推荐我是如何梳理人事档案的

作者无相转生 2016-09-08 17:59 19685

先说明下，这里的人事档案是广义的，是日常工作中人力资源部的各类档案、文件。2014年年末的时候，我入职到一家500人左右的机械企业。入职后第一件事必然是熟悉公司的制度流程，其次是部门的各项工作以及公司的整体人员构成情况。

但从第一件事就抓瞎了，公司和国内绝大多数中小企业一样，没有一套行之有效的制度流程。同样的，人事部的各类文件档案保存混乱，查阅本年度的还能在文件柜里翻翻找找，往年的则是直接塞进几个纸箱里，塞到小仓库了。员工档案则是简单的按照部门进行排放，但在职的与离职的混杂在一起，而且名字书写的也是不一致。公司本身的制度流程短期内无法解决，决定先从部门文件档案这块着手。

第一步，确定文件档案的分类

大面上划分为两块，也就是我上面说的日常文件档案记录一类，员工档案一类。

日常文件根据每月的使用情况和职能划分，分为两级，具体如图所示：

我是如何梳理人事档案的

在实际操作中，要第二级文件要按照后勤和车间进行分开保存。分开的原因在于：

车间人员流动大，离职人员资料更新较快；同样的，面试时以群面居多，面试资料无法细分到人。

如果之后有新的类型文件，则根据已有的条目划分为一级或者二级。

第二步，定出文件存放规格

1. 本年度文件，以蓝色文件盒进行保存；

2. 往年文件，以牛皮纸袋进行保存；

3. 文件盒或者牛皮纸袋内需分类的，则以透明文件袋进行装侧区分；

4. 因无保密制度，文件不进行加密管理，之后以实际保密制度进行细分、标注。

第三步，台帐

我相信绝大多数档案保管人员都是想好好保存的，但随着档案越来越多，导致存放混乱。既然想把文件档案整理好，那么就要有一个好的方法或者工具去杜绝混乱。那么台帐就应运而出了。

根据资料条目归类、整理放置到文件盒后，每个文件盒配置一张台帐，台帐很简单，大体条目如下图：

我是如何梳理人事档案的

初始为电子版，文件盒内有增加，或者文件有修改，则直接手写在台帐上进行修改。

每年年末，将台帐转化为电子版并打印，随文件本身一起装入牛皮纸袋、归档。

再说说员工档案

员工档案要便于查找，那么编号就是个不错的选择。

最早我考虑的方法是按照部门进行大规划，同时部门内部人员进行编号、排序。但这样又有一个问题，那就是如果有员工离职，新员工补充后以原有编号还是新增编号呢？原有编号补充的话，无法简单比对两名员工入职时间；新增编号，无法简单比对现有部门人员总数。

那就编制一个独立的编号，以入职时间为基础。索性公司还有一个人事系统，在职和离职人员的序号是不可更改的（只要不进行人员删除，离职人员序号就一直存在；即使删除，新增人员也是默认后续序号，空出原有序号）。我就以人事系统的序号为员工序号，直接以序号的先后顺序进行排序。为了便于计算人数，我保留了EXCEL人员台帐，套以三个序号，如下图：

我是如何梳理人事档案的