多管齐下提高考勤处理效率

在阅读下面之前，我想大家心里要有个概念：这个公司多次打卡的现象能管控住么？答案是不能的，因为和门禁是一体的，员工进出门就会产生考勤数据，所以多次打卡的现象是不能管控的。这个公司未打卡的现象能管控住么？答案是可能的，并不是一定的，有一些客观情况决定了未打卡现象不能完全管控。

在我工作经历中的一家公司，我入职第一个月，有1.5个人负责考勤工资核算的工作，300多人的工资用了37天才发放，里面还是错误百出。当我对她们的一些工作方式方法改变以后，1个人1天即可完成所有的核算，说出来好多人不相信，因为生产型企业的考勤和工资太复杂了，在熟知的人眼里这是不可能完成的任务，但确实是发生了。

在三茅自选课程中，有一门课是《考勤数据整理训练》，估计好多人没注意过，注意过的人中很多人又说很难，但处理思路又有几个人去仔细体会过，只关注到了函数难学不会，殊不知掌握理念的时间比掌握函数的时间要多N倍。

有好多人想到考勤数据处理要用到EXCEL，于是找了很多的操作方法甚至是模板，最终还是有诸多错误，殊不知考勤具有公司的特殊性，一般没有通用模板的可能。

考勤为什么处理困难？因为没有很好的思路和方法。为什么没有很好的思路和方法？因为根本没有仔细去考虑和研究。

要提高处理考勤的效率，多管齐下方为王道，具体看下面分解：

首先是制度有没有

制度要规定什么？规定迟到早退有什么处理措施，规定未打卡有什么处理措施，还要规定加班必须实行审批制。

具体如何规定结合本公司情况来制定，只要不违反法律法规即可。其中要注意，未打卡处理措施要比迟到早退严厉，因为未打卡根本不知道这个人是什么时间到的，或者说他到没到公司。加班审批制要和考勤机数据相对比，当然如果公司特别壕，员工加班多长时间也认那么这一条可以略去。

制度还可以规定什么？可以给员工正激励，例如全勤奖，公司单独拿出一部分费用来作为当月出满勤且无考勤异常的人员的奖励，这样在一定程度上也会减少考勤异常情况。还可以规定忘记打卡的、手指脱皮的、考勤机故障的、外出办事不来公司的等这些情况可以向人力资源部报备。

其次是考勤机设置有没有

考勤机可以设置上下班时间、可以设置多长时间重复打卡无效、也可以将多次打卡的数据处理成标准的打卡次数……

仔细研究一下公司的考勤机，将这些设置全部设置好，那么导出来的数据就是标准的打卡时间和统计出来的迟到、早退、未打卡等情况。如果缺少一些功能，而且如果公司允许，再购置一台有这些功能的打卡机。

考勤机虽然能实现标准的输出，但毕竟程序是死的，有好多特殊情况也不是考勤机能处理的，所以如果公司有特殊情况，无论公司购置不购置新考勤机，都需要继续看下面操作。

第三EXCEL处理考勤机数据会不会

制度规定再严格，考核再严厉，领导再强调，全勤奖奖励的再高，也会有特殊情况。如员工不小心或无意识多次打卡了，这个如何处理；考勤机和门禁绑定，员工多次出去办事进出需要打卡，这样会产生多次考勤数据，这个如何处理；员工忘记打卡了、手指脱皮没打上卡、考勤机故障未打是卡……，这些情况哪怕向人力资源部报备了，同样会存在处理考勤机数据的问题，这个如何处理？所以制度是保障，考勤机是辅助，EXCEL处理考勤数据才是王道。正所谓，多管齐下，EXCEL为主。

多次打卡如何处理？

产生多次打卡可能的原因有：一天中外出办事，进出需要打卡；员工一不小心多按了几次；员工忘记自己打过卡了，再次打卡……这些都有可能产生多次打卡。这些靠制度能约束的了么？答案肯定是不能的。所以我们需要考勤自己该如何处理这些数据。

如下图，假定8:30上班，17:00下班。

这种考勤数据处理的原则是：上班多次打卡取其小，下班多次打卡取其大。即取每天打卡最早时间和最晚时间。但这个里面也是有一些问题的，例如某员工中午12:00到了公司，在12：30以前打了4次卡，那么用取小和取大的方式显示是不行了。我们可以以某个时间点为界，超过了这个界线再打卡那么就得有强有力的说明了。如以上午9:30和下午16:00作为两个界线，早于或晚于两个时间点打卡的，我们认定为正常打卡或迟到早退，如果在这两个时间点之间的，该如何处理，这应该是制度来规定的，EXCEL是解决不了的。

我们在J2和K2两个单元格分别输入公式，并下拉。

J2 =IF(MIN(E2:I2)<9.5/24,MIN(E2:I2),"")

K2 =IF(MAX(E2:I2)>16/24,MAX(E2:I2),"")

处理一下格式问题，J列和K列是不是显示标准的打卡时间了？

加班时间如何处理

这个在案例中只是说明了加班前后要打卡，一般情况可以理解为下班后就加班，而不是下班很长时间了再回来加班。如果是前一种，那么应该是下班后打卡，加班后再打卡。如果是后一种，应该是下班后打卡，加班前打卡，加班后再打卡。如果两种情况都有，那么会更复杂，这就是之前为什么说实际加班审批制，不这样操作的话，仅依靠考勤机数据是无法准确识别加班时间到底有多长？如果员工17点下班，18点回来加班，19点加班结束，回来加班的时候忘记打卡了怎么办？不承认加班还是计算17点-19点这个时间段的加班？

如果实行打卡机时间计算加班时间，那么可以用最晚打卡时间和下班时间的正值差作为加班时间即可。如在L2单元格中输入公式并下拉。

L2=ROUND(IF(OR(K2="",K2<17/24),0,(K2-"17:00:00")*24),1)

如何实行加班审批制，那么我们可以计算打卡机加班时长和实际审批的加班时长作对比，这个完全可以用加班时长对比，没必要去核对具体打卡时间了，因为能出现的特殊情况已不是仅依靠打卡机数据和加班审批单所能约束的了，具体原因不再解释，自己去考虑一下。

我们可以单独建一个工作表，统计具体审批的加班时长，两者作对比，出现异常情况的再去核对。

建立的工作表格式如下：

我们在原表中和打卡机的加班时间做一对比，将统计的加班时间导入原考勤表中，如下图：

在N2单元格中输入公式并下拉。

N2 =IF(M2,IF(AND(M2>0,M2<=L2),"加班正常","加班情况异常"),"")

这样，出现异常的情况会被标注出来，然后我们可以重点去核对加班情况异常的情况，找出具体的原因。从少数异常数据中找出具体原因总比从多数数据中慢慢核对要快的多。

当然加班时间的核对，还可以用最大时间法来核对，具体思路和操作方法和前述差不多，不再说明，有兴趣的可以试一试。

其它情况不再详细描述，因为自选课程中已经给出了思路和答案，有兴趣的可以去研究一下，具体链接：https://www.hrloo.com/dk/cshow/100028

考勤的问题很多人都咨询过我，在此说明几种情况希望大家能考虑一下：

一、不要将核对考勤机数据的工作分解到各部门或各位员工，处理考勤数据的人员将工作下放，这完全是不负责任的做法，而且从工作时间上来看，花费了大量的时间才完成这项工作，得不偿失。

二、公司务必有考勤的规章制度且能落地实行，让员工知晓考勤的规定到底怎样的，不要口头通知、非正式说明或者拿领导的命令当规章制度。

三、网上找不到完全适用公司的考勤模板，可以借鉴但不能套用，因为考勤多样性和特殊性决定了不会出现能统一应用的模板。

四、考勤处理人员要有责任心，因为除了发给员工本人核对考勤之外，没有其它情况能去核对你处理的考勤数据是否正确，而且没人去核对你是否修改过考勤机数据，所以这个岗位人员必须得有责任心。

五、不要感觉考勤数据处理麻烦就想着限定员工做或不做什么，或者让他们分担什么工作，我们要做的是从服务的角度出发去促进其它部门和人员工作的提升，而不是掌握了一定的权力就去规定规定再规定。有些HR就喜欢从自身出发，感觉不合自己意或者想当然的以为，就出台这个规定那个规定，公司、老板或者职责赋予你的权利不是这样用的，千万千万要注意。

六、考勤数据处理真的是一个工作量不大的工作，1000多人的公司员工的考勤，我手下的专员用EXCEL在轻松的状态下不到1天就能处理完，你还有什么理由说这项工作是难题？

七、考勤问题处理和考勤数据处理是两个问题，不要混为一谈，考勤问题处理的好并不一定考勤数据就能处理好，这个一定要有清醒的认识。

八、一项工作的改进和提升并不是靠某个方面即可，它是需要从各方面促进工作提升的。拿考勤处理来说，制度可以处理一些，考勤机可以处理一些，剩下的还得交给EXCEL来处理。

九、不要迷信系统或程序，它们毕竟是死的，出现的问题是多样的，从来没见过一个系统或程序能把所有问题都处理好，哪怕针对性进行设计的，过段时间还得去更新纠正。

十、不要想着每天、每周或定期去处理这些考勤，将工作分解到下去，减少统一处理考勤的时间。因为处理考勤时间总量没有减少，这不是提高效率，有可能会比统一处理的时间还要长。