这个话题让我回想起了曾经处理档案的事情。
公司做的其实还算不错,为每个员工建立了员工档案履历袋,员工入职的时候就会交材料做P-file,定期收集,定期把工资材料存档。
但是也存在一些问题,当时经理很重视,让我来负责这个事情。
1、有部分老员工档案没有档案,有的员工档案内容缺失;
2、怎么存?哪些东西要存到员工档案里面,哪些是薪资存档;(可以都存到档案里,但是工作量太大)
3、谁来存档,什么时候存档(这个工作量可不小)
4、存档的顺序,当时是按照员工姓名存的,特别不方便;
5、还有一些历史材料需要处理,当时有攒了8年多的各种档案材料,材料有考勤卡、员工的津贴表、员工的履历表,绩效考核表,等等
怎么做的呢?
1、制定档案管理规范,存什么,什么时候存,要求做员工P-file细到什么程度都规定好,尽可能的使制度能传承下去
《员工档案存档清单》:用于与员工密切相关的劳动合同,员工入职的一些资料证明,薪资调整的证明,员工晋升等,涉及员工切身的;
《薪资存档清单》:存每月的话费报销申请表,成本中心变动,员工的保险申请等
2、实施存档:历史的材料,先分类、然后要销毁的销毁。存了8年的材料啊,想想都是一把泪,部门还都是姑娘,销毁是找的外部公司。
想想当时慢慢的档案室一点点清空,虽然很累,但心情清爽很多。
3、存档的顺序按照姓名非常不方便,经过思考按照员工编号来存。
重新排序,检查的动作是找了当时合作的劳务公司员工,也可以找实习生。重新排序的过程中,发现有缺失的记录。再去收集。
4、材料的存放,把存档的材料分位涉及到薪资的,和不涉及薪资的。不涉及薪资的,请实习或者外包人员排序,涉及薪资的还是薪资同事自己来分类
(做C&B基础工作的真心不容易)
回顾:
1、HR平时工作挺忙,都是兼职把档案存了,想想不紧急,忙着忙着就把事情往后放了;
2、要请外援。像销毁啥的,就交给专业的人去做。