各类表单常常以程序文件或是管理办法的附件的形式出现在我们面前,但它绝不是一个可以被无视、忽略的附属品。
程序文件及流程的执行需要通过表单来实现,表单设计的合理性也将直接影响到流程的执行情况,工作开展的顺畅度以及工作的效率。
以如下的表格为例:
1、 应聘登记表
优化前:
以下为应聘登记表最末端的内容,在实际的使用中,下滑线的空白处常常被写上了面试后的录用意见,原本设计的“待遇、上班时间”无处填写
优化后:
如上图,表格更清晰,用人部门有了明确的意见签署位置,不再占用“上班时间、待遇”以及“员工的知晓签名”栏。
2、 离职交接单
优化前:
办理部门
|
应办理交接手续项目
|
交接情况
|
负责人签名
|
人事部
|
工作证及门禁卡归还
|
|
|
人事部
|
培训协议是否到期、扣款情况
|
|
|
人事部
|
劳动合同是否终止
|
|
|
社保处理情况
|
|
|
优化后
这样的更改能够规范填写,并且更直观的了解各项目的交接结果
3、 说完了表格优化,再来聊一聊表格设计的合理、合法。
各类表格都是由用人单位设计,劳动者只是填写,所以用人单位应该充分地用好这项权利,在表格设计时就规避各类法律风险,还是以应聘登记表为例,如下:
在要求应聘者填写了“送达地址”之后,可以在表格末加黑备注明:本人提供的地址是真实有效的,如有变动,本人在三天之内以书面形式通知公司更改,否则一切后果由本人承担。
各类表格几乎每天都在用,一时的使用不方便忍忍也就过去了,可若是不那么能将就,便会每次优化一点,改进一点,不断地提高工作效率,提升专业水平。