编写规章制度的文字格式

内容结构

公司各项制度的内容结构，一般应包括但不限于以下项目：

目的：必备要素，指通过制度的实施应实现或达到的工作或管理目标。

适用范围：必备要素，指文件使用的范畴或条件。

定义（术语）：可选要素，指对关键词语进行解释，主要说明不常用或在文件中有特别意义的用

语。当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影响管理制度的理解时，应对这些词语加以

解释说明。

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职责：必备要素，指制度所涉及的单位或人员的责、权分工，明确对本制度所担负职责。

内容与要求：必备要素，即制度的主要内容和工作要求，是制度的主体内容。主要明确制度规范的

相关业务活动在时间、内容、方式、过程和结果等工作环节的要求或标准。

考核：可选要素，指规定对制度实施效果的评价项目、周期、标准及奖惩办法。如在上一级制度或

其它相关制度中已进行明确，则不必重复。

附则：可选要素，指制度的解释单位和实施日期，以及与现行管理制度相冲突时，可采取处理原

则，也可在制度内容中进行明确。

附件：可选要素，指制度内容中所包含的记录、表格和图表、清单等。如该制度已有相对应的流

程，则须在制度中说明相关的流程，并将流程作为制度附件；如尚未制定相关流程，则应按照统一的流

程规范绘制流程，并作为制度附件，纲领类制度除外。

附录：可选要素，作为制度文件外的附加文件，指制度内容所需要引用或对制度规定起到支持性作

用的、在需要时可能存在获取不便或所获取文件存在版本差异的其它支持性文件和规范。

前言（概述）：可选要素，单独的制度修订版本、汇编性版本均应编有前言（概述），对修订或汇

编背景、目的、编审、批准以及与所代替或废除制度的变化，相关依托或支持文件及关系等基本和特定

信息，其它情况可选。

其它内容结构：

●封面：可选要素，在各类制度汇编时应进行封面设计，封面的内容应有公司名称和标识

（LOGO），制度汇编名称、文件编号、印发时间、印发单位等。单独发布的制度一般不设封面。

●制度名称：必备要素，置于制度正文页眉及正文首页，名称力求简练，应明确表示制度的主题。

●目次：可选要素，如果需要，可设置目次。目次所列的内容包括：

a)  前言（概述）；

b)  章；

c)  节；

d)  带有标题的条(需要时列出)；

e)  附则；

f)  附件，各附件应按序号单列(需要时列出)；

g)  图(需要时列出)；

h)  表(需要时列出)；

i)  附录，以单独的附录文件，按正文内容的需要编排顺序(需要时列出)。

2、 编写规范

层次和编序

(1)章。是制度内容划分的基本单元。在每项制度或每个部分中，应使用阿拉伯数字从”1“开始对

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章编序，编序应从”目的“一章开始，一直延续到附录之前，如：1 2 3 ……。

标题应置于序号之后，并与以后的条文分行。

(2)节。是章的细分，使用阿拉伯数字对条编序。如：1.1 1.2 1.3 ……。节可给出标题，标

题应置于序号之后，并与其后的条文分行。

(3)条。是节的细分，使用阿拉伯数字对条编序。如：1.1.1 1.1.2 1.2.3 ……。

同一条文中有两个以上（含两个）的条文时，才可细分序号。

条一般不列标题，序号后为正文内容，但有无标题要求全文应进行统一。

(4)款。是条的细分，同样使用阿拉伯数字对款编序。如：1.1.1.1 1.1.1.2 ……。

同一条文中有两个以上（含两个）的款项时，才可细分序号，款以下的条文不再进行细分序号。

同一制度文件中，尽可能的避免采用款的细分序号，款不列标题。

(5)段。是款的细分，是制度正文内容自然的段落的设置，表示一个独立的内容，或对前一内容的

补充。款可以在章、节、条、款内独立使用，但不设立序号。

(6)列项。一个句子中有不同并列的几个分项时，由分行列举的格式来表述，每一分项前应加破折

号（--）或圆点（ o ）。如果需要识别时，则在每一项加上后带半圆括号的小写英文字母序号（a）、

b）、c）……）。列项可以在章、节、条、款内独立使用。

(7)附则。作为每项管理制度正文的最后一章，以段的形式表述，不设立序号。

(8)附件。是对制度内容具有解释性、参考性、指示性的记录、图表、清单、文本，以及业务相关

的标准、规范等。附件与制度正文具有同等效力。

应按条文中提及附件的先后次序，对每一个附件编排序号，编制”附件清单“。附件序号由”附件

“和随后表明顺序的大写阿拉伯数字组成，从”1“开始，例如”附件 1“，仅有一个附件时，不进行

数字编序。

(9)附录。作为制度外的引用或支持性文件，按制度条文在涉及的先后次序，对每一个附录文件编

排顺序，其序号由”附录“和随后表明顺序的大写阿拉伯数字组成，从”1“开始，例如”附录 1“，

仅有一个附录文件时，不进行数字编序。

(10)图表。在制度正文、附录、附件等内容中，需添加图表时：

● 同一个类别内容中若有多个表，则需要对表进行编排序号。表的序号采用从1开始的阿拉伯数字

编序，如：表1、表2、……。

● 若同一类别内容中只有一个表，则不再对表编序，直接书写表的标题。

● 同一个类别内容中若有多个图，则需要对图进行编序。图的序号采用从1开始的阿拉伯数字序

号，如：图1、图2、…… 。

● 若同一类别内容中只有一个图，则不再对图编序，直接书写图的标题。

(11)附注（角注）。正文及附件或图表内容需进行附加注释文字说明时，应位于需附注说明内容段

落结束后，添加附注说明。当只有一个附注时，在注释说明文字前，标识”注：“后进行说明。当有多

个附注时，在”注：“后按注释顺序，用数字加以区别。如：“注： 1.”。

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每个附注单独成段，并编定序号。

页面版式

(1)页面设置为A4纵向，上边距2.4cm，下边距2.3cm，左边距2.8cm，右边距2.5cm，左边装订，装订线

0cm。

(2)制度正文及附加文件或文本，统一用Microsoft Word文字编辑软件编写，流程图采用Microsoft

Word/Microsoft Excel编写。

(3)页眉上边距1.5cm，为公司LOGO及中英文名称，左对齐。

(4)页脚下边距1cm，以小五号仿宋 GB2312字体及西文Arial数字字体，“第X页 共Y页” 的式样

插入页码，居中。“第X页”与“共Y页”间空三字符。

文本格式

(1)封面。汇编或独立印发的制度可设立面。设立封面其内容应有：“鄂尔多斯市君正能源化工有限

公司”字样和LOGO、制度的中文名称、文件编号、版次、发布日期、发布单位等信息。封面式样见附件。

(2)名称。正文首页第一行为制度名称，小二号宋体加粗居中，单倍行距，段前0.5行，断后0行。

与正文间空一行，行距：固定值10磅。

(3)目次。采用自动生成方式，目次标题置于目次页第一行居中，三号黑体加粗，与目次内容间空

一行，2倍行距。目次内容为小四宋体加粗，两端对齐。

(4)标题。正文各章、节、条、款序号及标题均为小四号黑体加粗，序号与标题间空二字符间距。

款及无标题的条的正文与序号间空二字符间距。

(5)正文、段落。正文、段落中的中文字体使用小四号宋体，数字及西文为小四号Times New Roman字

体，英文词组第一个字母需大写。每段落两端对齐，固定行距22磅，段前、段后0行，缩进左、右0字符。

(6)数值。正文叙述中10以内的数值，按习惯使用中文书写形式（一、二、三……）中文年份中数

字零记为“〇”，带有计量单位的数值，统一使用Times New Roman字体阿拉伯数字，计量单位采用法

定计量单位。

(7)终结线。在制度条文结束后加一条粗实线“  “，作为终结线，置于正文结束

后、附件前，与正文间空一行。居中，粗细1.5磅，长度4cm。

附加文件和文本格式

(1)附件。附件内容中文均使用小四号仿宋 GB2312字体，西文使用小四号Times New Roman字体，

固定行距22磅，标题行可加粗。

(2)附录。附录部分使用中文小四号仿宋 GB2312字体及西文小四号Times New Roman字体，其它内

容采用与制度正文一致的页面、版式规范。

(3)附注（脚注）。进行附注时，应位于需附注说明内容字段后，以下标的形式进行标识，标识采

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用中文宋体和阿拉伯数字Times New Roman三号加粗字体。

对附注内容进行说明时，应在进行标识的段落结束后或图表下方进行说明描述。当只有一个附注

时，在注释说明文字前，标识”注：“后进行说明。当有多个附注时，按注释顺序，以”注： +阿拉伯

数字+全角圆点“：的格式编排序号，”注“与”1.“间空一字符。附注的说明描述统一采用中文小五

号仿宋 GB2312和西文采用小五号数字Times New Roman字体。

每个附注单独成段，并编定序号。

图表格式

(1)图表的序号和标题置于图表上方。序号与标题间空一字符。采用四号宋体及Times New Roman字

体，加粗居中。图表如带有编号，则编号位于图表与标题之间，五号仿宋 GB2312及Times New Roman字

体，左对齐。如同时需表述数值单位，则与编号同格式同行分列两端（居中，以空格分移）。

(2)图表内部文字为五号仿宋 GB2312字体，数字采用Times New Roman字体居中，表头文字加粗。

(3)当图表需要转页接排是，设置格式为”允许跨页断行“”在各页顶端以标题行形式重复出现

“，表头跨页在随后的各页上重复表头序号，在序号或空一字符标”续“，用以明确。

版本及印次

制度的版本和印次以”大写英文字母 +两位阿拉伯数字“进行标识，其中版本标识以英文字

母”A“开始代表第一版，顺序推排，印次以”01“开始代表第一次印刷，顺序推排。版本与印次代码

间空一字符。

3、 装订

制度文件一般情况下采用竖版左边装订，钉角距左边1.2cm，书钉两钉角中心与上下页边的距离为

7cm。