人力资源工作虽然十分细碎繁琐,确实很考验HR的时间管理能力。但我个人认为与其做好时间管理,花时间如何拟定规划,把最多的工作塞进有限的时间表里,还不如彻底检讨、修正工作习惯或方式,减少时间的浪费。
时间管理的第一守则,就是用正确的方法做正确的事情。但是我们很多时候只做到前半段,却忘了后半段。做事有方法,时间自然富裕。
就如公司组织的读书活动,大家常常抱怨,工作的事情都处理不完,怎么可能还有时间读这么多书?我们做个测试看看,有几个人可以找到最有效的读书方法。那我们就解释什么是有效的阅读方法,从目录、内文标题、前言以及关键章节的内容当中,抓住整本书的核心概念,再用简短的字数描述这个概念,就能吸收到一本书的精华。
改善时间管理,不只是讨论哪些事情该做、哪些事情不该做,你还得更进一步改变做事方法,多注意平常忽略掉的小细节,让工作流程达到“最佳化”,大幅减少时间浪费。该如何开始?
1、思考要慢,执行要快。有些事情一旦你决定了,就无法再回头,或者事后得花双倍的力气去调整。如果你真的想要节省时间,“第一次就要做对”是很重要的原则,宁可事前多花点时间,仔细讨论,想清楚再动手,即使事后仍需要调整,但也不至于会太过离谱。
2、再三确认,知道你该做什么。如果你一开始就会错意,不清楚对方要的是什么,就是在浪费时间做白工。很多时候,甚至你觉得很清楚对方的意思,最后却发现相差十万八千里。到底是对方没说清楚,还是你的理解能力有问题?假设你的主管要求你下星期报告最近的重大经济趋势,你可以自己先设想,哪些内容会是主管想要的,然后立即和主管讨论,确定你们彼此之间的认知是一致的,就可以开始工作。但是如果主管交代完,你就直接问比较细节的问题,例如是哪些经济趋势,一时之间他可能也很难说清楚,不如先做大略的研究,提出你初步的构想,再和主管确认最后内容的走向,会更有效率。
3、时间压力越大,工作效率越高。规划工作行程表时,不要只是列出该做的工作项目,还要在旁边写上预计完成的时间。一旦有了时间限制,就有了限期完成的压力,工作时就会比较专注,而不会毫无限制的拖延。建议在规划每天的工作行程之前,除了列出工作项目之外,还会写上预计要花费的时间,等到一天的工作结束之后,再把实际花费的时间写出来,包括中途被打断的时间,相互比较,这样就可以清楚知道自己是否预估正确,下次预估的精准度就会提高。
4、工作之前,先把办公桌清理干净。如果你去知名餐厅或饭店的厨房就可以发现,厨师在开始烹饪之前,必定会把需要用到的食材和工具依照先后顺序整齐地排列好。同样的,工作时不要把时间浪费在找东西上。开始工作之前,请先空出一个干净的桌面出来,再把可能需要用到的资料或物品,放在方便拿取的地方。
5、向外求助,别闭门造车。如果你新接某个工作或项目,应该先询问有经验的同事或主管,什么样的工作方式最有效率,不要浪费时间自己去摸索,以免走错方向。平常,也应该多观察他人不错的工作习惯,自己多加学习,例如如何整理档案文件、管理客户等,这些都是伸手可及、立即可用的方法,应多加利用。
6、凡事主动,等待只是浪费时间。每次当有人说“我再打给你”这句话时,就当他没说过。请别浪费时间等待对方的回音,直接拿起电话打给对方,才是明智之举。或是,你的朋友或同事帮你介绍新的客户或是某个人,先询问他,你是否可以直接联络那个人,一方面表示尊重,另—方面又可以节省等待的时间。
7、改变自己,适应其他人的工作习惯。工作的完成需要有很多人的共同参与,但是每个人习惯的工作方式都不一样,往往容易引起不必要的时间浪费。要改变别人,不如先改变自己,顺应别人的工作方式,让流程的进行可以更有效率。平常互动时,多观察对方的工作习惯,或是他最讨厌别人有哪些坏习惯,避免自己踩到地雷。
8、成功也要花时间分析。我们常要求自己了解犯错背后的原因,避免下次再犯。但是,你也应该知道自己哪些部分做得很好、原因是什么。下次再遇到类似情况时,你才知道如何达到成果。当你知道成功的原因,又能避免可能的错误,才会有绝对的把握。
避开浪费时间的4个方面:提高工作效率的同时,也要避免浪费时间的活动。一般人最常见的4种浪费时间的原因。
1、多做没有必要的工作。你之所以觉得时间不够用,主要原因在于把时间浪费在没有必要的干扰上。当然,干扰是无法避免的,总是有紧急事情需要处理,但是你还是可以做一些防范工作。例如,你可以申请2个移动电话号码,一是工作上使用,另外则是与家人或朋友联络时使用,就可以避免在上班时间接到朋友打来、但不是很重要或紧急的电话,减少无谓的干扰。电子邮件的使用也是一样。那么建议,你可以依据不同类别的寄信人,设立不同的帐号,让自己可以更有效管理。另外也可以使用自动回复的功能,告诉对方你在哪个时段才会回信,这样就可以安心地只在某个时段回信,又不会让对方觉得你工作效率不佳,没有即时给对方回音。最后,每天傍晚可以留大约半小时到1小时的时间,用来回复内容较为复杂、或需要详细解说的信件,一次就沟通清楚,而不是急着回复对方,结果来来回回好几次才搞定,这也是在浪费时间。
2、当滥好人。这种人不论别人有什么要求,都照单全收。特别是做业务的,为了抢生意,客户各种无理的要求都忍气吞声的答应,做了太多超出业务范围以外的事情,其实大可不必这样做。你自己应该要设定界线,哪些可以为客户做、哪些不可以,只要有清楚的原则,客户也会接受。如果你自己没有原则,只会让对方得寸进尺,最后吃亏的还是自己。
3、迷信科技产品。科技产品确实能帮助我们增加效率,但是如果做得太过,也可能让工作没效率。如果你已经有习惯的工作方式,例如你习惯用手写笔记的方式排定行程表,而且效果也很好,就不一定非得特地去买PDA。身上有太多科技产品,只会让你疲于应付。
4、重量不重质。工作效率的衡量标准不是看你做完了几件事情,而是看这些事情的价值。以业务来说,你的工作效率不在于完成多少笔生意,而是应该就你的投入与可得报酬来看。
也许今天你只拿到一笔生意,但是带来的收益可能是过去半年的业绩总和。不妨现在就开始,重新检讨你的做事方法,改变浪费时间的工作坏习惯。
1楼 hellenmiss
有道理!