效率来自于流程把控

作者浅浅的豆豆更新于：2016-06-21 15:17 30895

内容来自 2016-06-22 打卡话题

　　我们公司有20多人，为了规范管理，两个月前公司安装了新的指纹打卡机，这台打卡机属于考勤和门禁一体的，进门要打卡才行，同时也会形成考勤记录。公司规定员工每天早上上班必须打卡，晚上加班前后也必须打卡。
　　但目前出现了这种状况，有些人一天多次打卡，有些人一天都没打卡或者晚打卡。现在我的工作量不减反增，每个月还要从那些不定时的打卡时间里来分辨哪些是正常的出勤时间，哪些是真正的加班时间。总之现在的考勤如一团乱麻，整理起来非常费劲。
　　请教大家，怎样才能提高处理考勤的的工作效率？有哪些窍门？

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考勤是人事管理的基础性工作，但地位却是举足轻重。一方面它与员工工资挂钩，是员工较为敏感的问题。出勤、加班计算多了，员工不会找你退还工资，但计算少了，员工肯定就来会找你麻烦；另一方面，员工的出勤状况也是人事管理者掌握员工动态的晴雨表。所以提高考勤工作的准确性、及时性是考勤专员的首要工作。这位同仁现在的状况看似棘手，但静下心来，采用倒推的方法，于繁杂中抓住主线，剥茧抽丝，也可以解决这个问题。

这位同仁面临的首先是数据计算问题。面对大量重复却有规律的考勤数据，借助工具无疑是最好的办法。所以掌握excel的使用技巧是必须的。其次，规范数据。工具就是将一些规律的东西程序化。要想使用excel替代手工计算，那么规范的数据是必要的。也就是说，全体员工都要规范打卡，才会产生合规的考勤数据。那么如何实现呢？就要定制度，要培训，要考核。你看，按照这个思路，主线就出来了。也就是说，我们可以按照教会员工打卡——规范打好卡——利用工具计算打卡数据的思路来加强考勤管理，提高考勤的效率。

一、教会员工打卡

首先需要得到领导的支持，用制度做保障，提高考勤意识。毕竟是与工资挂钩，考勤制度推行下去相对容易。毕竟没人愿意拿自己的工资开玩笑。

其次，严重性宣讲到位。对于不执行公司考勤制度，或者未按照要求打卡、打卡记录不全的员工，要将严重性列明。比如考勤记录不全视同缺勤等等。

最后，特殊情况想周全，配套表单做支持。对于特殊情况的考勤，如当天直接去外单位办事，无法正常打卡的，可填写特殊情况考勤说明，执行审批程序；加班期间的考勤需要有加班申请单等等。

二、用规范打好卡

在提高了员工的打卡意识之后，就需要执行了。

工欲善其事，必先利其器。使用前必须要熟悉考勤机的设置，比如数据的显示方式、工作时间段的设定、加班时间的设定等等。要让考勤机发挥最大的功效，提供最方便分析的数据格式。

在使用新考勤机前，还应下发通知，并将考勤机的使用方法详细列示在通知里，同时张贴在考勤机旁，留好联系方式。初次使用指纹考勤机的时候，可以让考勤专员提前到岗，及时处理指纹不识别等突发状况，减少不规范的考勤记录。

在过渡期建议手工和电子考勤相结合，尽量做到数据的可追溯，可查询。

三、巧用excel计算打卡数据

考勤记录导出后，就涉及数据的计算与分析了。这阶段的重头戏是excel的使用技巧。数据的分列、函数的组合使用等等，能够让你的数据计算起到事半功倍的效果。至于如何使用excel函数，三茅自选课程里韩小良老师有详细的讲解，可参照《利用Excel快速处理汇总考勤据》https://www.hrloo.com/dk/lshow/1000172加强学习。

四、考勤制度的不断修订和完善

制度在执行的过程中会遇到各式各样的现实情况，所以不断的修订和完善制度，也能提高我们的工作效率。

其实，提高效率无非就是实现过程标准化、可控化的过程，这个过程要求我们在事前要考虑周全，事中要跟踪进度，事后还要反馈调整。

一点拙见，欢迎各位卡卡拍砖。

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