助你进阶企业第一梯队的必备实战技能

优秀的你必须GET的实战技能——企业制度设计与编制技能（实战养成）

文/快乐farmer

小伙伴们，你们在工作过程中有没有遇到这种情况，因为管理出了问题，某领导把你叫过去：小X，你针对这个问题的管理，去写个制度去，后天交给我。其实这是很平常的事，制度好像不是在写，就是在修订，你是否有同样的经历，是否已经GET了这个技能？这也是管理者成长路上的必修课哦。

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你所看到的任何一家成熟企业都会有各式各类的制度，这些制度就像国家宪法法规一样，规范着公司内部的管理流程和行为。这些制度并不是一开始就有的，而是在公司发展过程中一项一项建立起来的。制度的建设并不能够照搬照抄，你可以去参考其他的公司的制度，但自身企业的需求具有个性化、差异性，所以制度设计能力是企业必须练就的一大战力。而这些制度设计的背后是一个个业务骨干结合公司实际情况，整理公司材料，研究业务流程和管理权限，最后用文字准确的表达出来。要做到因地制宜，科学精准的制度设计，并非小事，也并非易事，但又是必须做到的事，今天我们就来分析一下制度设计中的难点、重点和怎么做制度设计更简单轻松。

一、制度设计中的难点和重点。

1、不懂业务不懂流程。

一般来讲，某项制度的编制是由部门负责人主导的。或者亲自编制，或者安排下属起草，然后经过审核修订完成。那么问题来了，部门负责人所需要设计的制度有关其他部门的流程不熟悉怎么办？下属在起草制度的时候不熟悉公司业务流程怎么办？凉拌！然后呢，事情还是要做的。

不熟悉，不好意思，我建议你先不要写。什么时候弄懂了再写。话说这制度有的时候编制时间挺紧张的，怎么办。有办法，就是借鉴、回顾和调研。借鉴就是同行业同类管理制度的学习，回顾就是对本企业历史制度的阅读，调研就是本企业相关现状的调查访谈，收集资料。这样之后，就是自我消化，面对这些成堆的参考资料好信息，你要一点点啃，吃透，充分理解好，这是你设计制度是否客观、实用的关键前提。

2、不知道制度包含什么内容。

制度类型：制度、规定、办法、细则等。这一项适合入门级学员。老板让我做制度建设，怎么写，写什么。可能老板会交待你说，最新员工纪律太差，上班时间干什么的都有，你来写一个制度规范一下，上班时间不要这么随便，要有工作效率。话说完了，任务交给你了。你获取的信息是什么，员工纪律问题。是的要先明确一个主题：制度名称。这个制度要达到什么目的：规范员工上班期间的行为。制度要表达什么：上班期间应该做什么，哪些事情是要禁止的，就是工作参照标准。还有些问题，谁来监督，谁来执行。如果员工不遵守了怎么办，所以还要有奖惩内容。最后，还要注意，执行这个制度的流程和流程中实用的表单需要设计。这样看来，基本上一个制度的构成就差不多了。这里不做更多分析。

3、权责问题。

权力和责任是一项制度中的关键构成，如果设计不好，制度等于是形同虚设，甚至起到反作用。在一项制度中，权力和责任应该对等，多大多权力就有多大责任。在流程管理中，权力细分还包含建议权、审核权、批准权等等。在制度执行中，不同层级和角色拥有不同的权力，基本与组织层级分工保持一致，最终服务于组织的管理。责任则是在制度中约定的具体执行事项，体现为遵守制度里规定各种要求。还要注意在约定权责的时候，分清裁判员和运动员的角色，不能自己给自己打分，否则就失去公平了。

4、原则问题。

一个大的原则，公平。写制度的人要将公平二字贯穿到制度正文的始终，这样你拿出来的东西大家才信服，才会符合实际、容易落地。在同等条件相同岗位前提下，所遵守的规范和所给予的奖励应该是同样标准，必须要一视同仁。然后是相同的行为应该承担相同的结果，不能因为职位高就处罚轻，职位低就实际执行。再有，就是写制度的人要站在企业流程优化和合理化的角度去写，企业利益第一，不要站在某个人或者部门的角度，而损害其他部门或个人的利益。

5、实用性问题。

制度不是摆设，是要在企业管理过程实际发挥着管控作用的。很多人看到企业规章制度一大堆，真正和自己有关的可能寥寥无几，这种感觉是正常的。因为很多制度它已经内化到企业行为中，不觉察根本不知道。另外，很多制度就像红线一样存在，你不去触碰它，你也不会知道他的存在。当然还有一种不好的情况，就是企业制度做出来驴头不对马嘴，不符合公司实际情况，根本无法落地，最后变成了纸老虎、摆设。

所以制度的设计一定要遵循实用的原则，不要搞形式，不要穿漂亮衣服，简明扼要的说明和解决问题就好。

6、闭环管理。

制度的设计也是管理流程的设计，在内容上也要环环相扣，承上启下，操作上形成闭环。简单的说，就是规定了应该怎么做，然后员工去执行，执行中需要检查监督，出现了问题就需要整改调整。就像这样，每一次执行都处在不断改善的路上。

7、闭门造车误区。

是的，有写作能力的人可以不和任何人沟通，按照一个题目，自己在屋里写一个长篇大论。但是制度不能这么写，即使你非常了解企业情况和实际要求，你也要在实际调研和沟通基础上，客观实际的去写。闭门造车，造出来的能不能上路是个大问号。制度也一样，没有实践、没有调查，写出来的只能是别人家的制度，即使实施了也会出现诸多问题，或者压根就等于没有制度。

8、高阶设计理念：严密、通畅、高效。

高阶的修炼不是那么容易，必须亲自经历过大量制度的编写才能总结和提升。不过，这些理念是指导我们做出一个科学制度的重要导向。这些理念就是严密、通畅、高效。具体来讲，严密就是制度编写的结构要严谨、流程要严谨、用词要严谨，制度的表达一定要准确，不留模糊区，一是一，二是二。

通畅就是要求制度有逻辑性，前后相互承接，容易理解，容易执行，讲一件事要把这件事讲顺了。不要啰里啰嗦讲了一大堆，然而没有说清事情，还把人绕的晕头转向。

所谓高效，就是制度的设计要遵循简单实用原则，制度写出来要好用，方便操作。还有一层意思就是制度能够产生正确的引导和激励作用，能够产生实际效益。

二、制度设计的基本步骤和设计中的技巧。

1、充分调研。

调研是制度设计的第一步。目的是充分收集有关制度设计的所有资料。调研的方式可以是收集和回顾历史资料，包括行业资料、竞争对方的参考资料、公司内部相关问题的汇总资料等；也可是通过访谈或工作交流向其他业务部门收集有用的信息。总之这些资料越全面越好，越真实越好，这是你编制制度的强大后盾。

2、整理分析。

第二步是对收集的资料进行二次加工。简单的说，就是你收集的资料不是全部有用的，甚至来讲最后可用的可能不到1%。所以面对这么资料，你要去做阅读、筛选、摘录，提取对自己有用的部分。在做这些的同事，开始构思制度的框架，形成写作的思路。

3、框架模版。

模版要简单，不要繁琐，具体编写制度时可以根据表达方便灵活调整。要经历固化---创新---自我风格三个阶段的修炼，才能够达到手中无剑、剑在心中的境界。

模版一：

标题：XXXX管理制度

一、       目的

二、       适用范围

三、       职责权限

四、       内容条款/流程

五、       其他约定

六、       附则

七、       附件

模版二：

标题：XXXX管理办法/规定

第一章：总则

第二章：组织

第三章：办法/规定

第四章：其他

附件

4、适用范围。

界定清楚制度的适用范围，包括总范围和不同经营类型的组织、层级内所适用的具体条款。比如说，制度适用于公司全体员工或除高管以外的所有员工这种表达；本办法适用于公司直营项目，分公司不做强制要求，可参照执行；本办法适用于所有独立法人性质子公司等等。

举例说明：（1）本办法适用于所有经理级及以上人员；（2）本制度在承包经营性质公司内部实施；（3）适用对象为大中华区全体员工；其他区域可参照执行。

5、明确权责。

权责明确是工作明确的前提，保证在制度执行过程中，层级和流程明确清晰。每个制度要有管理组织，如委员会，工作小组。明确管理组织的负责人和成员及其分工。约定在制度中特殊个人、各层各级的权限和职责。各种权责情形大概有谁来组织、谁来监督、谁来执行，一件工作谁来发起，谁来审核，谁有最终审批权。

例1：成立员工行为管理工作小组，由行政部总监担任组长，各部门负责人为小组成员，行政主管为执行干事。组长负责牵头做好员工行为规范、检查、奖惩工作，小组成员应在单位内部进行进度宣贯和日常行为监督检查，是部门内部员工行为的责任人。

例2：职责明细：

总经理：制度的审批权，奖惩审批权；

行政部：制度的起草，宣贯，组织全公司做好员工行为的监督和检查，负责奖惩流程的审核；

各部门负责人：部门内部员工行为规范的要求和监督，奖惩流程的发起和审核。

全体员工：制度的执行人，遵守员工行为管理规范内容，有违规行为的举报权。

6、主体内容/业务流程呈现。

主体内容是一个制度的核心和重点，是表达具体该如何做，各种规定和条款的部分。业务流程可以用文字来表达，也可以图文结合更加形象。

主要内容的写法也有多种，可以是先分解再综述，可以是流程顺序写法，也可以分模块、逐条书写。总的来说，我们总结为四种表达方式，总分式结构，递进式结构、分总式结构和逐项陈述式表达。具体根据制度内容的表达方便来选择。比如说，你想明确一些行为规范，比较适合分块逐条陈述；你想表达一种调查报告过程，则适合用流程顺序来写。下面有一个简单的例子展示，分块逐项列举写法，供参考。

7、表单载体设计。

表单是流程执行的支持工具。设计好坏直接应该执行效果。工作流程中传递信息的载体就是表单，没有表单，信息无法准确具体的传递，工作常常变成口头表达，不利于执行。

表单的设计，应该将需要记录的信息项全部罗列上去，不可疏漏。表单如涉及审批，则应体现制表人、审核与核准等权限项。表单同时要遵循简单实用、一目了然的原则，不要过于复杂，不利于操作。

8、撰写与填充。

以上工作就绪之后，就可以实施撰写与内容合并了。制度结构和框架下面就是内容，骨骼和血肉的关系。将思路和流程转化为文字或图表，是制度整整成形的阶段。这个阶段其实是属于产出，前期做了大量准备，都是为制作产品铺垫。撰写的时间受准备成分程度影响，准备的好，可能就是写的功夫；准备的不充分，那就边写边找材料，时间更长。

9、检查矫正、定稿。

一个好的制度是要不断的打磨，才能保证质量。自查：格式、错别字，语句表达是否通顺准确，结构是否完整，是否闭环。上级审查：方向定位思想文化，内容客观性、专业指导意见。相关部门会审:站在业务部门角度提出意见建议，让制度更容易落地。

三、实例参考

例题：《员工办公区行为管理规定》

一、     目的：为了统一、规范……

二、     范围：全体员工。

三、     职责：成立工作小组，组长：XXXX，副组长XXXX，干事：XXXX.各部门负责人：宣传、组织内部员工行为管理……

四、     行为规范及奖惩

（一）行为细则

1.衣着得体。

2.按时出勤，不迟到早退。

3.……

（二）奖惩条例

1.  

出现下列行为之一的，给予表扬一次，奖励XX元。

1.1

1.2

……

2.  

出现下列行为之一的，给予警告一次，罚款XX元。

2.1

2.2

……

3.  

奖惩流程。

由行政部发起，经员工本人确认，直接主管和部门负责人审批后执行。

五、     其他规定

六、     附则

本规定由行政部起草并最终解释。

七、     附件

（一）奖惩申请单

（二）……

不积小流无以成江海，不积跬步无以至千里。任何一项能力的内化都是要经过反复的训练和实战才能真正习得。希望你读了这篇分享，至少不再害怕写制度，并且一步一步让它变成你自己的武器。士别三日当刮目相看！！！

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