时间管理——职场的必备技能

作者流音桥 2016-03-12 17:13 44074

内容来自 2016-03-17 打卡话题

　　我是一家小公司的行政人事主管，说是主管，却一个下属也没有，我们公司是2013年成立的，到现在为止有20多人。
　　我是公司一成立就来的，刚开始的时候事情还不多，主要做一些行政类的工作，可是现在工作越来越多，事情越来越杂，除了负责日常来访接待、组织活动、后勤管理等等，还要负责社保、考勤、招聘、培训工作；除了这些，老板一有什么事情就会吩咐我去做，我还要充当老板的秘书的角色，负责上传下达。有的时候工作太杂太多，都知道该如何是好，现在感觉有点压抑，有点累。
　　请教大家，工作越来越多，事情越来越复杂，该如何管理好自己的工作？

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一、问题

1、小公司行政人事主管，无下属，目前公司规模20多人。

2、随着公司成长，工作越来越多、越来越咋，老板有什么事情就吩咐。

3、工作过杂过多，无从下手，感觉有点压抑。

二、分析&建议

1、时间管理简介

随着在职场的成长，有一个技能一定要get，否则将来会举步维艰，那就是——时间管理。

管理大师彼得·德鲁克曾经说过：“时间是最高贵而有限的资源，不能管理时间，便什么都不能管理。”

所以，我们要学会时间管理。时间管理的中心思想很简单，就是将工作根据紧急程度与重要程度，划分为四个象限，不同象限的工作采取不同的应对方式。

时间管理——职场的必备技能

这是一张时间管理中十分流行的图例。

一般来说，老板突然来找你交代的事情，基本上是重要且紧急的，譬如说来访接待，因为来者等着，你必须第一时间去做。

而很多并非老板过来找你的事情，看似紧急但未必重要，那么你可以授权别人去做（案例中光杆司令略显痛苦）或者另约时间（告诉对方你手头正在处理一件十分紧急的事情，能否换个时间过来）。

而一些培训、活动组织等事情，则属于重要但并非十分紧急的工作，这类时间往往需要耗费大块的时间，所以要安排好一个通常不会被打扰的时间去做。

最后剩下的，基本属于不重要也不紧急的，那么就可有可无了。

2、时间管理的落实——行动日志

理论我们已经了解了，那么如何实施呢？其实，思路也不难。我们在每天工作之前和一天的工作结束之后，抽一点时间，以“行动日志”的方式来落实我们的时间管理。

（1）我们可以提早5-10分钟到公司，在自己的笔记本上做一下计划：

A. 列下今天的工作事项。

B. 标出他们的重要级别（A/B/C）

C. 有时间限制的，分配起止时间。

D. 结合时间分配，在事件的重要级别后面标上次序。

参考某位营销副总的时间管理及说明：

时间管理——职场的必备技能

做完这样一张表格的好处（原因说明自己无需填写，改留个打勾栏就行），在于你当天的事情及重要程度就很明确了。甚至有些老板突然找过来的事情，你也可以与之权衡，请示老板是需要立即做还是可以另行协调时间。

（2）当一天的工作结束后，我们可以留5-10分钟，晚点走，打开今天的行动日志，回顾和总结一下今天的工作结果，对于某些未能及时处理的，列入明日的计划中。

这样一来，自己的工作不仅变得有条理，更能够成为季度、年度总结的蓝本。

时间管理——职场的必备技能

说到这里，也许有人已经反应过来了，上面这张表格，其实来自于一本《五项管理行动日志》，相信有很多公司、很多人都引入这么一本小本子。有兴趣的人可以自己淘宝一本。

3、学会偷懒的方法——流程优化

当然了，光一味地进行时间管理，梳理行动日志，能够解决一时之急，但是，如果要让自己更进一步，那就要考虑流程优化了。相比前两项而言，这一条带来的是长久持续的改变。

譬如，将考勤、培训的工作模式进行固化，以后就可以省去很多设计动作，只需按部就班即可。由于这个涉及到很多很具体的工作，而且每人情况不同，只能具体问题具体分析，大家自行考虑。

我这里可以举个我最早的小例子，抛砖引玉：

刚毕业的时候，我进入一家企业负责报表统计分析工作。看上去名字还不错，其实就是每月将20多家下属公司的报表（每套月报20张）收集汇总，然后转变为两套总表——一套按业务板块划分的总览，一套按不同公司的总览。

最早的做法是先汇总好，然后再拷贝至两套设计好版式的汇总表中。但后来做到熟练之后，我开始想偷懒了，于是花了1天将两套表格用公式关联，只需填好一套表格，另一套表格就自动生成了，这样不仅避免了两次CTRL+C和CTRL+V的工作量，减少了时间投入，而且还提高了表格的准确性，对于我而言，时间解约至原来的70%甚至更低。

虽然事情很微不足道，但这的确算是一个比较典型的流程优化。

到今天，我逐步养成了一种习惯，没做一件新的事情，如果这件事将来可能会继续做的，我会事后花点时间整理一份工作流程，以便下次再做的时候直接“无脑”执行，省得再想上次我是怎么做的。

所以说，流程优化才能带来长久的效率提高，有句话说得好，“懒人推动了社会的进步。”哈哈！

也正是自己不断地尝试这种创新，所以我后面的成长才会越来越快。

4、总结分析，提出分工或增员建议

即便经历了时间管理、行动日志管理乃至流程优化，一个人的时间和精力毕竟是有限的，不可能无限制地压缩。而如果你的工作表现不错，老板用你用习惯了，会有很多新事件在一时想不到其他合适人选的时候考虑到你这里，未必会完全关注到你的时间问题（因为很多日常事务他基本不会关注，而其中又有很多有很强的时效要求并可能占用不少时间）。那么，这种时候就要考虑工作分工了。

当然，也正是经历了前面一系列的时间管理、行动日志管理和流程优化，对于你来说，你现在的工作，哪些是你不可替代的、哪些是简单操作可以找人分担的、有多少任务需要分担以保证质量的，对于你来说，已经一清二楚，并且能够很清楚地向老板表达。

那么，我相信这种时候，你提出将某项工作归至他人手里或者提出增员建议，我相信只要老板不犯傻，同意的可能性非常高。（很多情况下老板并非不同意你的建议，而是你提的建议没有说动他，这时候需要好好反思）。

如果你都做到这个地步，老板没有合理的理由却还是不同意，那么这个情况继续下去对你和对公司都是不利的（对你而言，压力大且没有精力提升自己；对公司而言，很多工作你往往会以应付的态度去解决，管理得不到改进）。这时，你可以开始考虑换个平台。而且我相信经过前面一系列的动作，你多半已是一名优秀的人才了。

当年我离开第一家公司的时候，基本上就是这个原因。半年前就跟领导提出过，半年以后反而越来越加重，更气人的是部门不是没补人，补到其他人手下去了，所以只能离开。虽然第一份工作经历很是感恩（给了我角色的转变和很大的成长），很多同事对我也是十分不舍（9年下来，很多同事关系都很好），最终还是无奈于现实。

三、总结

1、当时间不够用的时候，你要学会时间管理。

2、时间管理的概念弄清楚，我们可以通过行动日志来落实。

3、流程优化是更好的、可持续的方法。

4、任何事都有一个极限，当工作符合超过时间管理、行动日志管理和流程优化的极限的时候，你可以提出工作分工或增员建议。（前面一系列动作正好作为你提出建议的依据）

5、当实在退无可退的时候，你可以考虑换工作。

以上，个人观点，欢迎大家一起讨论。

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