没有了或者数据错误，你能把报表做好做对么？

大家对数据表和报表有一个概念后，我们将进入EXCEL规范操作的正式内容。大家看表1（后面的实例讲解几乎都以表1为基础，请大家务必保存好表1和处理后的表格），这是人力资源部门自己用的《人员档案信息表》，你能指出表中有多少项错误或者不当的地方？希望大家在这个表上多停留一些时间。这张表格是我专门“恶意”处理过的，但是我确实碰到过类似的表格，而且有很多人做的表格中或多或少都存在着一些问题，制约着后期的报表制作。在本部分内容中，我们就围绕着给这张表格发现问题、整改问题来学习如何规范表格。

表1

这个表格给我们的第一印象是非常混乱，相信大家能找到不少的问题，下面我将一一的讲解。

一、表名重复、位置不对

首先让大家区分两个概念：工作表和工作簿。工作簿通常就是我们所说的建立一个EXCEL文件，例如在一个目录下单击右键-新建-新建 Microsoft Excel 工作表，这个就是工作簿。工作表就是打开工作簿以后，在表格区域下方可以看到sheet1、sheet2、sheet3，这个就是工作表。

概念明晰后大家看第一行，表名叫《人事档案信息表》，这就是第一个问题。它放在这里本身就是重复的、无任何作用的。因为我们建立的工作簿和工作表都可以用“人事档案信息表”命名（如图2），根本没有必要用一行作为表名再命名。在前面我也讲到，数据表是给自己看的。既然给自己看何必再这么麻烦，自己能看懂而且别人打开工作簿的时候也能知道是什么表格就行了。退一步讲我们要把电子表格报送给老板，老板同样通过工作簿名知道内容是什么表，也没必要用这一行。如果要报纸质的，需要打印，这就是严格的报表了，那就需要这一行标题。

图2

二、标题多余

大家看图3标注的位置，表格中使用两个标题，这本身就是多余的。大家应该还记得数据表和报表的区分。还是那句话，数据表是给自己看的，完全没必要做两个标题，这样是多此一举的。最重要的是我们在进行排序、筛选或者用数据透视表的时候，都会给我们处理数据带来很大的困扰。

图3

这个我们要怎么去掉呢？

我们不能直接删除，如果将第一行删除，那么A-H列和Q列的标题都会被删除，再慢慢将各个标题补充完整比较麻烦。我们可以用鼠标选中“合同信息”单元格，然后“合并后居中”，同样把“核定工资标准”单元格进行上述操作。如图4。

图4

把J2和K2复制到J1、K1，N2、O2、P2复制到N1、O1、P1，然后把第二行删除，表格便调整过来，如图5。

图5

三、小计、合计、计算出现

在表中我们会看到出现“小计、合计、总计”，这也是完全没有必要出现的。还是拿数据表说事，数据表也可以看成数据源，既然是数据源，那么它里面的计算可以说是不应该出现的，当然了，也会有公式出现，但是这些公式是为了便捷（后面也会讲到），而小计、合计等在这里出现，反而影响着表格的处理。也就是说，数据表中储存的是基本元素，我们得到其它各项数据可以通过基本元素进行汇总、计算、分析得来。

如果在数据表中出现小计，有谁能来给我解释一下它的优点？

在庞大的数据表中出现小计，或者在数据表中出现合计，这些都是不能忍受的。每次做小计、合计都花费不少力气不说，在数据的增减过程中，小计、合计有可能会出错，还要花费时间去纠错。如果我想要知道按部门、个人或者公司合计，只需要编辑一个公式或者用一个辅助列即可，何必日常花费时间去维护这些无用的工作？另外小计、合计的出现，还影响着我们使用筛选、数据透视表等功能。

所以，对于数据表中的小计、合计等，我们全部都删掉。这个操作大家都应该会，直接删除行或者列。完成后如图6。

图6

四、合并单元格

我对EXCEL还一知半解的时候，有人就对我说，合并单元格尽量不要出现。等我再教别人的时候，我告诉他一定不要合并单元格，除非是特殊要求。他们问我为什么不能合并单元格，难道我做成最终表打印出来也不能合并么？

为什么不能合并单元格？

现在我来一项一项的向大家讲解：一、大家可以看图6，如果要选B2:F8这些表格，能不能选中？二、大家用筛选的时候有没有碰到过如图7中的提示，因为合并单元格的原因，这种情况经常会出现，有没有受到这方面的困扰？三、我把工资改成图8的格式，求每个人的工资合计，能不能简便的计算出来？四、如图8，我想把李红梅放在李玉红下面，通常我们的操作是“剪切-插入已剪切的单元格”，大家试一下会产生什么问题，有没有像图9那样的提示？五、最终的报表完成后，因为同一类别的项目合并过多，会出现分页的情况，一页上面有项目，另一页上面全是空白，让人看着不舒服。六、合并单元格的出现，导致我们不能应用数据透视表。

图7

图8

图9

很多时候我看到别人合并单元格，会问他们为什么这样做，他们告诉我，这内容都一样，合并单元格输入多方便，而且看着表格简洁。这到底是方便简洁还是繁琐，通过上面的讲解大家应该有直观的印象。所以大家一定要记住：EXCEL表格能不合并单元格千万不要合并。

我们继续修改表1，把人力资源部的合并去掉。选中“人力资源部”单元格-合并后居中，然后“人力资源部”会在D7单元格，鼠标在单元格右下角变成黑色十字，双击，D8、D9、D10三个单元格便填充上人力资源部。

五、人为产生隔断

大家可以看I列和M列，用列或行产生隔断这个问题挺显眼的，因为我做的表格本身看着就不舒服，在这里是为了把这个问题说明白。我碰到过很多类似的表格，人为的产生隔断，这样做的本意是为了让表格更好看。确实也见过做的漂亮的，有一个公司的人员信息表，让人一看就非常舒服，有底色、有底纹、部门间用带颜色隔断分开、内框细线外框粗线等，他们自豪的告诉我这个表格设计了很长时间。我不知道他们的人员信息如何统计分析，这肯定是一个大工作量，而且日常维护的这么漂亮，也是一个不小的工作量。但它仅仅是放在电脑里给人力资源部门看的，或者有时候发给老板看一下。可以试想一下，有多少的无用功浪费在表格的处理上面。我不推荐做的那么复杂，浪费时间不说，而且还阻碍后期的数据处理。

人为产生隔断，影响着筛选、排序、数据透视表等功能，如果用Ctrl+A全选，只能选取一块的内容。大家也可以试一下，选取B3:K4的内容，能不能选定？

所以，有隔断的表格，我们尽量不要出现，除非是最终报表，完成后直接打印出来。继续修改表1，将I列和M列直接删除。

六、隐藏行或列

拿到别人的表格处理数据，合并单元格是让我第一抓狂的事情，隐藏行或列就是让我第二抓狂的事情了。

我曾经用别人做好的人员信息表汇总数据，汇总完后发现人数远远不对，仔细检查才发现隐藏了很多人，问原因，说隐藏的那些人是离职人员，最不可思议的是300多在职人员的序号完全正确。不说隐藏行的事，每次人员离职了都重新编辑一次，这就得花费多少时间？工作时间都浪费在这些无用的工作上面，工作效率怎么能提高。还碰到过因为隐藏列，导致用VLOOKUP导入数据的时候数据出错，并不是想要的那一列数据。隐藏行或列，从我参加工作到现在碰到太多的人用，它对我们处理数据没有丝毫的作用。如果隐藏的数据有用，就显示出来，如果没用，就把它删除掉，所以大家不要用隐藏行或列把数据掩盖起来，要养成良好的习惯。

再看表1，我们很快能发现K列被隐藏了，我们按着鼠标左键，从J列选到L列，拖拽，就能显示出隐藏的数据列，把K列删除。

因为在前面的步骤中，我们把K列的标题去掉了，K列中没有数据。如果K列中有数据的话，我们可以选中所有的数据列，“右键-取消隐藏”或者“把鼠标放在两列间变成十字-双击”，就可以把隐藏的数据列显示出来。取消隐藏行是同样的道理。

七、关键数据排在后面

这个问题大家看出来没有？看表1中姓名排在了什么地方？

我们做EXCEL表不能像呼唤神秘嘉宾那样，千呼万唤始出来。我们介绍神秘嘉宾的时候会说：他是一名男性，（停顿），他1983年出生，（停顿），他在人力资源部，（停顿），他是这个部门的经理，（停顿），他是谁呢？他就是我们公司人力资源部经理齐涛。好吧，这是给人们留悬念，但是EXCEL表不行，做EXCEL表的时候要让人看着舒服，它要直观的反映出数据来。我看过一个比我做的这个表还狠的表格，N个信息后才知道叫什么名字。我们这个工作簿叫“人员档案信息表”，强调的是“人员”，那为什么不把人员放在前面？

如果把关键数据放后面的话，有两个问题比较麻烦，一个是HR用的函数中，VLOOKUP函数用的比较频繁（这个函数在后面我会讲到），它要求查找的数据必须和数据范围的第一列对应，如果把人名放在后面，我们的VLOOKUP函数会“一筹莫展”的。另外一个是把关键信息前面，当信息比较多需要冻结窗口的时候，我们很难找到合适的冻结位置，不利于识别。

综合以上所述，关键的数据一定要排在前面，关键数据要像一个将军身先士卒冲在最前面。现在我们把“姓名”一列提到前面去，在A列和B列间插入一列，然后把姓名一列复制或者剪切过去，把原姓名一列再删除，完成。还有一种简便方法，选中“姓名”列，按住Shift，拖到A列和B列间，完成收工。

大家可以根据习惯调整其它列，在这里不再介绍，主要介绍关键数据摆放的位置问题。

八、加入空格

这个问题也是大家普遍犯的一个问题，为了使表格看着整齐好看，很多人会加入空格，最常见的是名字中加入空格以便所有的名字都两端对齐，有的人甚至会用空格把数据在单元格居中等，这些都是错误的做法。

举个例子：在数据表中查找“朱娜”，会出现搜索不到数据的提示，同样的，只要名字中间有空格的，我们查找时都提示搜索不到数据，当然也有可能查找到，如你知道名字中间加入了几个空格或者在名字中间加入“*”号。

在这里需要提醒大家一点，在平时用EXCEL处理数据的过程中，要用通用的操作习惯，而不能是用自己独创的“技能”，因为只有大家有同样的操作习惯或者意识的时候才能实现工作的便利衔接，这在一个团队内尤其重要，这样才能实现高效办公。

我们把空格去掉，用Ctrl+F，调出“查找和替换”框，选择“替换”，在“查找内容”中输入一个空格，然后点“全部替换”，这样空格全部去除，如图10。

也有人会问，为了格式漂亮，我想让名字都两端对齐怎么办？可以选定要对齐的内容或者某一列，“右键-设置单元格格式-水平对齐-分散对齐”即

可。

图10

九、格式不规范

格式不规范的问题有很多，从表格格式到数据格式，各种各样的不规范，根据表1，我将一些不规范的情况说明一下。

1、表格中出现各种颜色标注。这个现象是一个普遍现象，好多人为了标识或者突出重点，经常用各种颜色标注。虽然不影响数据的处理，但是看起来太乱，而且做成报表的时候再调整颜色，浪费时间。所以，除了最终报表，为了格式漂亮可以用颜色标注外，在数据表中不建议有颜色标注，哪怕是用，要用得合适而且规范。

2、用各种边框。它和颜色标注的道理是一样的，它不影响数据处理。有时候为了区分不同的内容，有人会用不同边框来区分。同样也是不建议用各种边框，除了最终报表。

3、对齐方式不统一。对齐方式同样不影响数据处理，人们都有不同的习惯。建议在同一列中，采取同一种对齐方式。

4、直接选定某一行或者一列标注颜色或者边框。有的人为了方便，通常会直接选定某一行或者一列来标注颜色或边框。大家可以看表1中A-M列和11行（依据上述步骤更改过的表1，非原表1），这样的习惯很是不好，它影响表格的美观整洁，同时在将表格中的数据复制出去的时候更改格式比较麻烦，而且还会造成EXCEL增肥。建议平时要养成良好的习惯，不要有这样的操作习惯，如果是临时性的可以这样用，用完后记得恢复原貌。

5、序号混乱。在输入和修改数据的过程中，我们因为增加或者删减行，造成序号的混乱，每次都需要重新下拉一次，有时候会忽略序号的更新。在这里教大家一个小方法，用ROW函数。ROW函数表示返回某一行的序号，例如ROW(B4)，返回的是B4所在的序号，即4。如果ROW()，则表示当前行的序号。所以我们从第二行，即A2输入=ROW()-1，下拉即可。如果增行的话，只需要把增加的那一行填充上公式即可，如果减行的话，则不用理会，序号自动更新。 

6、身份证号错误。EXCEL的数值精确度最多是15位，所以输入18位身份证号的过程中，后三位经常会出现“000”的情况。这个一般处理方法有两种：一是设置成文本格式，二是在输入前先输入一个英文“’”号，这个是文本引导符。

7、输入格式（内容）不一致。在表1中，我们会看到部门名称中出现“五金部”和“设备五金部”；学历中出现“大专”和“专科”；日期格式中有多种多样的表达方法，甚至在日期一列中出现汉字；……。

在EXCEL数据表输入过程中，我们一定要保证同一对象只能有一个名称，同一数据要用一种格式（例如都是文体型或者数值型，数值型保留几位小数，时间日期格式都统一一个格式等），而且要在任何人、任何表格中保持一致，才能更方便的进行数据引用和处理。在这里强调一点，在EXCEL中，日期的格式中，只有“-”或者“/”做连接符时才是最正规的，其它的用“.”、“、”或者八位日期表达（如20140622）等都是不正规的用法。

格式不规范的几个问题说完了，现在我们根据问题将表1进行更改。将“财务”更改为“财务部”，“五金部”更改为“设备五金部”，“大专”、“大本”分别更改为“专科”、“本科”（用查找与替换），日期统一更改为“yyyy-m-d”格式并将“不详”去掉。全选数据表-水平居中-垂直居中-加粗再加粗（两次Ctrl+B）-主题颜色更改为白色-字体颜色更改为黑色（自动）-去除边框（边框选“无框线”）-再选中A1:M24数据-所有框线。这样就修改完成，为了把标题突出，第一行可以加粗。修改完后的表1效果见图11。

图11

十、加入批注

在用EXCEL录入存储数据的过程中，我们有时候会碰到特殊情况进行标注，有的人习惯插入批注，但是随着批注越来越多，看数据的时候根本没有时间和精力去一一将批注看完。如果有特殊情况进行备注，我们可以在数据的最后一列做为一个备注列，千万不要插入批注。

将表中的批注去掉，Ctrl+G（定位）-定位条件（批注）-编辑-清除-清除批注，操作完成。如图12、图13。

图12

图13

至此，表1中的问题处理完毕，最终表将不再给大家贴出，和图1对比只不过是少了批注。大家看一下处理完后的表格和我处理的是不是一样的？

小结

总结一下这一部分中出现的各项问题，在EXCEL操作的过程中，我们要注意：不要出现表名、不要出现多标题、表中不要出现小计或合计等、尽量不要合并单元格、不要人为产生隔断、不要隐藏行或列、不要加入空格、关键数据排在前面、格式或内容一定要规范、尽量不要用批注。当然，凡事都有例外，这需要大家灵活掌握，例如最终报表、需要打印的表格等可能会出现上述情况，但是在人力资源部门存储数据或者对外发表格的过程中，一定要注意这些问题，它们对我们的工作效率造成了严重影响。

此外，在日常工作中，我们还需要注意一些问题：

1、一张工作表中不要出现多个表格。有人喜欢在一张工作表中放多个表格，为了直观、为了计算方便……总之是有各种理由，多个表格在一张工作表中，给我们的排序、筛选、增减行或列等都造成了不便，所以在日常工作中，我们尽量不要把多个表格放在一张工作表中。

2、同一类工作簿/工作表的名称要保持一致。如工作表名称为“1月生产工资表”，那么其他月份的名称应分别为“2月生产工资表”…… “12月生产工资表”，而不应为“2月工资表”或“13年3月工资表”等。

3、要注意养成文件保管的良好习惯。例如把一年的工资表都放在一个工作簿内，或者工资表占用表格比较多的，一个月用一个工作簿，一年的工资表放在一个文件夹内。这便于统一编辑、分析数据等，而且养成良好的习惯，各个数据表不会出现丢失或者找不到的情况。

4、要注意数据的安全。如数据输入时可使用数据有效性校验输入数据，这个在后面的内容中会讲解到；要分发的表格要保护工作表，仅允许其他用户修改可以修改的单元格；如果引用了其他工作簿的数据，在不需要链接时就应断开链接，以免源表格被删除或移动后，造成本表数据丢失。另外还养成定期备份数据的习惯。

我们在日常工作中，要养成良好的表格操作习惯，同时也带动和影响周围的人养成良好的操作习惯，这样才会给你的工作带来便利。不良操作习惯不仅制约着我们自己的工作效率，同时也影响着一个团队或者组织内其他人员的工作效率。

有的人会想着多学一些函数、学VBA……在学这些之前，一定要养成良好的表格操作习惯，如果你的习惯养不成，表格输入不规范，哪怕你的函数学得再好，也无多大作用。