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【职场指路】工作越来越多,事情越来越复杂,该如何管理好自己的工作?

作者 小前锋 2016-03-17 10:16 1184
  我是一家小公司的行政人事主管,说是主管,却一个下属也没有,我们公司是2013年成立的,到现在为止有20多人。
  我是公司一成立就来的,刚开始的时候事情还不多,主要做一些行政类的工作,可是现在工作越来越多,事情越来越杂,除了负责日常来访接待、组织活动、后勤管理等等,还要负责社保、考勤、招聘、培训工作;除了这些,老板一有什么事情就会吩咐我去做,我还要充当老板的秘书的角色,负责上传下达。有的时候工作太杂太多,都知道该如何是好,现在感觉有点压抑,有点累。
  请教大家,工作越来越多,事情越来越复杂,该如何管理好自己的工作?
  我是一家小公司的行政人事主管,说是主管,却一个下属也没有,我们公司是2013年成立的,到现在为止有20多人。
  我是公司一成立就来的,刚开始的时候事情还不多,主要做一些行政类的工作,可是现在工作越来越多,事情越来越杂,除了负责日常来访接待、组织活动、后勤管理等等,还要负责社保、考勤、招聘、培训工作;除了这些,老板一有什么事情就会吩咐我去做,我还要充当老板的秘书的角色,负责上传下达。有的时候工作太杂太多,都知道该如何是好,现在感觉有点压抑,有点累。
  请教大家,工作越来越多,事情越来越复杂,该如何管理好自己的工作?
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我,经历过类似的情况。

作者:流音桥



一、问题
1、小公司行政人事主管,无下属,目前公司规模20多人。
2、随着公司成长,工作越来越多、越来越咋,老板有什么事情就吩咐。
3、工作过杂过多,无从下手,感觉有点压抑。

二、分析&建议
1、时间管理简介
随着在职场的成长,有一个技能一定要get,否则将来会举步维艰,那就是——时间管理。
管理大师彼得·德鲁克曾经说过:“时间是最高贵而有限的资源,不能管理时间,便什么都不能管理。”
所以,我们要学会时间管理。时间管理的中心思想很简单,就是将工作根据紧急程度与重要程度,划分为四个象限,不同象限的工作采取不同的应对方式。


这是一张时间管理中十分流行的图例。
一般来说,老板突然来找你交代的事情,基本上是重要且紧急的,譬如说来访接待,因为来者等着,你必须第一时间去做。
而很多并非老板过来找你的事情,看似紧急但未必重要,那么你可以授权别人去做(案例中光杆司令略显痛苦)或者另约时间(告诉对方你手头正在处理一件十分紧急的事情,能否换个时间过来)。
而一些培训、活动组织等事情,则属于重要但并非十分紧急的工作,这类时间往往需要耗费大块的时间,所以要安排好一个通常不会被打扰的时间去做。
最后剩下的,基本属于不重要也不紧急的,那么就可有可无了。
2、时间管理的落实——行动日志
理论我们已经了解了,那么如何实施呢?其实,思路也不难。我们在每天工作之前和一天的工作结束之后,抽一点时间,以“行动日志”的方式来落实我们的时间管理。
(1)我们可以提早5-10分钟到公司,在自己的笔记本上做一下计划:
A. 列下今天的工作事项。
B. 标出他们的重要级别(A/B/C)
C. 有时间限制的,分配起止时间。
D. 结合时间分配,在事件的重要级别后面标上次序。
参考某位营销副总的时间管理及说明:

做完这样一张表格的好处(原因说明自己无需填写,改留个打勾栏就行),在于你当天的事情及重要程度就很明确了。甚至有些老板突然找过来的事情,你也可以与之权衡,请示老板是需要立即做还是可以另行协调时间。
(2)当一天的工作结束后,我们可以留5-10分钟,晚点走,打开今天的行动日志,回顾和总结一下今天的工作结果,对于某些未能及时处理的,列入明日的计划中。
这样一来,自己的工作不仅变得有条理,更能够成为季度、年度总结的蓝本。

说到这里,也许有人已经反应过来了,上面这张表格,其实来自于一本《五项管理行动日志》,相信有很多公司、很多人都引入这么一本小本子。有兴趣的人可以自己淘宝一本。
3、学会偷懒的方法——流程优化
当然了,光一味地进行时间管理,梳理行动日志,能够解决一时之急,但是,如果要让自己更进一步,那就要考虑流程优化了。相比前两项而言,这一条带来的是长久持续的改变。
譬如,将考勤、培训的工作模式进行固化,以后就可以省去很多设计动作,只需按部就班即可。由于这个涉及到很多很具体的工作,而且每人情况不同,只能具体问题具体分析,大家自行考虑。
我这里可以举个我最早的小例子,抛砖引玉:
刚毕业的时候,我进入一家企业负责报表统计分析工作。看上去名字还不错,其实就是每月将20多家下属公司的报表(每套月报20张)收集汇总,然后转变为两套总表——一套按业务板块划分的总览,一套按不同公司的总览。
最早的做法是先汇总好,然后再拷贝至两套设计好版式的汇总表中。但后来做到熟练之后,我开始想偷懒了,于是花了1天将两套表格用公式关联,只需填好一套表格,另一套表格就自动生成了,这样不仅避免了两次CTRL+C和CTRL+V的工作量,减少了时间投入,而且还提高了表格的准确性,对于我而言,时间解约至原来的70%甚至更低。
虽然事情很微不足道,但这的确算是一个比较典型的流程优化。
到今天,我逐步养成了一种习惯,没做一件新的事情,如果这件事将来可能会继续做的,我会事后花点时间整理一份工作流程,以便下次再做的时候直接“无脑”执行,省得再想上次我是怎么做的。
所以说,流程优化才能带来长久的效率提高,有句话说得好,“懒人推动了社会的进步。”哈哈!
也正是自己不断地尝试这种创新,所以我后面的成长才会越来越快。
4、总结分析,提出分工或增员建议
即便经历了时间管理、行动日志管理乃至流程优化,一个人的时间和精力毕竟是有限的,不可能无限制地压缩。而如果你的工作表现不错,老板用你用习惯了,会有很多新事件在一时想不到其他合适人选的时候考虑到你这里,未必会完全关注到你的时间问题(因为很多日常事务他基本不会关注,而其中又有很多有很强的时效要求并可能占用不少时间)。那么,这种时候就要考虑工作分工了。
当然,也正是经历了前面一系列的时间管理、行动日志管理和流程优化,对于你来说,你现在的工作,哪些是你不可替代的、哪些是简单操作可以找人分担的、有多少任务需要分担以保证质量的,对于你来说,已经一清二楚,并且能够很清楚地向老板表达。
那么,我相信这种时候,你提出将某项工作归至他人手里或者提出增员建议,我相信只要老板不犯傻,同意的可能性非常高。(很多情况下老板并非不同意你的建议,而是你提的建议没有说动他,这时候需要好好反思)。
如果你都做到这个地步,老板没有合理的理由却还是不同意,那么这个情况继续下去对你和对公司都是不利的(对你而言,压力大且没有精力提升自己;对公司而言,很多工作你往往会以应付的态度去解决,管理得不到改进)。这时,你可以开始考虑换个平台。而且我相信经过前面一系列的动作,你多半已是一名优秀的人才了。
当年我离开第一家公司的时候,基本上就是这个原因。半年前就跟领导提出过,半年以后反而越来越加重,更气人的是部门不是没补人,补到其他人手下去了,所以只能离开。虽然第一份工作经历很是感恩(给了我角色的转变和很大的成长),很多同事对我也是十分不舍(9年下来,很多同事关系都很好),最终还是无奈于现实。

三、总结
1、当时间不够用的时候,你要学会时间管理。
2、时间管理的概念弄清楚,我们可以通过行动日志来落实。
3、流程优化是更好的、可持续的方法。
4、任何事都有一个极限,当工作符合超过时间管理、行动日志管理和流程优化的极限的时候,你可以提出工作分工或增员建议。(前面一系列动作正好作为你提出建议的依据)
5、当实在退无可退的时候,你可以考虑换工作。

以上,个人观点,欢迎大家一起讨论。

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