我们公司一名员工在离职时,将自己电脑内的资料基本删完,只交接了三个文件给新人,新人因为不清楚,就在交接清单上面签字了。该员工离职一周后,主管领导才发现资料被删的问题,于是要求IT人员恢复被删除的文件,但还是有一些文件没办法恢复,并且在恢复文件时,发现了该离职员工的电脑里面有很多不属于他的资料,部分是主管领导的资料,但是主管领导并没有转发过给他。
请问大家,现在这个员工已经离职,该如何对该员工进行追责?
他还有一个月工资未发,是否可以根据公司奖惩制度对其进行处罚?
此外,有哪些预防措施,可以防止此类事件再次发生?
首先是把牢证据:
一是被删的资料到底有哪些,要从IT人员恢复的过程来跟踪;
二是主管领导的资料怎么钻进他的电脑的,需要细查主导领导与他交流的所有渠道,别自相矛盾。
这些证据需要用视频、照片等形式固化下来,最好让辖区片警或派出所协助取证,以备它用。
再评估损失:
删掉的所有资料,极可能被该员工拷贝后带离公司,如果泄露,会对公司产生什么负面影响和损失,公司应当组织法律顾问进行评估,不能凭相关人员想象。
分情况追责:
如果影响和损失较大,可以公司法律顾问律师函的形式直接发给该员工户口所在地,联系电话当然写能够联系上的,最好是EMS的形式;同时用短信的方式告知其严重性;
若入职新的单位,最好与新单位的人资部取得联络,争取对方单位协助处理此事;
如此影响和损失轻微,则可以电话或短信通知其来恢复已删内容,否则将向当地派出所或所在单位进行报告,以迫使其配合。
示范意义大:
虽然采取以上措施,但追责的效果不一定理想,但是,如此动作就是想让全公司员工知晓,其潜在影响意义是非常大的,即:告诫员工,离职时不要
做小动作,否则,公司是会采取所有可能的措施来维护公司的正当权益的。当然,这样的典型事例,也可以在公司各种会议上给予通报和表明公
司的决心。
该员工未发的工资,完全可以依据员工奖惩制度来处理——前提是制度中有体现,制度公示过且个人有签名确认。
所以,公司可以该员工离职交接手续不完善为由,暂停发放其工资,也可以明确通知该员工回司完善手续后,再发放工资,如果拒绝完善手续,则一
直拖着不发工资。公司还可以采取上面那些追责办法。
预防之法
任何事件要控制其不发生是不现实的,发生后,一定要从四不放过的角度来控制和预防,以减少今后再次发生类似事件的可能性,也就是说从制度和流
程上进行预防,可有以下办法:
制度上保证:
在员工手则、电脑管理、离职管理等制度中,都要制订任何人不得复制、拷贝、删除公司任何资料的规定,否则一律以严重违反公司规定给予无任
何补偿辞退,形成这把高压的达摩克利斯剑。
IT要跟踪:
IT部门,每天应当对公司所有电脑的邮件来往进行时时跟踪,发现异常及时向主管领导报告,并同时抄送公司总经理,对违反者按制度处理。并控制任
何电脑不得进行QQ、微信等登录,除了公司OA系统可登录外,严格控制其他登录途径,并随时进行维护、锁控。其实就类似于银行工作环境一样。
先控制电脑:对于使用电脑的员工离职,首先要求IT部门对电脑进行控制,即修改开机密码,防止离职员工修改、删除等行为。
领导要尽职:直接领导必须把握住下属工作内容的全部,即电脑中应当存在着哪些资料、时间段等,不能让下属随意失控,这一关非常重要。
高压态势:不管本案结果如何,都建议要对该离职员工的直接上级和IT部门进行追责,同时将处理结果通报全公司,对胆大妄为者始终形成一种
决不手软的高压态势,要让员工形成“对这样的行为既可耻也会受到严厉处理的畏惧心理”。